Wraz z wejściem w życie 26 kwietnia 2023 r. nowelizacji kodeksu pracy na pracodawców został nałożony obowiązek przekazywania pracownikom szerszej niż dotychczas informacji o warunkach zatrudnienia, o której mowa w art. 29 ust. 3 k.p. Zmienił się również termin i sposób jej przekazywania. Co dokładnie się zmienia >patrz tabela.
Odesłanie do przepisów
Przygotowanie nowej informacji, z uwagi na jej znacznie szerszy zakres, to nie lada wyzwanie dla pracodawców, zwłaszcza że ustawodawca nie wyjaśnia, jak bardzo szczegółowa ma ona być. Przygotowując np. informację o składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych pracodawcy zastanawiają się, czy mają odwoływać się do wszystkich obowiązujących przepisów prawa, np. rozporządzenia o podróżach służbowych, ustawy o świadczeniach przysługujących pracownikowi w czasie choroby, przepisów kodeksu pracy o wynagrodzeniu za urlop i inne usprawiedliwione nieobecności, a także do regulacji wewnątrzzakładowych, takich jak regulamin wynagradzania czy regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Należy wówczas pamiętać, że informacja z założenia ma być przewodnikiem dla pracownika pokazującym mu, gdzie szukać przepisów o przysługujących mu prawach.
Uzupełnienie na wniosek
Wielu pracodawców zastanawia się jednocześnie, czy nową informację muszą przekazać wszystkim aktualnie zatrudnionym pracownikom. W niektórych firmach to przecież nawet kilka tysięcy osób. Otóż nie ma takiego obowiązku, tj. pracodawcy nie muszą z góry przekazywać nowej informacji dotychczasowym pracownikom. Jednak każdy pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej o uzupełnienie informacji o dane, które wynikają z nowelizacji przepisów. Wówczas pracodawca ma trzy miesiące na sporządzenie takiego uzupełnienia i przekazanie go pracownikowi.
Kary za niewykonanie obowiązków
Prawidłowe sporządzenie i przekazanie pracownikom informacji o warunkach zatrudnienia nagle stało się istotne, gdyż ustawodawca przyjął, że za niepoinformowanie pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Tą samą karą penalizowany jest brak przekazania pracownikom informacji, że warunki zatrudnienia uległy zmianie. W związku z tym pracodawcy powinni nie tylko przygotować draft nowej informacji o warunkach zatrudnienia, ale również stale monitorować jej treść, a w przypadku zmian – niezwłocznie poinformować o nich pracownika.
Warto przy tym zapamiętać, że obowiązek zaktualizowania informacji nie dotyczy sytuacji, gdy zmienią się przepisy prawa powszechnie obowiązującego, a w informacji pracodawca odwołał się do tych przepisów.
Zdaniem autorki
Justyna Tyc-Brzosko, radczyni prawna w Kancelarii Domański Zakrzewski Palinka sp. k.
Im szczegółowiej pracodawca opracuje informację o warunkach zatrudnienia, tym jej wartość dla pracownika będzie większa. Niemniej jednak nie należy popadać w skrajność – pracodawcy nie muszą teraz studiować tysięcy przepisów, aby ustalić, czy w jakimś akcie prawnym nie występują przypadkiem świadczenia, na które należy zwrócić uwagę. W mojej ocenie odwołanie się do przepisów powszechnie mających zastosowanie do pracownika, jak również do aktów wewnątrzzakładowych jest wystarczające i nie powinno budzić wątpliwości organów.
>Treść informacji o warunkach zatrudnienia | Wyszczególnienie | Do 25 kwietnia 2023 r. |
Od 26 kwietnia 2023 r. | Zakres informacji | Pracodawca informował pracownika o: 1) obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, 2) częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, 3) wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, 4) obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę, 5) układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty, 6) jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy – dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. |
Pracodawca informuje pracownika o: 1) obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, 2) obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy, 3) przysługujących pracownikowi przerwach w pracy, 4) przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku, 5) zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią, 6) w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę, 7) w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy, 8) innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych, 9) wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania, 10) obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia, 11) prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy, 12) układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji, 13) w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy; 14) o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę (nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego); W przypadku osób pracujących zdalnie, dodatkowo o: 15) jednostce organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną; 16) osobie lub organie, o których mowa w art. 31 k.p., odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej. | Termin przekazywania informacji | Informacja była przekazywana nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę. |
Informacja w zakresie: ∑ pkt 1 – 13 powinna być przekazana pracownikowi nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, ∑ pkt 14 – powinna być przekazana pracownikowi nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, ∑ pkt 15 i 16 – powinna być przekazana pracownikowi nie później niż w dniu rozpoczęcia przez pracownika wykonywania pracy zdalnej. | Sposób przekazywania informacji | Informacja była przekazywana na piśmie. |
Informacja może być przekazana w postaci papierowej lub elektronicznej (czyli np. mailowo). Postać elektroniczna jest wystarczająca, pod warunkiem że będzie dostępna dla pracownika z możliwością jej wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca zachowa dowód jej przekazania lub otrzymania przez pracownika. | Informacja o zmianie | Pracodawca musiał informować pracownika na piśmie o zmianie jego warunków zatrudnienia określonych w informacji, o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy, a także o zmianie układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty, niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu jednego miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian, a w przypadku gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu – nie później niż do dnia rozwiązania umowy. |
Pracodawca powinien poinformować o zmianie warunków zatrudnienia, określonych w informacji, o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Nie dotyczy to przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi |