Odpowiedzialność porządkową pracowników określa rozdział VI kodeksu pracy. Wskazuje on, że pracownik ponosi odpowiedzialność majątkową (kara pieniężna) lub niemajątkową (kara upomnienia lub kara nagany) w przypadku naruszenia ciążących na nim obowiązków pracowniczych. Odpowiedzialność ta ma, co do zasady, spełniać dwie podstawowe funkcje – represyjną oraz prewencyjną, i ma charakter fakultatywny. Ukaranie pracownika może mu jednak w znacznym stopniu pokrzyżować ambitne plany związane z rozwojem zawodowym i awansem.

Podstawowym obowiązkiem pracownika wynikającym m.in. z art. 100 k.p. jest staranne i sumienne wykonywanie pracy, stosowanie się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Pracownik jest obowiązany w szczególności:

- przestrzegać czasu pracy,

- przestrzegać regulaminu pracy i ustalonego w firmie porządku,

- przestrzegać przepisów oraz zasad BHP i PPOŻ,

- przestrzegać zasad współżycia społecznego,

- dbać o dobro zakładu pracy,

- chronić jego mienie oraz zachowywać w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Jeżeli pracownik naruszy w/w obowiązki pracownicze, pracodawca ma prawo użyć przewidzianych prawem środków dyscyplinujących.

Zamknięty katalog

Poszczególne rodzaje kar pracowniczych różnią się między sobą, a katalog kar porządkowych jest zamknięty. To oznacza, że pracodawca nie może nałożyć na pracownika innej kary niż ta określona przepisami kodeksu pracy.

Art. 281 pkt 4 k.p. wskazuje jasno, że kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu stosuje wobec pracowników inne kary niż przewidziane w przepisach prawa pracy, podlega karze grzywny od 1000 do 30 000 zł – traktowane jest to jako wykroczenie.

Upomnienie lub nagana

Zgodnie z art. 108 § 1 k.p. na pracownika, który nie przestrzega ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy pracodawca może nałożyć karę upomnienia lub karę nagany. Są to dwie najczęściej stosowane kary przez pracodawców. Sąd Najwyższy w wyroku z 1 lipca 1999 r. (I PKN 86/99) wskazał, że wymierzenie kary upomnienia uzasadnione jest nawet w przypadku niewielkiego stopnia winy.

Kara upomnienia czy nagany to jedna z łagodniejszych form dyscyplinowania pracowników. Można ją nałożyć na pracownika m.in. w przypadku:

- łamania zasad BHP, np. nie stosowanie przydzielonych przez pracodawcę środków ochrony osobistej czy stwarzanie zagrożenia dla siebie i innych pracowników,

- łamania zasad PPOŻ, np. palenie papierosów w miejscu, w którym jest to zabronione,

- łamania tajemnicy służbowej,

- notorycznego spóźniania się do pracy,

- nieprzestrzegania zasad usprawiedliwiania nieobecności, np. nie informowanie o urlopie na żądanie w ustalonym terminie,

- nierealizowania poleceń przełożonego,

- agresywnego i niewłaściwego zachowania w pracy (np. mobbing).

Dolegliwość finansowa

Surowszy wymiar kary – karę pieniężną (art. 108 § 2 k.p.) – pracodawca może nałożyć na pracownika za:

- nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych,

- opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia,

- stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu lub spożywanie alkoholu,

- zażywanie środka działającego podobnie do alkoholu w czasie pracy.

Pracodawcy powinni pamiętać, że kara pieniężna za jedno przewinienie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika. Przy czym takie wynagrodzenie oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać 1/10 wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty po dokonaniu potrąceń, o których mowa w art. 87 § 1 pkt 103 k.p. (np. alimentów, składek na ubezpieczenia społeczne, składki zdrowotnej czy zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych).

Przepisy jasno wskazują, że wpływy z takich kar trzeba przeznaczać na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 108 § 4 k.p.). Wartość nałożonej na pracownika kary pieniężnej pracodawca powinien uwzględnić w przychodach podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Opuszczenie miejsca pracy

Departament Prawa Pracy 5 lipca 1975 r. (PP-5115-59/75) zajął stanowisko, że przez opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, o którym mowa w art. 108 § 2 k.p., należy rozumieć każdą nieusprawiedliwioną nieobecność pracownika w pracy w czasie godzin pracy, dotyczącą dnia lub części dnia roboczego, powstałą wskutek nieprzybycia do pracy, spóźnienia do pracy czy wyjścia z pracy przed ustaloną godziną jej zakończenia.

Każda nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy uprawnia kierownika zakładu pracy do zastosowania w stosunku do pracownika kary pieniężnej. Natomiast przy ustalaniu wysokości kary pieniężnej wymierzonej z uwzględnieniem art. 108 § 3 k.p. powinien być brany pod uwagę m.in. czas trwania nieobecności.

Jedno przewinienie, jedna kara

Przy stosowaniu kar porządkowych pracodawca powinien pamiętać o zasadzie: jedna kara za jedno przewinienie. Nie wyklucza to jednak możliwości zastosowania wobec pracownika innej sankcji. Na przykład nagminne łamanie zasad BHP – a tym samym powodowanie zagrożenia dla innych pracowników – może skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Zaleca się, aby w regulaminie pracy (lub w innym dokumencie określającym zasady pracy w przypadku, w którym pracodawca nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy) zawrzeć informacje o karach porządkowych, w którym pracodawca może ustalić katalog zdarzeń skutkujących prawem do nałożenia kary porządkowej.

Ważny cel, nie gradacja

O rodzaju kary decyduje pracodawca, biorąc pod uwagę w szczególności kryteria wskazane w art. 111 k.p., tj. rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika oraz jego dotychczasowy stosunek pracy. Kara powinna być tak dobrana, aby spełnić cel wychowawczo–dyscyplinujący.

Warto podkreślić, że pracodawca w świetle obowiązujących regulacji prawnych nie ma obowiązku stosowania gradacji kar porządkowych. Oznacza to, że posiada swobodę wyboru kary, nie musi najpierw stosować kary upomnienia, a dopiero przy kolejnym przewinieniu kary nagany. Wybór sankcji zależy wyłącznie od oceny stopnia naruszenia obowiązków pracowniczych i towarzyszących temu okoliczności.

Ważne terminy

Tryb stosowania kar określony został w art. 109 § 1-3 k.p. Pracodawca, który zamierza nałożyć na pracownika karę porządkową (w tym pieniężną), musi pamiętać o dwóch ważnych terminach obowiązujących w zakresie jej nałożenia. Kary nie można zastosować:

- po upływie dwóch tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i

- po upływie trzech miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia.

Pierwszy 2-tygodniowy termin określany jest jako względny. Zależy od tego, kiedy pracodawca dowie się o niewłaściwym zachowaniu pracownika. Może być przesuwany w związku z jego nieobecnością w pracy i niemożnością wysłuchania go.

Drugi termin – 3-miesięczny – jest określany jako bezwzględny. Liczy się go od zaistnienia samego zdarzenia i nie wolno go przekroczyć.

Najpierw wysłuchanie

Istotne jest również to, że karę można zastosować tylko iwyłącznie po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Pracownik powinien mieć szansę przedstawienia swojego stanowiska, a pracodawca powinien odnotować, kiedy wysłuchanie to miało miejsce. Warto na tę okoliczność sporządzić stosowną notatkę.

Jeżeli z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownika nie można wysłuchać, bieg 2-tygodniowego terminu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia, gdy stawi się w pracy.

Warto zwrócić uwagę na to, że zawieszenie biegu 2-tygodniowego terminu czy też brak rozpoczęcia jego biegu z powodu nieobecności pracownika odnosi się wyłącznie do terminu na jego wysłuchanie.

Przykład:

Pracodawca dowiedział się, że pracownik wyszedł o 2 godziny wcześniej z pracy, a na liście obecności wpisał godzinę wyjścia zgodną z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Kolejnego dnia pracownik poszedł na zwolnienie lekarskie. W tej sytuacji termin 2 tygodni ulega zawieszeniu i będzie biegł dopiero od momentu stawienia się pracownika do pracy. W związku z tym pracodawca nie może nałożyć na niego kary porządkowej bez uprzedniego wysłuchania. Przedłużające się zwolnienie może to skutecznie uniemożliwić. Pracodawca może przy tym ukarać pracownika pod warunkiem, że wróci on do pracy w ciągu trzech miesięcy od zdarzenia.

Pracodawca może jednak zastosować karę porządkową bez uprzedniego wysłuchania pracownika, jeżeli ten zrezygnował z wyjaśnień, pomimo stworzenia mu możliwości ustnego wytłumaczenia sytuacji bądź wybrał pisemną formę ich wyrażenia (por. wyrok SO w Koszalinie z 16 lutego 2012 r., IV P 4/12).

Zawiadomienie na piśmie

Obowiązkiem pracodawcy określonym w art. 110 k.p. jest zawiadomienie pracownika na piśmie o zastosowanej karze, ze wskazaniem rodzaju naruszenia obowiązków pracowniczych, daty dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia, informacji o prawie zgłaszania sprzeciwu i terminie jego wniesienia.

Odpis zawiadomienia o zastosowanej karze porządkowej należy załączyć do części D akt osobowych. Dokumenty znajdujące się w tej części przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, w którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D 2 i kolejne. Przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie i tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części.

Sprzeciw pracownika

Art. 112 k.p. określa zasady wnoszenia sprzeciwu w razie zastosowania kar z naruszeniem obowiązujących przepisów. Jeżeli zastosowanie kary nastąpiło z naruszeniem prawa, to w terminie 7 dni od dnia zawiadomienia o ukaraniu pracownik może wnieść sprzeciw. O jego uwzględnieniu lub odrzuceniu decyduje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia wniesienia jest równoznaczne z uwzględnieniem sprzeciwu.

Pracownik, który wniósł sprzeciw, może w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia o odrzuceniu tego sprzeciwu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary. W razie uwzględnienia sprzeciwu wobec zastosowanej kary pieniężnej lub uchylenia tej kary przez sąd pracy, pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi równowartość kwoty tej kary.

Sąd Najwyższy w wyroku z 7 kwietnia 1999 r. (I PKN 644/98, OSNP 2000/11/419) orzekł, że: Wystąpienie pracownika do sądu z powództwem o uchylenie bezprawnie nałożonej kary porządkowej może nastąpić tylko po wyczerpaniu postępowania wewnątrzzakładowego, to jest po wniesieniu w terminie sprzeciwu do pracodawcy.

Zatarcie ukarania

Karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy lub uwzględnienia sprzeciwu przez pracodawcę albo wydania przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary.

Pracodawca może, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu (art. 113 § 1 k.p.). W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, należy usunąć całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Niedopuszczalna praktyka

W wyroku 23 listopada 2010 r. (I PK 105/10) Sąd Najwyższy przyjął, że w aktach osobowych pracownika nie powinno się przechowywać notatek służbowych, czy „pism ostrzegawczych” innych niż kary porządkowe. SN podkreślił, że rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. określa wyraźnie, jakie dokumenty gromadzi się w aktach osobowych, a nie ma wśród nich „pism ostrzegawczych” czy innego rodzaju wytknięć naruszenia obowiązków. Sporządzanie takich pism czy notatek należy uznać za praktykę niedopuszczalną, gdyż prowadzi ona do obchodzenia przepisów o nakładaniu kar porządkowych. Od „pisma ostrzegawczego” pracownik nie może się bowiem odwołać i zakwestionować ujętych w nim zarzutów, a potraktowanie takiego pisma inaczej niż zawiadomienia o nałożeniu kary porządkowej pozwala na jego przetrzymywanie w aktach po upływie terminów wynikających z art. 113 § 1 k.p. Innymi słowy, takie pismo stanowi świadectwo możliwego naruszenia obowiązków przez pracownika, którego pracownik nie może kwestionować i którego usunięcia nie może oczekiwać w żadnym prawnie określonym terminie.

Brak oceny sytuacji

Najczęściej popełnianym błędem przy wymierzaniu kar porządkowych jest brak wcześniejszego wysłuchania pracownika przed nałożeniem takiej kary.

Przykład:

Przełożony dowiedział się, że pracownik pali papierosy w miejscu zagrożonym wybuchem. Wezwał do siebie niesubordynowanego podwładnego i natychmiast wręczył mu karę nagany. Taki sposób postępowania jest błędny. W razie sporu sądowego pracownik będzie miał realne podstawy do żądania uchylenia kary.

Zdaniem autora

Piotr Król Główny Specjalista BHP Kancelaria Bezpiecznej Pracy

Przepisy kodeksu pracy nie regulują przebiegu wysłuchania. Jednak z orzecznictwa wynika, że chodzi o stworzenie pracownikowi możliwości swobodnego przedstawienia swojego stanowiska w badanej sprawie. Nie ma wymogu protokołowania takiego wysłuchania, jednak dla ewentualnego późniejszego sporu sądowego warto taki zapis sporządzić, nawet gdy pracownik odmówi wysłuchania. Dla większej wiarygodności takiej notatki warto, aby podpisał ją pracodawca i obwiniony pracownik.

Wysłuchanie może przeprowadzić każda osoba wyznaczona przez pracodawcę. Nie musi to być członek zarządu, a np. pracownik działu HR lub najlepiej bezpośredni przełożony pracownika. Dobrą praktyką z punktu widzenia obiektywizmu i ewentualnej próby późniejszego podważenia notatki jest, aby wysłuchanie przeprowadziły dwie osoby – np. bezpośredni przełożony pracownika i przedstawiciel działu kadr.

Może się zdarzyć, że pracodawca organizuje wysłuchanie pracownika, jednak na spotkanie przychodzi z gotowym tekstem zawiadomienia o ukaraniu. To błędne działanie, ponieważ może wskazywać pozorność takiego wysłuchania, co pracownik może wykorzystać w razie ewentualnego sporu sądowego. Jeśli udowodni, że decyzja o jego ukaraniu zapadła przed wysłuchaniem, to jest duże prawdopodobieństwo, że sąd uchyli karę.

Celem wysłuchania jest umożliwienie pracownikowi złożenia wyjaśnień i przedstawienia swoich racji. Pozwala to jednocześnie pracodawcy zdobyć wiedzę o zdarzeniu z puntu widzenia pracownika. Podczas wysłuchania mogą wyjść na jaw okoliczności, których pracodawca nie mógł wcześniej poznać, a które mogą mieć wpływ na prawidłową ocenę sytuacji.