Kwestionariusz osobowy wypełniają kandydaci do pracy i  osoby, które zostały zatrudnione. W przypadku umów o pracę kwestionariusz jest obligatoryjny i powinien zostać złożony w aktach pracowniczych.

Zakres danych

Kwestionariusz zawiera podstawowe dane osobowe dotyczące pracownika. W  przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie katalog danych osobowych w formularzu może obejmować jedynie:

- imię (imiona) kandydata,

- datę urodzenia,

- dane kontaktowe.

W trakcie rekrutacji pracodawca może dodatkowo prosić o podanie wykształcenia kandydata, kwalifikacji zawodowych i informacji o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

W przypadku osób, które podejmują zatrudnienie, pracodawca jest uprawniony do żądania także takich informacji, jak:

- numer PESEL pracownika,

- rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego jego tożsamość (przy braku numeru PESEL),

- numer rachunku płatniczego (jeśli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia w gotówce),

- dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny (o ile jest to konieczne do korzystania ze szczególnych uprawnień pracowniczych, np. pakietu socjalnego),

- wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia (jeśli wcześniej nie było podstawy do ich żądania – a więc na etapie wypełniania kwestionariusza dla kandydata do pracy).

Od 1 stycznia 2019 r. jako zasada obowiązuje wypłata wynagrodzenia pracownikom na rachunki bankowe. W poprzednim stanie prawnym regułą była wypłata do rąk pracownika, a na konto bankowe – jeśli pracownik o taką formę wypłaty wystąpił.

Ustawodawca w art. 221 kodeksu pracy zakreślił w/w katalog danych osobowych, które pracodawca może przetwarzać w związku z zatrudnieniem. Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych, ale tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z  przepisu prawa. Przykładowo skorzystanie ze świadczeń z funduszu specjalnego może wymagać przetwarzania danych o stanie zdrowia, danych o członkach rodziny itd.

Obowiązek aktualizacji

Obowiązkiem pracownika jest aktualizacja danych osobowych podanych w dokumentacji pracowniczej.

Zgodnie z rozporządzeniem ministra rodziny, pracy i polityki socjalnej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369) kwestionariusz osobowy przechowuje się w części B akt osobowych.

Co do zasady wypełnienie kwestionariusza osobowego stanowi pierwszy krok w tworzeniu dokumentacji pracowniczej. Po otrzymaniu danych pracodawca przygotowuje umowę, niezbędne oświadczenia. Tak długo, jak pracownik nie dokona aktualizacji danych, pracodawca nie ma obowiązku weryfikacji, czy dane nie straciły na aktualności np. odnośnie numeru rachunku bankowego, nazwiska czy stanu rodzinnego.

Pensja na inny rachunek

Może się zdarzyć, że pracownik poprosi o przekazywanie wynagrodzenia na rachunek bankowy należący do innej osoby lub rachunek, do którego jest współuprawniony.

W przypadku pierwszej sytuacji pracodawca powinien zadbać, aby pracownik złożył wyraźne oświadczenie na piśmie / upoważnienie do odbioru wynagrodzenia przez wskazaną osobę na wskazany rachunek bankowy. Upoważnienie powinno określać czas jego ważności, np. z góry określony przedział czasowy, lub do odwołania. Nie będę poruszać tu kwestii związanych z praktycznymi aspektami zajęć komorniczych wynagrodzenia przekazywanego na rachunek innej osoby, gdyż wymaga to odrębnego omówienia.

Z kolei w drugim przypadku – gdy pracownik jest współuprawniony do konta – pracodawca przekazuje środki płatnicze tak długo, jak długo pracownik nie zmieni danych. Nawet jeśli pracownik przestanie korzystać z tego konta, to jeśli rachunek nadal będzie aktywny, pracodawca powinien przekazywać wynagrodzenie na wskazany przez pracownika rachunek, chyba że ten dokona aktualizacji danych.

Krótka przerwa w zatrudnieniu

W przypadku ponownego zatrudnienia – niezależnie od długości przerwy – pracodawca powinien poprosić o wypełnienie ponowne kwestionariusza osobowego lub ewentualnie złożenie oświadczenia, iż dane zawarte w poprzednim kwestionariuszu są aktualne. Zalecam podejście pierwsze, aby uniknąć wątpliwości co do zakresu oświadczenia pracownika i danych w nim zawartych.

W praktyce zdarzają się sytuacje (zwłaszcza po krótkich przerwach w zatrudnieniu), że pracodawca zaniecha dopilnowania złożenia przez pracownika oświadczenia i np. przekaże wynagrodzenie na dotychczasowy numer rachunku bankowego. Tymczasem może się okazać, że pracownik nie jest już uprawniony do tego rachunku bankowego. Czy taką wypłatę należy potraktować jako prawidłową wypłatę wynagrodzenia, czy konieczny będzie ponowny transfer, tym razem na właściwy numer rachunku?

Moim zdaniem, jeśli pracownik nie złożył aktualnego kwestionariusza i strony działały w oparciu o „stare” dane, skutki tego zaniechania obciążają pracodawcę. Pracodawca może podjąć działania, aby odzyskać środki, ale w tej sytuacji nie można uznać, że pracownik otrzymał należną wypłatę wynagrodzenia.

Rola banku…

Zgodnie z art. 143 ustawy z 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (tekst jedn. DzU z 2022 r., poz. 2360 ze zm.) transakcja płatnicza (przelew bankowy) zostaje zrealizowana na rzecz jej odbiorcy wskutek zlecenia płatniczego złożonego przez płatnika (posiadacza rachunku bankowego wykonującego przelew). W celu wykonania takiej transakcji niezbędne jest określenie przez płatnika indywidualnego i unikatowego identyfikatora odbiorcy przelewu. Takim identyfikatorem jest numer rachunku bankowego odbiorcy przelewu.

W razie wykonania przez klienta banku przelewu na niewłaściwy rachunek bankowy wskazany przez płatnika – np. wskażemy poprawne dane odbiorcy, ale numer rachunku osoby trzeciej – zarówno bank płatnika, jak i bank odbiorcy przelewu nie ponoszą co do zasady odpowiedzialności za taką transakcję.

Nie oznacza to jednak, że zlecający przelew pracodawca nie może poszukiwać pomocy w swoim banku. Bank płatnika jest zobowiązany do podjęcia stosownych działań, mających na celu odzyskanie środków przez płatnika. Ustawa obliguje banki do podjęcia tych czynności po otrzymaniu przez bank zawiadomienia od swojego klienta.

… nie uwolni pracodawcy

Jeśli przelewu nie udało się wstrzymać, pracodawca ma możliwość podjęcia działań przeciwko osobie trzeciej, która otrzymała środki. Może wezwać tę osobę (po otrzymaniu jej danych od banku) do zwrotu nienależnych środków. Brak dobrowolnego wydania może skutkować złożeniem przez pracodawcę pozwu skierowanego przeciwko posiadaczowi rachunku. Te działania są jednak niezależne od rozwiązania kwestii poprawności / braku wypłaty należnego pracownikowi wynagrodzenia. Wypłata wynagrodzenia nie może być uzależniana od efektywności odzyskania środków przez pracodawcę od osoby trzeciej.