W obliczu globalizacji rynku pracy współpraca z freelancerami z różnych zakątków świata staje się nie tylko coraz bardziej powszechna, ale i pożądana. Aby jednak takie partnerstwa przynosiły owoce, kluczowe jest zrozumienie, jak efektywnie zarządzać takim outsourcingiem działań, ale także podejście z entuzjazmem do możliwości, jakie on oferuje. Rozważając kwestie prawne i podatkowe możemy uniknąć potencjalnych komplikacji, otwierając drzwi do nowych, globalnych możliwości biznesowych, które są korzystne dla obu stron.

Freelancing nie oznacza współpracy wyłącznie z krajowymi specjalistami. Dzięki powszechnemu dostępowi do technologii przedsiębiorcy mają możliwość swobodnego korzystania z usług zagranicznych wolnych strzelców w zakresie m.in. tłumaczeń, konsultingu, badań rynkowych czy obsługi sklepów na międzynarodowych platformach sprzedażowych. Jednak aby nawiązać współpracę z ekspertami spoza Polski, ważne jest zrozumienie, na jakich zasadach prawnych działać. W tym celu należy rozważyć cztery kluczowe kwestie, a mianowicie: rezydencję, stosunek prawny, podatki oraz ubezpieczenia.

Rezydencja podatkowa

Rezydencja podatkowa to kluczowa informacja, która określa, gdzie freelancer na stałe mieszka, pracuje i płaci podatki. Warunki dotyczące rezydencji podatkowej różnią się w zależności od kraju. W niektórych państwach istotne jest, czy freelancer ma miejsce zamieszkania w danym kraju lub czy przebywał tam przez określony ustawowo czas (np. sześć miesięcy w Niemczech lub 183 dni w Polsce).

Rezydencja podatkowa ma wpływ na sposób rozliczenia pracy freelancerów. Istnieją dwie główne sytuacje:

- freelancer mieszka, pracuje i płaci podatki w Polsce – w takim przypadku zawieramy z nim takie same umowy o dzieło lub zlecenia, jak z  krajowym freelancerem,

- freelancer pochodzi z Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii – wtedy automatycznie zyskuje dostęp do polskiego rynku pracy; dotyczy to również obywateli innych państw, którzy ukończyli studia w Polsce.

Dla pozostałych freelancerów konieczne jest uzyskanie odrębnego pozwolenia na pracę.

Jeśli zagraniczny freelancer posiada pozwolenie na pracę w Polsce, ważne jest, aby sprawdzić rodzaj tego dokumentu. Niektórzy cudzoziemcy otrzymują pozwolenie na pracę tylko u jednego pracodawcy, co oznacza, że nie mogą świadczyć usług dla innych firm. Jeśli freelancer mieszka za granicą, warto poprosić go o przedstawienie certyfikatu rezydencji podatkowej. Ten dokument ma duże znaczenie, ponieważ wpływa na wysokość podatku dochodowego freelancerów oraz nasze obowiązki w zakresie rozliczeń podatkowych.

Rozliczanie freelancerów z zagranicy może się różnić w zależności od ich rezydencji podatkowej. Na przykład w Chorwacji możliwe jest rozliczenie usług freelancerów poprzez umowę o dzieło, umowę o przekazaniu praw autorskich lub umowę z artystą. Jednak w niektórych krajach, takich jak np. Rumunia i Francja, freelancerzy są zobligowani do założenia własnej działalności gospodarczej, co oznacza, że rozliczenia opierają się na fakturach wystawionych przez podwykonawcę.

Poprawne określenie stosunku prawnego

Bardzo ważne w przypadku zawierania zagranicznych współprac jest poprawne określenie stosunku prawnego łączącego obie strony. Regulacje prawne poszczególnych państw często wskazują na istotne cechy zatrudnienia, które umożliwiają wyznaczenie różnic pomiędzy pracownikami etatowymi a niezależnymi freelancerami. Należy temu poświęcić odpowiednią uwagę, ponieważ z tych ustaleń wynikają również zasady dotyczące odpowiedniego sporządzania umowy.

Dla przykładu w prawie holenderskim istnieje kilka stosunków prawnych, które opisują relację pomiędzy poszczególnymi stronami. W przypadku zatrudniania freelancerów najczęściej spotykaną tam formą jest umowa o świadczenie usług. Aby obie strony – wykonawca i klient – mogli przystąpić do świadczenia usług, wymagane jest uzyskanie ich zgody i podpisanie umowy. Zarówno wykonawca, jak i klient, są zobowiązani do podejmowania wszelkich działań, aby umowa nie miała charakteru ukrytego lub niewłaściwego zatrudnienia. Warto jednak zaznaczyć, że w tym kraju freelancer nie stanowi odrębnej formy prawnie uznanej. Oznacza to, że konieczne jest otwarcie przez niego oficjalnej działalności gospodarczej, np. jako jednoosobowa firma (eenmanszaak) lub spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (besloten vennootschap, BV).

Kwestie podatkowe

Dzięki obowiązującym przepisom i międzynarodowym umowom mającym na celu zapobieganie podwójnemu opodatkowaniu, przychody freelancera podlegają opodatkowaniu dochodowemu wyłącznie w jednym kraju – w Polsce lub w kraju jego zamieszkania.

Jeśli zleceniobiorca dostarczy certyfikat rezydencji podatkowej, przedsiębiorca ma mniej zobowiązań – może wypłacić podwykonawcy wynagrodzenie brutto na podstawie umowy o dzieło lub zlecenia, bez konieczności odprowadzania podatku w Polsce. Dodatkowo, do końca lutego następnego roku kalendarzowego przedsiębiorca musi wystawić dokument IFT1-R, który jest odpowiednikiem formularza PIT-11. Natomiast zleceniobiorca jest zobligowany samodzielnie rozliczać się z własnym urzędem skarbowym, zgodnie z obowiązującą stawką podatkową.

W sytuacji gdy freelancer nie dostarczy certyfikatu rezydencji podatkowej i nie będzie przebywał w Polsce, zleceniodawca ma obowiązek odprowadzać od jego zarobków zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 20 proc., bez odliczania kosztów uzyskania przychodów. Ponadto, pod koniec roku zleceniodawca musi przesłać formularz PIT 8AR do urzędu skarbowego oraz wystawić dokument IFT1-R dla podwykonawcy.

Co z ubezpieczeniem

Warto zauważyć, że umowa o dzieło nie podlega obowiązkowi opłacania składek na ubezpieczenia społeczne (ZUS), z wyjątkiem sytuacji, gdy taką umowę zawiera się z własnym pracodawcą. Jeśli jednak freelancer zagraniczny mieszka w Polsce i zostaje z nim podpisana umowa zlecenie, to przedsiębiorca jest zobligowany odprowadzać składki ZUS w jego imieniu w Polsce. Wysokość składek zależy od źródła i wysokości dochodów freelancera – mogą to być pełne składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne albo tylko składka na ubezpieczenie zdrowotne.

Dla freelancerów mieszkających za granicą obowiązują przepisy Unii Europejskiej oraz międzynarodowe umowy dotyczące ubezpieczeń społecznych. Jednym z istotnych aspektów jest to, że podwykonawca może być objęty ubezpieczeniami na podstawie przepisów jednego kraju, ale decyzję o miejscu odprowadzania składek i zgodnie z jakimi przepisami, podejmuje odpowiednia instytucja zajmująca się ubezpieczeniami społecznymi.

Z perspektywy przedsiębiorcy, który zawiera umowę zlecenia z cudzoziemcem, który nie mieszka w Polsce, ważne jest skonsultowanie się z ZUS, aby indywidualnie rozważyć aspekty ubezpieczeniowe związane z taką współpracą.

Stawki podatku

Stawki podatkowe różnią się w zależności od rezydencji podatkowej freelancerów. Poniżej przedstawiamy stawki podatkowe dla freelancerów w trzech wybranych krajach.

W Stanach Zjednoczonych stawki podatkowe dla freelancerów zależą od ich dochodów i statusu podatkowego. System podatkowy federalny w USA jest progresywny, co oznacza, że wraz ze wzrostem dochodów wzrasta stawka opodatkowania. Stawki podatku dochodowego wynoszą od 10 proc. do 37 proc.

W Kanadzie stawki podatkowe zależą od dochodów i  prowincji. System podatkowy w Kanadzie również jest progresywny, a stawki wynoszą od 15 proc. do 33 proc.

Z kolei w Wielkiej Brytanii stawki podatkowe są zależne od dochodu i lokalizacji freelancerów. Na przykład stawki podatku mogą się różnić w Szkocji w porównaniu do Anglii, Walii czy Irlandii Północnej.

Zdaniem autorki

Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme

Nie wszyscy freelancerzy prowadzą własną działalność gospodarczą, a nawiązywanie umów o dzieło lub zlecenie może być wyzwaniem, zwłaszcza dla przedsiębiorców, którzy nie mieli wcześniej do czynienia z niezależnymi specjalistami. Przygotowanie do współpracy z freelancerem z zagranicy wymaga przemyślanej strategii. Zrozumienie i przestrzeganie lokalnych przepisów prawnych i podatkowych, jasne określenie warunków współpracy oraz budowanie transparentnych relacji to klucz do uniknięcia komplikacji w przyszłości. Przedsiębiorcy, którzy zadbają o te aspekty, mogą skorzystać z globalnego talentu, jednocześnie minimalizując ryzyko niepowodzenia, ponieważ sukces w międzynarodowej współpracy z freelancerami zależy przede wszystkim od świadomego podejścia zleceniodawcy.