Jak ułożyć plan urlopowy, by pomógł w efektywnym zarządzaniu?

Zbliżający się koniec roku to okres, na który wielu pracowników czeka z niecierpliwością. Zwłaszcza, że w tym roku okres świąteczny wypada wyjątkowo korzystnie. Przy założeniu, że pracownik skorzysta z 4 dni urlopu wypoczynkowego z puli przysługującej na 2024 r. oraz 2 dni z puli przysługującej na 2025 r., będzie mógł się cieszyć dwutygodniowym odpoczynkiem. Taki układ dni wolnych sprzyja planowaniu dłuższego wypoczynku.

Dla pracodawcy takie okresy oznaczają zwiększoną liczbę nieobecności, które mogą wpłynąć na organizację pracy. Przemyślany plan urlopów może się wówczas okazać kluczowym narzędziem w jego rękach.

Prawo do urlopu wypoczynkowego 

Urlop wypoczynkowy to coroczna, nieprzerwana i płatna przerwa w pracy, która pozwala pracownikowi na regenerację sił i odpoczynek. Przepisy prawa pracy jasno określają, że urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w naturze, co oznacza, że pracownik nie może zrzec się tego prawa ani zamienić go na inne świadczenie.

Regularne monitorowanie wykorzystania urlopów oraz ich odpowiednie planowanie może skutecznie zmniejszyć liczbę niewykorzystanych dni urlopowych. Efektywne zarządzenie wypoczynkiem pracowników stanowi nie tylko spełnienie obowiązków prawnych pracodawcy, ale sprzyja również lepszej organizacji pracy, a także budowaniu atmosfery odpowiedzialności za równowagę między życiem zawodowym a prywatnym pracowników.

Co wliczać do urlopowego stażu pracy? 

Każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze zależnym od ogólnego stażu pracy i okresu edukacji.

Pracownicy, których staż pracy wynosi poniżej 10 lat, mają prawo do 20 dni urlopu każdego roku. Natomiast przy co najmniej 10-letnim stażu pracy roczny wymiar urlopu wypoczynkowego to 26 dni.

Do urlopowego stażu pracy dolicza się okres nauki, która została ukończona uzyskaniem świadectwa lub dyplomu. Określając wymiar przysługującego urlopu należy wziąć pod uwagę szkołę, która pozwala przyjąć najwyższy możliwy okres w stażu pracy.

Okresy nauki nie podlegają przy tym sumowaniu. Ponadto, jeżeli pracownik uczy się lub uczył w trakcie zatrudnienia, to do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, wlicza się albo okres zatrudnienia, albo okres nauki – w zależności, który jest korzystniejszy.

Przykład

Pracownik ukończył średnią szkołę ogólnokształcącą oraz 3-letnie studia I stopnia. Ukończenie studiów I stopnia, czyli licencjatu, oznacza posiadanie wyższego wykształcenia. Wymiar przysługującego urlopu będzie wynosił 20 dni. Pracodawca ustalając wymiar urlopu wypoczynkowego powinien pracownikowi doliczyć staż pracy z tytułu ukończenia szkoły wyższej.

Do pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy należy stosować zasady ogólne dotyczące ustalenia wymiaru przysługującego urlopu, ale ostateczny wymiar zależy od wymiaru czasu pracy, w jakim zatrudniony jest pracownik.

Przepisy kodeksu pracy określają minimalny, gwarantowany wymiar urlopu wypoczynkowego, który przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę. Strony mogą jednak określić korzystniejszy wymiar urlopu. Ponadto niektórzy pracodawcy oferują dodatkowe dni wolne przy okazji długich weekendów czy świąt. Takie rozwiązanie pozwala nie tylko na wydłużenie odpoczynku bez konieczności wykorzystywania dni urlopowych, ale również ogranicza konflikty pomiędzy pracownikami, którzy chcieliby skorzystać z wolnego w tym samym terminie. Ponadto udzielenie dodatkowych dni urlopowych umożliwia pracodawcy kontrolę nad dostępnością pracowników w kluczowych okresach w ciągu roku.

Jeśli nie plan urlopów, to ustalenia z pracownikiem 

Urlop wypoczynkowy powinien być udzielony pracownikowi w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Udzielany jest on zazwyczaj w oparciu o plan urlopów, który ustalany jest przez pracodawcę przy uwzględnieniu potrzeb pracowników, jak i konieczności zapewnienia płynności pracy. Jeżeli pracodawca nie ustalił planu urlopów, terminy urlopów powinien ustalać bezpośrednio z pracownikiem.

Plan urlopów jest istotnym narzędziem, które przynosi korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Pozwala na utrzymanie ciągłości pracy oraz efektywne rozłożenie obowiązków, szczególnie w trakcie okresów, kiedy jest zwiększona nieobecność pracowników, np. w wakacje czy w okresie okołoświątecznym.

Z opracowania planu urlopowego można zrezygnować, jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, lub jeżeli istniejąca organizacja związkowa wyraziła zgodę na rezygnację z tworzenia planu urlopowego. W takiej sytuacji terminy urlopu wypoczynkowego należy ustalać indywidualnie z pracownikami.

Z punktu widzenia pracownika plan urlopów wpływa na efektywne zaplanowanie czasu prywatnego. Pracownicy z wyprzedzeniem mogą podejmować decyzje o rezerwacji wyjazdów czy planować czas z bliskimi. Ponadto dzięki ustaleniu urlopu z wyprzedzeniem pracownik ma większą pewność, że jego wypoczynek odbędzie się w zaplanowanym terminie, co zmniejsza ryzyko rozczarowania związanego z ewentualną odmową pracodawcy udzielenia urlopu w preferowanym przez pracownika okresie.

Efektywne planowanie urlopów wypoczynkowych wymaga przestrzegania kilku zasad. Pracodawca powinien m.in. określić:

- zasady planowania urlopów w organizacji, tj. określić termin, w którym pracownicy powinni złożyć wnioski tak, aby ich propozycje zostały uwzględnione w planie urlopowym,

- klarowne zasady dotyczące zatwierdzania urlopów.

Ustalenie odpowiedniego harmonogramu, tak aby urlopy kluczowych pracowników nie przypadały w tym samym czasie, jest niezbędne dla zabezpieczenia ciągłości oraz płynności pracy. Ponadto przemyślany plan urlopów jest niezwykle korzystny w przypadku projektów o określonych terminach.

W przypadku większych organizacji warto wspomóc się systemem elektronicznym do zarządzania urlopami. Wdrożenie odpowiedniej platformy umożliwi nie tylko łatwiejsze planowanie, zatwierdzanie, ale również monitorowanie dni urlopowych w organizacji.

Czy plan urlopów ma uwzględniać zaległy wypoczynek? 

Pracodawcy powinni dbać o to, żeby pracownicy wykorzystywali przysługujące im prawo do wypoczynku, właściwie planując urlopy, aby wyeliminować ryzyka związane z ich nieudzieleniem, a także zapewnić płynność działań operacyjnych firmy. Pomimo jasno określonych przepisów, w praktyce bardzo często zdarza się, że pracownikom pozostają niewykorzystane dni urlopowe z bieżącego roku.

Przepisy prawa pracy przewidują, że dni urlopowe niewykorzystane w danym roku powinny zostać udzielone pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Nieudzielenie pracownikowi urlopu zaległego w tym terminie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Dlatego pracodawca powinien dołożyć wszelkich starań, aby umożliwić pracownikowi skorzystanie z przysługującego mu prawa do wypoczynku.

Co istotne, prawo do urlopu zaległego, który nie zostanie wykorzystany, nie przepada. Roszczenie pracownika o udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego przedawnia się dopiero po upływie 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne. Biorąc pod uwagę, jak dużym ryzykiem dla pracodawcy jest nieudzielenie urlopu zaległego, rekomenduje się, aby udzielać w pierwszej kolejności właśnie urlopów zaległych. Zaległy urlop powinien zostać uwzględniony w planie urlopowym poprzez umieszczenie informacji o liczbie dni, jakie pozostały pracownikowi do wykorzystania z poprzedniego okresu urlopowego.

Przykład

Dane wyjściowe

Pracownik: Jan Kowalski

- Zaległy urlop z poprzedniego roku: 10 dni (do wykorzystania do 30 września 2024 r.).

- Nowy urlop wypoczynkowy: 26 dni (nabyty w 2024 r.).

- Łączna pula urlopu do wykorzystania w 2024 r.: 36 dni.

Plan urlopów bez urlopu na żądanie

Planem urlopów nie obejmuje się przy tym części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 1672 k.p., tj. urlopu na żądanie. Niewliczenie tych dni pozwala pracodawcy na reagowanie na nagłe potrzeby pracownika. Każdemu z nas może się przecież zdarzyć nagła sytuacja, która będzie wymagała dnia wolnego od pracy. Urlop na żądanie nie jest dodatkowym urlopem. Cztery dni, podczas których można zgłosić potrzebę wykorzystania urlopu wypoczynkowego, wliczają się do ogólnej puli dni urlopowych, która przysługuje pracownikowi.

Niewykorzystany urlop „na żądanie” nie przepada, ponieważ po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym pracownik mógł z niego skorzystać, traktowany jest jako urlop zaległy, który należy wykorzystać do końca września następnego roku. W nowym roku pracownik otrzyma nową pulę czterech dni urlopu na żądanie.

Czy przepisy wskazują termin i okres układania planu urlopów? 

Przepisy kodeksu pracy nie wskazują terminu, w którym pracodawca powinien przygotować plan urlopów. Przyjęto jednak, że taki plan na kolejny rok warto sporządzić jeszcze przed końcem bieżącego roku kalendarzowego. Wynika to z faktu, że z 1 stycznia pracownicy nabywają prawo do nowego wymiaru urlopu wypoczynkowego i już od początku roku mają prawo korzystać z nowej puli dni urlopowych. Rekomendowane jest więc, aby tworzyć plany urlopowe z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby pracownicy mogli bez przeszkód korzystać z przysługujących im dni wolnych.

Przepisy prawa nie określają również okresu, na jaki należy rozpisać plan urlopowy. Można go sporządzać na kolejne półrocze, kwartały czy cały rok kalendarzowy. Pracodawca ma jednak obowiązek podania do wiadomości pracowników planu urlopów. Sposób, w jaki to robi, zależy od tego, jaką metodę przyjęto u danego pracodawcy. Może to być forma zarówno tradycyjna (np. ogłoszenie na tablicy ogłoszeń), jak i bardziej nowoczesna (np. umieszczenie planu urlopowego w elektronicznym systemie).

Czy plan urlopów zwalnia z obowiązku złożenia wniosku o urlop? 

Celem stworzenia planu urlopowego jest określenie preferowanych terminów nieobecności pracowników. Samo stworzenie planu urlopowego nie daje jednak pracownikowi prawa do rozpoczęcia urlopu bez zgody pracodawcy. Każdorazowo przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego pracownik powinien otrzymać zgodę przełożonego.

Kiedy pracodawca może narzucić termin urlopu wypoczynkowego? 

Niektórzy pracodawcy spotykają się z niechęcią pracowników do wykorzystywania urlopu wypoczynkowego. W takiej sytuacji warto przeprowadzić rozmowę z pracownikiem, aby poznać jego motywy. Rolą pracodawcy jest ustalenie takiego terminu, aby był on dogodny dla obu stron, zapewniając równocześnie normalne funkcjonowanie operacyjne firmy.

Jeżeli jednak pracownik konsekwentnie odmawia korzystania z urlopu wypoczynkowego, a próby ustalenia odpowiedniego terminu nie przynoszą efektów, pracodawca ma prawo jednostronnie wyznaczyć termin tego urlopu.

Zdaniem autorki

Anna Bloch-Kurzyńska - aplikantka adwokacka w kancelarii Raczkowski

Ustalając plan urlopowy pracodawca powinien kierować się zasadą równości. Udzielanie urlopów powinno się odbywać w sposób sprawiedliwy i transparentny. Żadna grupa, w tym rodzice dzieci w wieku szkolnym, nie powinna być faworyzowana. Każdy pracownik ma równe prawo do wykorzystywania przysługującego mu wypoczynku. Mogą się zdarzać konflikty na tle udzielania urlopów w konkretnych terminach, np. przy okazji długich weekendów, świąt czy wakacji. W takiej sytuacji pracodawca musi przeanalizować plany urlopowe z poprzednich lat. Tylko ten sposób daje możliwość oceny, czy urlopy w poprzednich latach były udzielane sprawiedliwie, a pracownicy mają równy dostęp do wypoczynku.