Pandemia COVID-19 niewątpliwie ma wpływ także na tryb pracy pracowników delegowanych przez polskich pracodawców zagranicę. Czasem dochodzi do sytuacji, gdy pracownik w ramach pracy zdalnej nie może świadczyć tej pracy w kraju, w którym normalnie by ją wykonywał. Może to wynikać z konkretnej sytuacji epidemicznej w danym państwie, jak i wprowadzanych na bieżąco ograniczeń w przemieszczaniu się.

Pojawią się też sytuacje, gdy pracownik zdalny decyduje o zmianie miejsca zamieszkania na zagraniczne np. ze względów ekonomicznych (niższe koszty utrzymania) lub w celach podróżniczych.

Takie zawirowania mogą generować wiele pytań odnośnie rezydencji podatkowej, dotychczas przyjętego schematu opodatkowywania dochodów pracowników, rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne, a nawet ryzyka powstania zagranicą stałego zakładu pracodawcy.

Czytaj także:

Koronawirus: praca zdalna też musi być bezpieczna

Kraj opodatkowania pensji

3 kwietnia 2020 r. OECD wydała wytyczne, w których poruszono szereg kwestii ważnych dla podatników i płatników w kontekście pandemii COVID-19.

OECD za mało prawdopodobne uznało, że ograniczenia związane z COVID-19 mogą mieć wpływ na zmianę rezydencji podatkowej pracownika na skutek przymusowej pracy zdalnej w innym kraju. Niemniej jednak, gdyby doszło do sytuacji, w której pracownik spełniłby przesłanki uznania go za rezydenta podatkowego w dwóch państwach, kwestie te – co podkreśla OECD – powinny zostać dokładnie przeanalizowane na podstawie reguł kolizyjnych ustalania rezydencji podatkowej określonych w poszczególnych umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania. Praktyka pokazuje, że nie zawsze jest to proste zadanie, co może rodzić niepewność co do sytuacji podatkowej pracownika.

Zaliczki na polski PIT

Dla polskich pracodawców może pojawić się również praktyczny problem w opłacaniu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych w sytuacji, gdy wymuszony pobyt pracownika za granicą przekroczy 183 dni albo ulegnie on przymusowemu skróceniu, wskutek czego pracownik wróci do Polski znacząco wcześniej niż pierwotnie zaplanowano.

W pierwszym przypadku może powstać obowiązek rejestracji i rozliczenia podatku PIT w kraju oddelegowania, a więc korekt dotychczasowych rozliczeń podatkowych. Natomiast w przypadku oddelegowań pierwotnie zaplanowanych na okres powyżej 183 dni, często pracodawcy – powołując się na treść art. 32 ust. 6 ustawy o PIT oraz bieżące orzecznictwo organów podatkowych – decydują się na zawieszenie poboru zaliczek na PIT w Polsce. To rodzi pytanie, czy w przypadku skrócenia oddelegowania poniżej 183 dni, pracodawca powinien odprowadzić do polskiego fiskusa zaliczki należne za pracę za granicą oraz czy ma naliczyć odsetki za zwłokę?

W każdym przypadku należy mieć też na uwadze przepisy i wytyczne wprowadzane przez poszczególne państwa co do skutków podatkowych przymusowego pobytu na terenie tego państwa. Takie rozwiązania wprowadziły m.in. Wielka Brytania, Kanada, Belgia. Na chwilę obecną takie rozwiązania nie zostały wdrożone przez polskiego ustawodawcę, nie zostały opublikowane żadne wyjaśnienia resortu finansów. Brak jest również oficjalnych informacji o prowadzeniu przez Polskę jakichkolwiek negocjacji z krajami sąsiednimi co do uregulowania sposobu traktowania pod kątem podatkowym pracy zdalnej wykonywanej w kraju zamieszkania, gdy ta praca w normalnych warunkach byłaby wykonywana w kraju delegowania lub pracownik ma status pracownika transgranicznego. Warto dodać, że takie porozumienia zawarły ze sobą już m.in. Belgia, Luksemburg, Holandia, Niemcy.

Kwestie ubezpieczeń społecznych

Nawet krótkotrwałe świadczenie pracy zdalnej z zagranicy może nieść ze sobą konsekwencje na gruncie przepisów ubezpieczeniowych kraju, w którym taka praca jest wykonywana.

Ustalenie, w jakim kraju powinny być opłacane składki na ubezpieczenie społeczne pracownika, jest obowiązkiem pracodawcy. Analiza obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne wygląda inaczej w zależności od tego, czy taka praca będzie wykonywana na terenie kraju:

- należącego do Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub w Szwajcarii, gdzie konieczna jest analiza rozporządzeń unijnych o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego,

- z którym Polska zawarła odrębną umowę o koordynacji systemów ubezpieczeń społecznych – takie umowy zawarto m.in. z Kanadą, Koreą Południową, Ukrainą i USA,

- z którymi Polska nie podpisała żadnej umowy w tym zakresie (np. Brazylia, Tajlandia).

Przykładowo, zgodnie z prawodawstwem unijnym, ogólną zasadą jest, że dana osoba może podlegać ubezpieczeniom społecznym tylko w jednym kraju – tym, w którym wykonuje pracę. Od tej zasady istnieją jednak wyjątki w postaci m.in. tymczasowego oddelegowania do pracy zagranicą oraz wykonywania pracy w dwóch lub więcej państwach członkowskich, jeśli zostały spełnione szczegółowe warunki określone w przepisach unijnych. W takiej sytuacji możliwa jest kontynuacja opłacania składek na ubezpieczenie społeczne na zasadach dotychczasowych, pod warunkiem uzyskania stosownego zaświadczenia A1 z instytucji zabezpieczenia społecznego.

Inaczej będzie w przypadku pracy zdalnej wykonywanej z terytorium kraju, z którym Polska nie zawarła żadnej umowy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Może nawet dojść do sytuacji, gdy obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne powstanie zarówno w Polsce, jak i zagranicą.

Zdaniem autorów

Rafał Sidorowicz, doradca podatkowy i menedżer w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy

Dorian Jabłoński, konsultant w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy

Polscy pracodawcy powinni zweryfikować, czy zagraniczne miejsce zdalnego wykonywania obowiązków służbowych przez pracownika nie spowoduje powstania zagranicznego zakładu w rozumieniu przepisów umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Powstanie stałego zakładu wiąże się z dodatkowymi zagranicznymi obowiązkami publicznoprawnymi (np. koniecznością rejestracji, dodatkowymi rozliczeniami podatkowymi).

Zagadnienie to było przedmiotem wytycznych OECD z 3 kwietnia 2020 r. Wskazano wówczas, że jest mało prawdopodobne, aby wyjątkowa i czasowa zmiana lokalizacji wykonywania pracy wskutek ograniczeń związanych z COVID-19 mogła mieć wpływ na powstanie zagranicznego zakładu dla pracodawcy. Modelowa Konwencja OECD definiuje zagraniczny zakład przedsiębiorcy jako stałą placówkę, przez którą przedsiębiorstwo prowadzi całkowicie lub częściowo swoją działalność. W wytycznych OECD zaznaczyło, że zakład powinien mieć pewien stopień trwałości i znajdować się do dyspozycji przedsiębiorstwa, przy czym prowadzenie sporadycznej działalności gospodarczej w domu pracownika nie czyni tego domu miejscem pozostającym w dyspozycji przedsiębiorstwa, a w konsekwencji nie powinno być uznawane za zakład w rozumieniu umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Przepisy wewnętrzne poszczególnych państw mogą jednak zakładać znacznie bardziej rygorystyczne podejście do kwestii zakładu zagranicznego przedsiębiorcy i w przypadku pracy zdalnej nakładać na pracodawcę np. obowiązek rejestracyjny, obowiązek składania deklaracji podatkowych.