Ostatnio coraz głośniej jest o sygnalistach, a wszystko za sprawą Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Docelowo nakłada ona obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń na wszystkie przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 50 pracowników, przedsiębiorstwa narażone z punktu widzenia prania pieniędzy, instytucje finansowe, jak również podmioty publiczne (np. gminy). Dodatkowo ustanawia minimalny standard zabezpieczenia sygnalistów i wyraźnie zachęca państwa członkowskie do poszerzania zakresu tej ochrony. Zatem prawo krajowe jak najbardziej może dalece zaostrzać unijne regulacje.

Dyrektywa 2019/1937

Z badań przeprowadzonych na zlecenie Unii Europejskiej wynika, że brak ochrony sygnalistów w samym obszarze zamówień publicznych przynosi Unii straty szacowane na 5,8–9,6 mld euro rocznie. Stąd wniosek, że najwyższy czas zapewnić sygnalistom skuteczną ochronę.

Czytaj także: Sygnalista w firmie: zgłoszenie nieprawidłowości nie naruszy pracowniczego obowiązku lojalności

23 października 2019 r. Parlament Europejski wraz z Radą (UE) uchwaliły dyrektywę w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (2019/1937). Dyrektywa wprowadza normy minimalne, które państwa członkowskie muszą implementować do własnych porządków prawnych. Transpozycja przepisów ma nastąpić do 17 grudnia 2021 r., a w przypadku podmiotów prawnych w sektorze prywatnym zatrudniających od 50 do 249 pracowników – do 17 grudnia 2023 r. Obecnie trwają rządowe prace nad rodzimą ustawą mającą implementować tę dyrektywę do polskiego porządku prawnego.

Dyrektywa podkreśla, że sygnaliści odgrywają kluczową rolę w ujawnianiu naruszeń wewnątrz organizacji, zapobieganiu im oraz ochronie dobra społecznego. W związku z tym wprowadza ona odpowiednie mechanizmy reagowania na nieprawidłowości oraz zapewnia ochronę osobom sygnalizującym te naruszenia. Przewiduje trzy kanały zgłoszeń naruszeń:

Reklama
Reklama

- kanał wewnętrzny (preferowany przez unijnego prawodawcę),

- kanał zewnętrzny oraz

- zawiadomienie publiczne.

Dodatkowo w ramach kanału wewnętrznego wyróżnia się możliwość jego obsługi przez wyznaczoną osobę, wyznaczony dział lub osobę trzecią. Zatem dyrektywa wprost przewiduje możliwość skorzystania z outsourcingu, czyli wypełniania tych obowiązków przez podmiot zewnętrzny wobec organizacji.

Osoba dokonująca zgłoszenia powinna mieć możliwość wyboru najwłaściwszego dla niej kanału informacyjnego, uzależnionego od indywidualnych okoliczności danej sprawy. Choć statystyki nie są jednoznaczne, to w zdecydowanej większości wskazują, że wewnętrzny kanał zgłoszeń – o ile funkcjonuje w danym podmiocie – jest najskuteczniejszy i najczęściej wybierany przez sygnalistów, a z zewnętrznych kanałów korzystają dopiero, gdy mechanizm wewnętrzny zawiedzie. To dobra informacja dla organizacji, bo oznacza, że sygnaliści w pierwszej kolejności, jeśli czują się bezpiecznie, preferują powiadomić swoją organizację anonimowo, niż ujawnić nieprawidłowości organom ścigania czy mediom. To często pozwala wyeliminować problem w zarodku, zanim nadużycia przybiorą znaczną skalę, a podmiot może samodzielnie przeciwdziałać naruszeniom i ochronić się przed ewentualnymi kosztami wizerunkowymi.

Czym jest whistleblowing

Whistleblowing był niegdyś zjawiskiem postrzeganym negatywnie. Dzisiaj ta sytuacja się zmienia. Podkreśla się, że pozwala ona zachować transparentność i profesjonalizm wewnątrz organizacji.

Choć to pojęcie nie doczekało się jeszcze jednolitej definicji, to należy przyjąć, że whistleblowing jest ujawnieniem w interesie publicznym informacji o nieprawidłowościach bądź nadużyciach wewnątrz organizacji przez osobę, która jest lub była związana z tą organizacją. Ujawnienie dokonywane jest wobec podmiotu uprawnionego do przyjmowania informacji o nieprawidłowościach. Osobę, która informuje o tych niepożądanych praktykach, określa się terminem sygnalisty.

Zalety ujawnienia

Choć do tej pory w naszym systemie prawnym whistleblowing był postrzegany pejoratywnie, to na przestrzeni ostatnich lat można zauważyć tendencję odwrotną. Przestaje być odbierany jako forma donosicielstwa i braku lojalności. Sygnaliści zaczynają być doceniani za swoją uczciwość i propagowanie pozytywnych zasad moralnych wewnątrz organizacji.

Whistleblowing przynosi obopólne korzyści, zarówno sygnaliście, jak i pracodawcy. Sygnalizacja pełni doniosłą rolę w demokratycznym społeczeństwie. Zapewnia uczciwość, sprawiedliwość oraz wysoki poziom kultury wewnątrz organizacji.

Whistleblowing pełni zatem funkcję represyjną, a przy tym prewencyjną. Duże ryzyko wykrycia nieprawidłowości oraz konsekwencje ponoszone za nadużycia zniechęcają do nich nie tylko osoby, które wcześniej się ich dopuściły, ale także pozostałych członków organizacji, którzy widzą, że nadużycia nie są tolerowane. Pracownik, który ma świadomość, że jego sygnał zostanie odebrany pozytywnie, może niezwłocznie zgłosić właściwemu organowi zaobserwowaną nieprawidłowość. Tym samym kadra kierownicza ma możliwość szybkiego reagowania na niepożądane zachowania wewnątrz struktury, co pozwoli jej uniknąć nawarstwienia problemów oraz prawdziwego kryzysu prawnego i wizerunkowego.

Zakres obowiązków

Kwestią priorytetową na gruncie Dyrektywy 2019/1937 jest wprowadzenie skutecznych, poufnych i bezpiecznych kanałów dokonywania zgłoszeń oraz zapewnienie sygnalistom ochrony przed działaniami odwetowymi. Dla podmiotów zobowiązanych do jej stosowania będzie się to wiązało przede wszystkim z koniecznością utworzenia odpowiedniego kanału zgłoszeń i wdrożenia odpowiednich procedur w zależności od posiadanej struktury (kodeks etyki, polityka przeciwdziałania nadużyciom, procedura reagowania na incydenty, procedura prowadzenia postępowań wyjaśniających). Organizacja powinna w poszanowaniu przepisów o ochronie danych osobowych zorganizować kompleksowy, integralny system anonimowego przesyłania i odbierania zgłoszeń, dbać o precyzyjne gromadzenie i analizowania dowodów, prowadzić postępowania wyjaśniające oraz wyciągać konsekwencje, a w dalszej kolejności podejmować działania naprawcze.

Sygnalista powinien mieć do dyspozycji kilka kanałów zgłaszania nieprawidłowości, zaś jego tożsamość powinna być chroniona, o ile ma on takie życzenie. Sygnalista musi także zostać poinformowany o efektach postępowania wyjaśniającego i to w konkretnych terminach. Nie będzie to należało do najłatwiejszych zadań, gdyż stanowi to novum wśród polskich organizacji. Jednak mogą one znacznie uprościć ten proces poprzez jego outsourcing – zarówno w zakresie wdrażania samych polityk i szkoleń dla pracowników, jak i poprzez przeniesienie na inny podmiot uprawnienia do otrzymywania zgłoszeń o naruszeniach wewnątrz swojej struktury i umocowania do przeprowadzania stosownych postępowań wyjaśniających w tym zakresie.

Zewnętrzny ombudsman

Korzystając z pomocy tzw. zewnętrznej instytucji organizacja ma zapewniony przede wszystkim komfort i profesjonalizm. Zewnętrzny ombudsman posiadający ekspercką wiedzę prawną i informatyczną może kompleksowo obsłużyć zarówno proces odbierania zgłoszeń poprzez udostępnienie narzędzia informatycznego (np. dedykowanej platformy informatycznej), jak i zająć się analizą zgłoszeń i prowadzeniem postępowania wyjaśniającego. Organizacja może mieć wówczas pewność, że współpracuje ze specjalistami, a dodatkowo unika konfliktu interesów wewnątrz organizacji.

Dzięki temu istnieje też wysokie prawdopodobieństwo szybkiego i skutecznego rozwiązania problemu. Instytucje, które podejmą się przeprowadzenia postępowania związanego ze zgłoszeniem nieprawidłowości, będą zobligowane do rzetelnego zapoznania się z przepisami unijnymi oraz krajowymi dotyczącymi uruchomienia właściwego kanału informacyjnego, opracowaniem procedury i przekazaniem jej potencjalnym sygnalistom w jak najbardziej przystępny sposób.

Outsourcing przyczyni się także do usprawnienia i przyspieszenia całej procedury wykrywania nieprawidłowości. Zewnętrzny ombudsman będzie bowiem wyposażony we właściwe mechanizmy pozwalające szybko wykryć, udokumentować i we współpracy z organizacją wyciągnąć konsekwencję wobec osoby, której działanie zostało zakwalifikowane jako niewłaściwe.

Kolejną zaletą skorzystania z outsourcingu jest duża swoboda i poczucie bezpieczeństwa, jaką cieszą się sygnaliści. Nie muszą podawać swoich danych, a tym samym mogą zachować pełną anonimowość. Sygnalista w mniejszym zakresie obawia się, że jego tożsamość zostanie ujawniona, a on sam poniesie negatywne konsekwencje whistleblowingu np. w postaci zwolnienia, mobbingu czy jakiegokolwiek ostracyzmu wewnątrz organizacji. Dzięki temu jest on bardziej skłonny złożyć zawiadomienie o bezprawnych działaniach i przypadkach nadużywania prawa wewnątrz danej jednostki organizacyjnej.

Wydaje się, że w dzisiejszych czasach najłatwiejszy dostęp do takiego kanału informacji ma miejsce drogą internetową i że to z takiej formy najchętniej będą korzystać sygnaliści. Dodatkowo taki sposób nie zostałby obwarowany ograniczeniem czasowym bądź terytorialnym. Sygnalista mógłby zgłosić nadużycie wewnątrz organizacji z dowolnego zakątka świata.

Zdecydowanie bezpieczniejszym rozwiązaniem zarówno dla sygnalisty jak i organizacji jest skorzystanie z outsourcingu wykwalifikowanego podmiotu, niż zwracanie się do środków masowego przekazu. Taki podmiot będzie działał w interesie całej organizacji, a nie poszczególnych osób. Mniejsze jest prawdopodobieństwo ujawnienia danych sygnalisty lub możliwości jego identyfikacji niż w przypadku wykonywania tej działalności przez osoby wewnątrz organizacji. Gdyby informacja o nieprawidłowości pojawiła się w środkach masowego przekazu, a następnie okazała się nieprawdziwa, sygnalista mógłby obawiać się konsekwencji karnych za zniesławienie czy naruszenie dóbr osobistych. Jeżeli sprawą zająłby się niezależny podmiot, to w jego gestii jest przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego w celu stwierdzenia, czy faktycznie do takich naruszeń doszło. Tym samym sygnalista nie naraża się na sankcję karną oraz nie cierpi na tym reputacja organizacji.

Podmiot doświadczony w tego typu działaniach, prowadzący wiele takich spraw, jest lepiej przygotowany do oceny danej sytuacji. Prawidłowo przeprowadzony outsourcing pozwala zachować check and balance system oraz pełną dyskrecję wewnątrz danej organizacji. Jednostka, której powierzono outsourcing, pomaga zatem nie tylko sygnaliście, ale również organizacji, zapewniając mechanizm wspierający sygnalistę, a przy tym nienaruszający w nieuzasadniony sposób interesu organizacji.

Platforma IT i zewnętrzny doradca

Wszystkie opisane zalety skupia w sobie outsourcing w postaci dedykowanej platformy informatycznej oraz ściśle współpracująca zewnętrzna kancelaria prawna pełniąca niejako rolę ombudsmana, do której trafiać będą zgłoszenia sygnalistów. Takie rozwiązanie zapewnia przede wszystkim pełny profesjonalizm i gwarancję, że procedura zostanie wdrożona na najwyższym poziomie, z poszanowaniem praw obu stron. Wartością dodaną przy skorzystaniu z outsourcingu kancelarii jest przede wszystkim, co do zasady, wymóg zachowania przez jej pracowników (adwokatów, radców prawnych) tajemnicy zawodowej związanej z treścią otrzymywanych zgłoszeń. Tym samym podmiot korzystający z tak oferowanych usług może być pewien, że problem zostanie rozwiązany z zachowaniem najwyższych standardów poufności i staranności zawodowej.

Kadra zarządzająca korzystająca z usług zewnętrznych profesjonalnych podmiotów wykazuje się zachowaniem należytej staranności przy wypełnianiu obowiązków nałożonych Dyrektywą 2019/1937, dzięki czemu nie może zostać pociągnięta do odpowiedzialności za uchybianie obowiązkom nałożonym przez dyrektywę (oraz ustawę).

Zdaniem autorki

dr Paulina Ledwoń, radca prawny w kancelarii BDO Legal Łatała i Wspólnicy

Brak zgłaszania nieprawidłowości nie powoduje, że one znikają. Wręcz przeciwnie – narastają, a kiedy wyjdą na światło dzienne, mogą walnie przyczynić się do znacznego osłabienia reputacji podmiotu, a przy tym do zmniejszenia wiarygodności jego kadry zarządzającej oraz partnerów biznesowych. Organizacja budująca swoją opinię na pozytywnych wzorcach wzmacnia zaufanie zarówno pracowników wobec instytucji, jak i podmiotów zewnętrznych, zachęcając tym do przyszłej współpracy. Dlatego tak istotne jest opracowanie przejrzystych i efektywnych procedur zgłaszania nadużyć oraz takich, które będą w należyty sposób chronić sygnalistę przed działaniami odwetowymi.

Co istotne, whistleblowing dotyczy osób, które ujawniają niemoralne bądź nielegalne działania wewnątrz organizacji w dobrej wierze i z pobudek etycznych, a nie z chęci zysku czy dla szantażu korporacyjnego. Do nadużyć można zaliczyć m.in. korupcję, kradzieże, wszelkie malwersacje finansowe, łamanie praw pracowniczych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, mobbing, dyskryminację, molestowanie seksualne, fałszowanie dokumentów, nepotyzm, konflikt interesów i wiele innych. Te działania łączy to, że demoralizująco wpływają nie tylko na osoby z wewnątrz organizacji czy zewnętrznych partnerów, ale negatywnie oddziałują również na pozycję rynkową i renomę organizacji.