Inwentaryzacja - potwierdzenie salda jedną z podstawowych metod inwentaryzacji

Jesień jest napiętym okres w większości przedsiębiorstw, gdyż rozpoczyna się okres inwentaryzacji. Bardzo dobrym narzędziem analitycznym, które służy badaniu sytuacji majątkowej danej jednostki jest potwierdzenie salda.

Inwentaryzacja metodą potwierdzenia salda przeprowadzana jest w celu ustalenia, porównania i potwierdzenia:

·         stanu środków na rachunkach bankowych;

·         stanu należności z tytułu świadczenia usług i dostawy towarów;

·         stanu udzielonych pożyczek;

·         stanu własnych środków powierzonych kontrahentom.

To wierzyciel występuje z inicjatywą potwierdzenia salda. Jednak nie ma zakazu, żeby robił to dłużnik. Wierzyciel wysyła wypełniony dokument „potwierdzenie salda” i odczekuje aż dłużnik je potwierdzi. Jeżeli występują różnice w zapisach księgowych wierzyciela i dłużnika to trzeba je bezwzględnie wyjaśnić. W tym celu kontrahenci muszą się ze sobą skontaktować i ustalić skąd wynikają różnice w zapisach. Mogą to być różnice spowodowane brakującymi fakturami, błędnym księgowaniem, nieuregulowanymi odsetkami, różnym okresem ujęcia w księgach rachunkowych dokumentów księgowych. Potwierdzenie salda stanu środków na rachunku bankowym należy dokonać na ostatni dzień roku obrotowego. Najczęściej banki wysyłają dokument „potwierdzenie salda” do przedsiębiorców. Jednak gdy bank tego nie zrobi należy wystąpić o takie potwierdzenie. Natomiast inwentaryzację stanu należności z tytułu świadczenia usług i dostawy towarów można rozpocząć trzy miesiące przed zakończeniem roku obrotowego i należy ją skończyć do 15 dnia roku następnego.

Czytaj więcej:

Prawo w firmie

Jednorazowa amortyzacja - kiedy jest możliwa?

Amortyzacja w prawie podatkowym i bil...

Pro

Inwentaryzacji metodą potwierdzenia salda nie podlegają:

·         należności sporne i wątpliwe;

·         należności od osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej;

·         rozrachunki z tytułów publiczno-prawnych;

·         należności od kontrahentów, którzy prowadzą działalność gospodarczą, ale nie prowadzą ksiąg rachunkowych.

Elementy, które powinno zawierać potwierdzenie salda

W potwierdzeniu salda powinny znaleźć się następujące elementy:

·         dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa firmy, adres, NIP);

·         data wystawienia;

·         dzień, na który należy potwierdzić saldo;

·         numer faktury oraz data jej wystawienia;

·         kwota faktury;

·         pieczęć i podpis wystawcy;

·         miejsce na potwierdzenie salda lub stwierdzenie jego niezgodności.

Potwierdzenie salda drogą e-mail

Możliwe jest wysłanie kontrahentom potwierdzenia salda drogą elektroniczną. Nie jest to zabronione w ustawie. Dobrze żeby takie potwierdzenie salda było opatrzone podpisem kwalifikowanym. Taką formę potwierdzenia salda kontrahenci muszą uzgodnić pomiędzy sobą.