Przedsiębiorcy, których klientami są z reguły podmioty gospodarcze, decydują się czasem na ewidencjonowanie całej sprzedaży, także tej na rzecz osób fizycznych za pomocą faktur. Czy w takim przypadku muszą drukować dodatkowo paragon fiskalny?

Sprzedaż na rzecz osób fizycznych trzeba udokumentować. Przede wszystkim poprzez wystawienie paragonu fiskalnego. Uregulowano to w ustawie o podatku od towarów i usług w art. 111 ust. 1, w którym przeczytamy, że ,,Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących”. Podatnicy mają możliwość wystawienia faktury dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalność gospodarczą:

·         na żądanie nabywcy - osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej ma prawo zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury, nawet gdy wcześniej otrzymała paragon fiskalny. Sprzedawca wystawia fakturę w momencie, gdy klient zwróci mu paragon. Sprzedawca dopina go do kopii faktury, którą pozostawia u siebie. Sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę w terminie trzech miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż lub wykonanie usługi. Jeśli nabywca zjawi się później, sprzedawca nie ma obowiązku tego zrobić.

·         faktura dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, może zostać wystawiona przez sprzedawcę nawet gdy klient nie wyjdzie z taką inicjatywą. Wówczas dokumentem, który potwierdza sprzedaż i który przekazywany jest klientowi jest faktura. Fakturę dla klienta, który nie prowadzi działalności gospodarczej można wystawić zawsze. Nie zwalnia to jednak sprzedawców z obowiązku zaewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Paragon fiskalny nie trafia jednak do klienta, powinien on zostać podpięty pod kopię faktury, znajdującą się w księgowości firmy.

Zwolnienia

Rozporządzenie ministra finansów z 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących określa zwolnienia niektórych grup podatników i niektórych czynności z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. W rozporządzeniu tym wymieniono sytuację i czynności, które podlegają zwolnieniu z ewidencji. Przedsiębiorca może korzystać z:

·         zwolnienia podmiotowego - zasady wymienione w § 3 wymienionego rozporządzenia - zwolnienie ze względu na obrót. Wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekraczała w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 tys. zł.

·         zwolnienie ze względu na rodzaj czynności opodatkowanych jakie realizuje - § 2 ust. 1 rozporządzenia : ,,zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym (…) czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia.” Wymienione są m.in. dostawa towarów lub świadczenie usług: energii elektrycznej, usługi związane ze zbieraniem odpadów niebezpiecznych, usługi pocztowe i kurierskie, usługi telekomunikacyjne, czynności notarialne, dostawa nieruchomości. 

Rozporządzenie określa też, które transakcje muszą zostać bezwzględnie zarejestrowane na kasie fiskalnej i nie mogą korzystać ze zwolnienia. Określa to § 4 rozporządzenia, w myśl którego zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej nie stosuje się w przypadku dostawy m.in. : gazu płynnego, perfum, części i akcesoriów do pojazdów silnikowych, komputerów, wyrobów z metali szlachetnych, wyrobów tytoniowych oraz świadczenia usług: przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, taksówek, napraw pojazdów silnikowych, prawniczych, doradztwa podatkowego, fryzjerskich, kosmetycznych, wymiany opon.

Obowiązki

Podatnik ma obowiązek zaewidencjonowania sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego na kasie fiskalnej niezależnie od tego, czy wystawił fakturę czy też nie. Tylko w sytuacji, gdy transakcja jest zwolniona z obowiązku rejestracji na kasie fiskalnej jest możliwość odstąpienia od tego obowiązku, nawet jeśli sprzedaż została zaewidencjonowana fakturą.

Art. 106 h ust. 1 ustawy o VAT określa, że „W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.”

Nie obowiązuje przepis, który umożliwiałby zwolnienie z ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej w przypadku wystawienia faktury. Jeżeli podatnik nie korzysta ze zwolnień, wynikających z rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy fiskalnej, to każdorazowo wystawienie faktury, powinno być poprzedzone wystawieniem paragonu fiskalnego na rzecz nabywcy, który jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej lub rolnikiem ryczałtowym.