Po niemal trzech kwartałach obowiązywania regulacje dotyczące sygnalistów nadal budzą wiele wątpliwości. Nieprecyzyjne przepisy, niedostosowanie ustawy do realiów biznesu czy instrumentalne wykorzystywanie unormowań – to niektóre z wyłaniających się problemów przedsiębiorców. Po drugiej stronie znajdują się pracownicy i współpracownicy. Stosunkowo mała ilość zgłoszeń wskazuje na to, że ustawa o ochronie sygnalistów nie spełnia również ich oczekiwań.

Wokół ustawy o ochronie sygnalistów narosło wiele mitów. Warto jak mantrę przypominać podstawy, aby każdy z potencjalnych sygnalistów wiedział, co i w jaki sposób może zgłosić.

Podstawowe informacje

Przede wszystkim sygnalistą może być nie tylko pracownik. Ustawa wskazuje, że informacje o naruszeniu prawa mają być pozyskane „w kontekście związanym z pracą”. Jest to bardzo szerokie sformułowanie. Obejmuje ono między innymi zleceniobiorców, kontrahentów i osoby przez nich zatrudniane, członków organów, a nawet praktykantów czy wolontariuszy.

Jednocześnie, aby informujący miał status sygnalisty, zgłaszane naruszenie musi dotyczyć dziedzin wskazanych w ustawie. Czyli na przykład korupcji, ochrony środowiska, ochrony danych osobowych czy bezpieczeństwa produktów. Organizacje mogą dowolnie rozszerzać ten katalog w swoich wewnętrznych procedurach zgłoszeń. Nie muszą jednak tego robić. W tym kontekście warto podkreślić, że w ustawowym katalogu nie znalazło się prawo pracy. Oznacza to – w braku odmiennej regulacji wewnętrznej – że osoby zgłaszające naruszenia takie jak mobbing czy molestowanie nie zyskają statusu sygnalisty.

Mity, które zniechęcają do korzystania z procedury

W naszej codziennej praktyce spotykamy się z licznymi pytaniami ze strony klientów. Na ich podstawie dostrzegamy pewne powielane mity. Niestety zniechęcają one do wdrożenia i korzystania z procedury zgłoszeń zarówno organizacje, jak i potencjalnych sygnalistów. Warto zatem wyjaśnić te wątpliwości.

W pierwszej kolejności odczarujmy rolę samego sygnalisty. W powszechnym odczuciu może on kojarzyć się z „donosicielem”. Jednakże, sygnalista działa w interesie publicznym. Ustawowy katalog przewiduje bowiem takie kategorie spraw, które zasadniczo nie dotyczą jednostkowej sytuacji danej osoby. Sygnalista nie załatwia zatem swojej prywatnej sprawy.

Jednocześnie sygnalista to nie funkcja czy stanowisko. Należy wyraźnie podkreślić, że organizacje nie wyznaczają sygnalisty jako swego rodzaju „oficera”. Tym samym, sygnalista nie odnosi osobistych korzyści z dokonywanych zgłoszeń. W szczególności, co niestety nie zawsze jest oczywiste, nie zarabia on na tym.

Sygnalista nie jest nietykalny. Ustawa zakazuje podejmowania wobec sygnalisty działań odwetowych. Oznacza to tylko (lub aż) tyle, że sygnalista nie może spotkać się z niekorzystnym traktowaniem wyłącznie ze względu na dokonanie zgłoszenia. Jednakże nie wyłącza to podejmowania innych środków dyscyplinujących, ze zwolnieniem włącznie, jeśli sygnalista na przykład nie wywiązuje się ze swoich obowiązków pracowniczych. Płynie stąd porada dla potencjalnych sygnalistów: dokonywanie fikcyjnych zgłoszeń wyłącznie w celu ochrony przed zwolnieniem nie ma sensu. Takie instrumentalne wykorzystywanie procedury zgłoszeń nie zapewni bowiem prawnej ochrony.

Sygnalista nie zawsze musi pozostać anonimowy. Domyślny model przyjęty w ustawie przewiduje jedynie poufność tożsamości sygnalisty. Poufność to nie to samo, co anonimowość. Skoro dane sygnalisty mają zostać poufne, to dostęp do nich powinien mieć jedynie krąg uprawnionych osób. Dane te zostaną jednak utrwalone we właściwej dokumentacji. Zgłaszający muszą zatem liczyć się z tym, że jeśli zawiadomią o naruszeniu anonimowo, to ich zgłoszenie może pozostać nierozpoznane. Organizacje mogą oczywiście zdecydować o przyjmowaniu również anonimowych zgłoszeń. Jednak ponownie – nie muszą tego robić.

Specyficzne problemy grup kapitałowych

Na znaczne trudności we wdrożeniu procedury dla sygnalistów natrafiają spółki będące częścią grup kapitałowych. Spółki te często muszą wykonać istny regulacyjny szpagat, aby sprostać wymogom zarówno polskiej ustawy, jak i oczekiwaniom grupy. Międzynarodowe korporacje często bowiem posiadają również swoje własne procedury whistleblowingowe.

Rozwiązania przewidziane w grupach kapitałowych często wymuszają przekazywanie zgłoszeń do centrali. Polska ustawa wymaga jednak, aby sprawy były rozpoznawane lokalnie. Choć nie wyklucza to korzystania z pomocy zewnętrznych doradców czy outsourcowania pewnych czynności technicznych, to jednak odpowiedzialność za działania następcze powinna spoczywać na organizacji. Regulacje grupowe często jednak przenoszą lub rozmywają tę odpowiedzialność.

Katalogi naruszeń rozpoznawanych zgodnie z korporacyjnymi procedurami nierzadko nie pokrywają się z katalogiem ustawowym. Przykładowo, nie obejmują wszystkich dziedzin wskazanych w ustawie, a równocześnie włączają do procedury zupełnie inne obszary, których nie przewidział polski ustawodawca. Niekiedy wynika to także z różnic między lokalnymi prawodawstwami. Grupowe procedury zwykle bazują bowiem na prawie właściwym dla centrali.

Niejednokrotnie centralą grupy jest spółka zlokalizowana w innym państwie. W praktyce z reguły uniemożliwia to osobisty kontakt sygnalisty z osobami odpowiedzialnymi za przyjmowanie zgłoszeń. A przypomnijmy, że na wniosek sygnalisty należy zorganizować z nim takie bezpośrednie spotkanie.

Polska ustawa zdecydowanie nie ułatwia życia grupom kapitałowym. Brak w niej narzędzi, które realnie uwzględniałyby biznesowe uwarunkowania, takie jak współdzielenie różnych zasobów w ramach grupy. Przewidziana w art. 28 ust. 8 ustawy możliwość ustanowienia wspólnej procedury nie rozwiązuje problemów. Warunkiem ustanowienia wspólnej procedury jest bowiem zachowanie jej zgodności z ustawą. A – jak wskazujemy wyżej – w realiach grup kapitałowych jest to znacznie utrudnione. W ten sposób błędne koło grup kapitałowych się zamyka.

Dlaczego sygnalistów wciąż jest niewielu?

Na bazie doświadczeń naszych klientów możemy stwierdzić, że firmy wcale nie mierzą się z zalewem zgłoszeń. Wręcz przeciwnie – na razie pojawiają się tylko pojedyncze zgłoszenia. Podobny obraz wyłania się z pierwszych podsumowań Rzecznika Praw Obywatelskich. RPO jest organem, który również może przyjmować zgłoszenia (tzw. zgłoszenia zewnętrzne) od sygnalistów. W okresie od 27 grudnia 2024 roku do 31 marca 2025 roku do RPO skierowano ogółem 229 spraw, z czego rzecznik przyjął 79 zgłoszeń zewnętrznych, które spełniały warunki określone w ustawie. W chwili powstawania niniejszego artykułu, nie ma jeszcze dostępnych statystyk dotyczących zgłoszeń dokonywanych w podmiotach prywatnych.

Pojawia się zatem pytanie, z czego wynika stosunkowo niewielka ilość zgłoszeń sygnalistów. Można przypuszczać, że z praktycznymi problemami stykają się nie tylko organizacje, ale także właśnie (potencjalni) sygnaliści.

Wśród głównych przyczyn można wskazać niski poziom zaufania w organizacji. Potencjalni sygnaliści mogą obawiać się, że o ich zgłoszeniu dowie się na przykład szef, a oni sami poniosą z tego tytułu konsekwencje. Nie mniej ważne jest poczucie sprawczości. Sygnaliści powinni mieć poczucie, że zgłoszone przez nich naruszenia zostaną należycie zbadane, a nie zignorowane. Oprócz aspektów personalnych, równie ważną rolę odgrywają warunki techniczne. Stosowanie w organizacji właściwych narzędzi zapewniających poufność z pewnością sprzyja dokonywaniu zgłoszeń. Ogólna poczta mailowa czy skrzynka pod obstrzałem kamer monitoringu na pewno nie zachęca do sygnalizowania nieprawidłowości.

Tak samo ważne jest budowanie świadomości na wielu poziomach. Na pierwszym, podstawowym poziomie należy wskazywać pracownikom i współpracownikom odpowiednie kanały komunikacji. Organizacja powinna skutecznie informować o sposobach i zasadach dokonywania zgłoszeń. Na drugim poziomie należy także uświadamiać, że sygnalista to nie donosiciel. Kultura organizacyjna powinna bowiem zachęcać do komunikacji.

Z pewnością na ograniczoną ilość zgłoszeń w istotny sposób wpłynęły także rozwiązania przyjęte w ustawie. W szczególności domyślny brak anonimowości sygnalistów oraz wyłączenie prawa pracy z katalogu możliwych naruszeń. Nie ulega bowiem wątpliwości, że większość problemów, z którymi stykają się pracownicy, dotyczy aspektów prawnopracowniczych. Takich jak mobbing, naruszanie zasad BHP czy nieprzestrzeganie norm czasu pracy. Jednak takich nieprawidłowości co do zasady nie można zgłosić przez kanały dla sygnalistów.

Czy jesteśmy po dwóch stronach barykady?

Na koniec warto zadać sobie również pytanie, czy organizacja i sygnalista znajdują się po dwóch stronach barykady. Naszym zdaniem – nie. Sprawnie działający system zgłaszania naruszeń może przynosić korzyści obu stronom.

Sygnalista – co oczywiste – może realnie przeciwdziałać poważnym naruszeniom prawa. W pośredni sposób przyczynia się także do usprawniania działania swojej organizacji. Czyli środowiska, w którym funkcjonuje na co dzień.

Firma z kolei zapewnia zgodność z przepisami prawa i bezpieczeństwo pracowników oraz współpracowników. Buduje ponadto kulturę wzajemnego zaufania i przejrzystości. Szeroko pojęty whistleblowing stanowi także istotny element zarządzania firmą w duchu ESG (Environmental – Środowisko, Social – Społeczeństwo, Governance – Ład korporacyjny).

Szymon Szurgacz

radca prawny, of counsel w kancelarii Sendero Tax & Legal

Karolina Drapińska

aplikant radcowski w kancelarii Sendero Tax & Legal

Tekst powstał we współpracy z siecią Kancelarie RP