Reprezentacja pracodawcy w prawie pracy. Kto i na jakich zasadach może działać w jego imieniu

Kwestia reprezentacji pracodawcy w sprawach z zakresu prawa pracy ma istotne znaczenie zarówno w codziennej praktyce działów HR, jak i w przypadku sporów sądowych pracodawców z pracownikami. Nie bez znaczenia jest także w kontekście relacji ze związkami zawodowymi, które często wymagają konsultacji, negocjacji lub zawierania porozumień.

Krąg osób upoważnionych do działania za danego pracodawcę wyznaczany jest na podstawie art. 31 (1)  kodeksu pracy, zgodnie z którym za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba.

Sposób reprezentacji jednostek organizacyjnych w relacji z pracownikami jest zatem zdecydowanie bardziej elastyczny niż sposób reprezentacji uregulowany przez przepisy prawa cywilnego i handlowego. O ile bowiem w stosunkach cywilnoprawnych i prawa handlowego osoba prawna może działać tylko przez swoje organy statutowe, o tyle w stosunkach pracy jako pracodawca może ona działać także przez inną „wyznaczoną” osobę.

Może to z jednej strony stanowić ułatwienie w realiach funkcjonowania pracodawców, lecz z drugiej strony powodować wątpliwości w zakresie sposobu umocowania określonej osoby do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i granic tego umocowania.

Czynności w sprawach

Pod pojęciem czynności w sprawach z zakresu prawa pracy należy rozumieć wszystkie czynności materialnoprawne i proceduralne, dokonywane przez pracodawcę wobec pracowników, organów administracji, organów władzy publicznej, związków zawodowych czy też organizacji pracodawców. Sąd Najwyższy wyraził pogląd, że do katalogu czynności w sprawach z zakresu prawa pracy należy zaliczyć oświadczenia woli, oświadczenia wiedzy i inne czynności wywołujące skutki prawne (wyrok Sądu Najwyższego z 04.12.2024 r., I PSKP 39/23).

Katalog czynności w sprawach z zakresu indywidualnego prawa pracy obejmuje między innymi takie działania, jak zawieranie lub rozwiązywanie umów o pracę, udzielanie urlopów, kierowanie pracowników na badania, nakładanie kar porządkowych, wydawanie świadectw pracy, dokonywanie oceny pracowników.

Z kolei katalog czynności w sprawach z zakresu zbiorowego prawa pracy obejmuje przykładowo złożenie oświadczenia o wypowiedzeniu układu zbiorowego pracy, uzgadnianie treści aktów wewnątrzzakładowych z organizacjami związkowymi czy też zawieranie porozumień kończących spór zbiorowy.

Osoba wyznaczona

W art. 3(1) kodeksu pracy nie zostały wskazane, chociażby przykładowo, dopuszczalne sposoby wyznaczenia osoby upoważnionej do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy. Wyznaczenie może zatem nastąpić w każdy sposób ujawniający dostatecznie wolę reprezentowanego pracodawcy, w tym:

- poprzez udzielenie pełnomocnictwa;

- w umowie o pracę;

- w umowie cywilnoprawnej (np. w umowie zlecenia, umowie o świadczenie usług, kontrakcie menedżerskim);

- w statucie spółki;

- w aktach wewnętrznych obowiązujących u pracodawcy (np. w regulaminie pracy, regulaminie organizacyjnym).

Ważne, by wyznaczenie odbyło się poprzez, chociażby dorozumiane, złożenie oświadczenia woli pracodawcy i wyrażenie zgody przez osobę wyznaczoną (wyrok Sądu Najwyższego z 07.06.2018 r., II PK 07/18). Forma złożenia tego oświadczenia uzależniona jest od wewnętrznej regulacji w danej jednostce organizacyjnej.

Wyznaczenie osoby reprezentującej pracodawcę może nastąpić również na podstawie orzeczenia sądowego, czego przykładem jest wyznaczenie syndyka w postępowaniu upadłościowym lub zarządcy w postępowaniu sanacyjnym.

W orzecznictwie wskazuje się również, że wyznaczenie może wynikać także z utrwalonego zwyczaju zakładowego polegającego na występowaniu danej osoby bez formalnego umocowania jako reprezentanta pracodawcy, co pracodawca akceptuje (wyrok Sądu Najwyższego z 07.06.2018 r., II PK 07/18).

Dla zachowania pełnej przejrzystości i uniknięcia sporów dotyczących ważności określonej czynności prawnej dokonywanej przez osobę wyznaczoną warto unikać „wyznaczania” osób do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w sposób dorozumiany i zadbać o zapoznanie wszystkich pracowników z obowiązującym u pracodawcy systemem kompetencyjnym.

Często osobami wyznaczonymi do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy są pracownicy zarządzający określoną jednostką organizacyjną (np. zakładem lub działem), a także pracownicy działów HR. Warto jednak zauważyć, że osoba wyznaczona do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy nie musi być zatrudniona u danego pracodawcy.

Co więcej, w literaturze przyjmuje się, że osobą wyznaczoną do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy może być nie tylko osoba fizyczna, lecz także osoba prawna – na przykład zewnętrzna spółka konsultingowa lub wspomniany już syndyk masy upadłości pracodawcy będący spółką prawa handlowego.

Pracodawca może ponadto wyznaczyć więcej niż jedną osobę do dokonywania w jego imieniu czynności w sprawach z zakresu prawa pracy. Zakres ich umocowania może być tożsamy lub odmienny (np. ograniczać się wyłącznie do określonej jednostki organizacyjnej funkcjonującej w strukturze pracodawcy lub wyłącznie do czynności w sprawach z zakresu indywidualnego prawa pracy).

Warto zwrócić uwagę na fakt, że w przypadku, gdy pracodawcę będącego spółką reprezentuje organ kolegialny, za osobę wyznaczoną do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy nie można uznać automatycznie każdego z członków tego organu (wyrok Sądu Najwyższego z 03.04.2007 r., II PK 247/06). Modyfikacja zasad reprezentacji spółki przez członków zarządu w sprawach z zakresu prawa pracy wymaga wyznaczenia na zasadach wynikających z art. 31 kodeksu pracy.

Realizacja zdolności

Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem Sądu Najwyższego zasady reprezentacji pracodawców znajdują zastosowanie również w kontekście realizacji przez pracodawcę jego zdolności sądowej. Wynika to z faktu, że prawo procesowe ma charakter subsydiarny względem rozstrzygnięć prawa materialnego. Sąd Najwyższy wyraził ponadto pogląd, że art. 31 k.p., jako przepis szczególny, ma pierwszeństwo przed art. 38 k.c., zgodnie z którym osoba prawna działa przez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie i w opartym na niej statucie (wyrok Sądu Najwyższego z 21.04.2021 r., II PSKP 26/21, a także postanowienie Sądu Najwyższego z 14.05.2001 r., I PZ 9/01).