Czeka nas przejście od kultury tajemnicy do kultury otwartości. Firmy muszą przygotować się na nową rzeczywistość, w której pracownicy coraz częściej będą zadawać pytania: „Dlaczego zarabiam mniej niż inni na moim stanowisku?”, „Co mogę zrobić, by zarabiać więcej?”. To zmiana nie tylko prawna, ale przede wszystkim mentalna. Menedżerowie powinni być dobrze przygotowani do rozmów o finansach, tak aby móc prowadzić je uczciwie, spokojnie, z empatią, ale również używając jasnych, konkretnych i możliwych do zweryfikowania argumentów.
Konieczność uporządkowania schematu wynagrodzeń, chociaż narzucona przepisami, jest szansą na zwiększenie konkurencyjności firm na rynku pracy. Jest to możliwość odejścia od podejścia: „Chcesz zarabiać więcej? Zmień pracę”, i otwarcia pracownikom możliwości do poziomego awansu, czyli możliwości zwiększenia wynagrodzenia bez konieczności zmiany stanowiska czy pracodawcy.
Przygotowanie
W związku z nadchodzącymi zmianami w zakresie transparentności wynagrodzeń konieczne jest kompleksowe przygotowanie organizacji, zarówno od strony technicznej, jak i komunikacyjnej. Zakres przygotowań obejmuje wdrożenie nowoczesnych narzędzi HR i analityki danych, aktualizację regulaminów wewnętrznych oraz dostosowanie procesów do nowych wymogów prawnych. Dobre wdrożenie to gwarancja nie tylko spełnienia wymogów prawa, ale także stworzenia miejsca pracy, w którym ludzie czują się szanowani i wiedzą, że ich praca ma wartość, która jest uczciwie wynagradzana.
Kluczowym elementem przygotowań jest opracowanie lub aktualizacja wymagań, jakie stawia się pracownikowi na danym stanowisku, to będzie stanowić jasny punkt odniesienia, z którego będzie wynikać to, dlaczego jeden pracownik jest na niższym poziomie widełek płacowych, a drugi w górnym ich pułapie, choć obaj zajmują to samo stanowisko. Dzięki temu pracownik może otrzymać jasną informację, którego z kryteriów opisu stanowiska jeszcze nie spełnia i co powinien poprawić. Mogą to być kwestie odpowiednich uprawnień, znajomości systemu czy języka, ale również kwestie komunikacyjne, umiejętność współpracy w zespole czy dzielenia się wiedzą.
Nowe wyzwania
Zmiany prawne wymuszą na firmach rozwój kompetencji komunikacyjnych kadry zarządzającej w obszarze polityki wynagrodzeń. Przede wszystkim należy wzmocnić wśród menedżerów umiejętność otwartej i empatycznej rozmowy o pensjach, odnoszącej się do konkretnych, sprawdzalnych argumentów. Przejrzystość w tym obszarze zwiększa poczucie sprawiedliwości, które może wzmacniać satysfakcję lub motywację pracowników.
Warto nauczyć się mówić o finansach bez wstydu, lęku czy poczucia winy. Kadra zarządzająca musi nauczyć się słuchać i adekwatnie do zadanego pytania odpowiadać. W efekcie dobrze przeprowadzonej rozmowy pracownicy będą mieli poczucie, że ich praca jest doceniana, a wynagrodzenie adekwatne i uczciwe.
Nowy standard
Jawność wynagrodzeń to nie tylko unijny nakaz, ale też globalny trend. Wiele międzynarodowych korporacji przeprowadziło wartościowanie wynagrodzeń, nie czekając na nakaz wynikający z przepisów prawa. Międzynarodowe firmy śledzą trendy rynkowe dotyczące poszczególnych stanowisk, często podają widełki wynagrodzeń zarówno swoim pracownikom, jak i kandydatom do pracy.
Przejrzystość płac staje się dziś ważnym elementem budowania marki pracodawcy (employer branding).
Regulacje prawne
Zgodnie z nowelizacją kodeksu pracy, która wejdzie w życie 24 grudnia 2025 r., Polska rozpocznie wdrażanie przepisów unijnej dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń. Od tego dnia pracodawcy będą zobowiązani przekazać osobie ubiegającej się o zatrudnienie na danym stanowisku informację o przewidywanym wynagrodzeniu, jego początkowej wysokości lub przedziale, opartym na obiektywnych, neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci, oraz odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania (o ile takie obowiązują w danej firmie).
Informacje pracodawca zobowiązany jest przekazać z wyprzedzeniem, np. w ogłoszeniu o naborze na stanowisko, przed rozmową kwalifikacyjną lub przed nawiązaniem stosunku pracy (jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu), aby umożliwić zapoznanie się z nimi i zapewnić tym samym możliwość przeprowadzenia świadomych i przejrzystych negocjacji.
Od 24 grudnia br. każdy polski pracodawca będzie także zobowiązany, aby ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący. Jednocześnie pracodawca nie może żądać od pracownika informacji o dotychczasowym wynagrodzeniu.
Państwa członkowskie do pełnej transpozycji (czyli wdrożenia również w polski porządek prawny) dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania są zobowiązane najpóźniej do 7 czerwca 2026 r. Na ten moment nadal trwają prace nad polskimi zapisami w tej kwestii. Podkreślić należy, że zgodnie z dyrektywną pracodawca ma obowiązek ustalenia neutralnych płciowo kryteriów wynagradzania awansu i dostępu do szkoleń. Jeżeli zatrudnia co najmniej 100 osób, pracodawca będzie musiał także raportować różnice płacowe między kobietami a mężczyznami (największe firmy zatrudniające powyżej 250 osób od 2027 r., a od 2031 r. każda firma zatrudniająca co najmniej 100 osób).
Samym pracownikom nie będzie można zakazać rozmowy o ich wynagrodzeniach. Nie oznacza to jednak obowiązku dzielenia się informacją, ile zarabia poszczególna osoba, będzie to nadal informacja poufna dla działów HR, o ile sam pracownik nie zdecyduje inaczej.
Dyrektywa o jawności wynagrodzeń to wyzwanie także dla małych firm. Firmy zatrudniające poniżej 100 pracowników nie są co prawda objęte koniecznością wartościowania stanowisk pracy czy raportowania nierówności wynagrodzeń, jednak też będą musiały podawać informacje o średniej wynagrodzenia na danym stanowisku.
Jak się przygotować?
1.
Wykonaj audyt siatki płac i opisów stanowisk.
Zanim przystąpisz do wdrażania nowych przepisów, sprawdź, jak obecnie wygląda struktura wynagrodzeń w twojej firmie. Jeżeli twoja firma należy do firm zatrudniających powyżej 100 osób, przeprowadź ocenę wartości poszczególnych stanowisk, ustalając jasne kryteria, którymi będziesz się kierować. Upewnij się, że opisy stanowisk są aktualne, a zakresy obowiązków – jasno określone. Audyt pozwoli zidentyfikować potencjalne nierówności płacowe i przygotować dane potrzebne do późniejszego raportowania różnic wynagrodzeń.
2.
Ustal kryteria neutralne płciowo.
Przy określaniu zasad wynagradzania, awansów i dostępu do szkoleń kluczowe jest zdefiniowanie obiektywnych kryteriów oceny, takich jak doświadczenie, kompetencje, zakres odpowiedzialności czy wyniki pracy. Unikaj pojęć nieprecyzyjnych („zaangażowanie”, „dyspozycyjność”), które mogą być różnie interpretowane i prowadzić do nieświadomej dyskryminacji. Dobrze jest opracować wspólny słownik pojęć i kryteriów dla całej organizacji.
3.
Przeprowadź szkolenia dla menedżerów z prowadzenia rozmów o wynagrodzeniach i zasad komunikacji wewnętrznej.
Osoby zarządzające zespołami powinny umieć rozmawiać o płacach w sposób transparentny, spokojny i spójny z polityką firmy. Szkolenia pomogą im unikać nieporozumień, nieświadomych uprzedzeń oraz sytuacji, które mogą być postrzegane jako dyskryminacyjne. Warto też zadbać o jasny przekaz wewnętrzny, komunikacja o zmianach w zasadach wynagradzania powinna być zrozumiała i konsekwentna.
4.
Zapewnij współpracę między działem HR i prawnikami.
Wdrożenie nowych przepisów wymaga zarówno wiedzy kadrowej, jak i prawnej. Regularna współpraca tych zespołów pomoże nie tylko dostosować wewnętrzne procedury do wymagań dyrektywy, ale także stworzyć spójną, przejrzystą politykę wynagradzania. To również dobra okazja, by wzmocnić wizerunek firmy jako pracodawcy odpowiedzialnego i nowoczesnego.
5.
Zapewnij właściwą interpretację danych i komunikację wyników.
Pracownicy powinni rozumieć, w jaki sposób tworzone są kryteria wynagradzania i jak interpretować dane o różnicach płacowych. Niejasności mogą prowadzić do błędnych wniosków i poczucia niesprawiedliwości. Dlatego tak ważne jest, by wyniki analiz i decyzje płacowe były komunikowane w sposób zrozumiały i transparentny, to zapobiega napięciom i wzmacnia zaufanie do pracodawcy.
6.
Pamiętaj o sankcjach za brak wdrożenia przepisów.
Niedostosowanie się do nowych regulacji może skutkować karą grzywny do 30 000 zł. W przypadku ewentualnych sporów o dyskryminację to pracodawca, który nie wdrożył wymaganych zmian, będzie musiał udowodnić, że do nierównego traktowania nie doszło. W praktyce oznacza to znacznie trudniejszą pozycję procesową i realne ryzyko pogorszenia opinii o firmie jako pracodawcy.
Transparentność
Transparentność wynagrodzeń nie jest celem samym w sobie, lecz środkiem do budowania środowiska pracy opartego na szacunku, równości i efektywności. Właściwe wdrożenie nowych zasad może przynieść korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcom, i pomóc stworzyć organizacje, w których ludzie czują się doceniani i sprawiedliwie wynagradzani.
Anna Hoffman-Flatow
radca prawny, wspólnik JWP Legal
