Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest zaspokajanie – w miarę posiadanych środków – socjalnych potrzeb pracowników (art. 94 pkt 8 k.p.). W praktyce firmy najczęściej go realizują, tworząc zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.
Przymus tylko w budżecie
Taki obowiązek spoczywa na wszystkich pracodawcach prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, bez względu na liczbę zatrudnionych. Ciąży on też na pracodawcach ze sfery prywatnej w roku, w którym zatrudniają – według stanu na 1 stycznia – co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełny etat (art. 3 ust. 1 i 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 111; dalej ustawa o zfśs). Przy mniejszej liczbie zatrudnionych pracodawca może wybrać między tworzeniem funduszu a wypłatą świadczeń urlopowych.
Wszyscy pracodawcy – poza budżetówką – mogą jednak pod pewnymi warunkami zwolnić się zarówno z obowiązku utworzenia funduszu, jak i wypłacania świadczenia urlopowego (art. 3 ust. 3a i 3b oraz art. 4 ustawy o zfśs).
Przeznaczenie środków
To ze środków funduszu socjalnego prowadzona jest działalność socjalna, na którą składają się usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową (art. 2 pkt 1 ustawy o zfśs).
Ważna liczba etatów
Sam fundusz tworzy się zaś z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych (art. 5 ust. 1 ustawy o zfśs). Szczegółowe zasady ustalania liczebności załogi do celów naliczania odpisu określa rozporządzenie MPiPS z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43, poz. 349), wydane na podstawie art. 5 ust. 6 ustawy o zfśs. W myśl jego § 1 podstawę naliczenia odpisu na zfśs stanowi przeciętna planowana w danym roku liczba zatrudnionych, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).
