Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest terminowa wypłata prawidłowo obliczonego wynagrodzenia. Gdy je zaniży, powinien niezwłocznie uzupełnić brakującą kwotę.

Sprawa się komplikuje przy nadpłacie poborów. Możliwość odzyskania nadwyżki zależy od tego, z jakiego powodu do niej doszło. Zasadniczo mogą one być dwa – bez winy pracodawcy lub w wyniku jego pomyłki ?w obliczeniach.

Gdy okoliczności, z powodu których pracownik otrzymał wynagrodzenie za okres, za który nie miał do niego prawa, nie zależały od pracodawcy, może on odzyskać całą nadpłatę w najbliższym terminie płatności pensji. Nie jest mu do tego potrzebna zgoda podwładnego. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 11 października 1994 r. (I PRN 81/94).

Bez winy pracodawcy

Na ogół taka sytuacja następuje, gdy nieobecność zatrudnionego przypadła po dokonaniu wypłaty poborów za dany miesiąc (np. z powodu choroby czy urlopu bezpłatnego).

Odliczenia na podstawie art. 87 §7 kodeksu pracy mogą być dokonywane przed wszelkimi innymi potrąceniami – również obowiązkowymi – pod warunkiem, że pracodawca zrealizuje je w następnym terminie płatności. Odzyskanie nadpłaty po tym terminie jest możliwe wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody pracownika.

Rozwiązanie to można stosować w odniesieniu do nadpłaty wynagrodzenia za czas nieobecności pracownika, której pracodawca nie mógł przewidzieć, a która zaistniała po dacie wypłaty i dotyczy bieżącego okresu rozliczeniowego.

Nie zawsze jednak pracodawca jest w tak komfortowej sytuacji pod względem możliwości szybkiego odzyskania nadpłaconej kwoty. Może się np. okazać, że przewyższa ona wysokość wynagrodzenia należnego pracownikowi w następnym terminie płatności. Konieczne jest wtedy rozłożenie płatności na raty. Ponieważ jednak art. 87 §7 k.p. mówi, że zawyżoną pensję można odliczyć tylko w następnym terminie płatności, wykraczając poza ten termin, konieczna jest zgoda pracownika na potrącenie. Przy czym potrącenie na rzecz pracodawcy traci wtedy priorytetowy charakter. Trzeba więc pamiętać o przestrzeganiu kwoty wolnej od potrąceń i obowiązujących limitów.

Błąd w rachunkach

Jeśli powodem nadpłacenia wynagrodzenia jest pomyłka pracodawcy, aby odzyskać nadwyżkę, musi mieć zgodę pracownika na potrącenie (art.91 §1 k.p.). Tak jak w odniesieniu do wszelkich odliczeń fakultatywnych zatrudniony musi ją złożyć na piśmie, wskazując w nim konkretną wysokość wierzytelności.

Pomniejszanie płacy pracownika na podstawie oświadczeń czy upoważnienia na bliżej nieokreślone lub przyszłe zadłużenie jest niezgodne z prawem. Dokonując potrąceń dobrowolnych, należy pamiętać, że nie mogą one przekraczać 1/2 wynagrodzenia netto z zachowaniem kwoty wolnej.

Przykład

Przyjmijmy założenia ?z poprzedniego przykładu ?z tą różnicą, że nadpłata wynagrodzenia w wysokości 715,02 zł nastąpiła wskutek pomyłki służb kadrowych, ?a pracownik wyraził pisemną zgodę na jej potrącenie ?z pensji.

Kwota wolna od ujęć dobrowolnych na rzecz pracodawcy przy stosowaniu podstawowych kosztów uzyskania przychodów (111,25 zł) i przy stosowaniu kwoty zmniejszającej zaliczkę podatkową wynosi 1237,20 zł.

Wynagrodzenie netto za marzec po potrąceniu kwoty nadpłaconej w lutym:

2923,48 zł (wynagrodzenie netto za marzec) – 715,02 zł (kwota nadpłaty)

= 2,208,46 zł

Pracownikowi można potrącić 715,02 zł. Nie narusza to limitu kwoty wolnej, bowiem:

– 2923,48 zł x 0,5 = 1461,74 zł; 715,02 zł

– 2208,46 zł > 1237,20 zł.

Przykład

Pracownik zatrudniony na cały etat w podstawowym systemie czasu pracy wynagradzany jest miesięczną stawką ?w wysokości 4100 zł brutto. Po tym, jak otrzymał pełną pensję 21 lutego, 24 lutego dostarczył wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego od 24 do 28 lutego. Pracodawca wyraził zgodę. Spowodowało to jednak nadpłatę wynagrodzenia za czas urlopu bezpłatnego. Szef nie musi występować do pracownika o pisemną zgodę na potrącenie, jeśli odbierze nadpłatę ?w następnym terminie płatności.

Podwładny upoważnił pracodawcę do odliczania kwoty zmniejszającej zaliczkę na podatek (46,33 zł); przysługują mu podstawowe koszty uzyskania przychodu (111,25 zł).

Ze względu na pięć dni urlopu bezpłatnego pracownik powinien otrzymać za luty pensję za 40 godzin pracy mniej ?(5 dni x 8 godzin = 40 godzin). Należy ją ustalić następująco:

– ?wynagrodzenie brutto za jedną godzinę pracy:?4100 zł : 160 godzin (nominalny czas pracy w lutym) = 25,63 zł

– ?pensja za czas nieprzepracowany:?25,63 zł x 40 godzin urlopu bezpłatnego = 1025,20 zł

– ?wynagrodzenie za czas przepracowany:?4100 zł – 1025,20 zł = 3074,80 zł

Zgodę pracownika zastąpi tylko wyrok

Co się stanie, gdy nadpłata powstała wskutek pomyłki pracodawcy, a zatrudniony nie chce się zgodzić na jej potrącenie? Sytuacja nie jest prosta, bo to w gestii kierownictwa firmy leży nadzorowanie rzetelnego i bezbłędnego obliczania świadczeń należnych podwładnym. Mają oni więc prawo wierzyć, że mogą dowolnie dysponować otrzymanym wynagrodzeniem, bo jego wysokość została prawidłowo skalkulowana.

Jeśli pracownik dobrowolnie nie odda nadwyżki, szefowi pozostaje jedynie możliwość dochodzenia zwrotu długu w postępowaniu sądowym na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu. Szanse na korzystny dla pracodawcy są niewielkie, jeśli pracownik już te pieniądze spożytkował w dobrej wierze.