Bez zgody pracownika pracodawca może dokonywać potrąceń z wynagrodzenia za pracę tylko w przypadkach określonych w ustawie i przy zachowaniu odpowiedniej kolejności. Na pierwszym miejscu odliczeniu podlegają – w pełnej wysokości – kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który zatrudniony nie zachowuje prawa do pensji (art. 87 § 7 kodeksu pracy).
Regulacja ta dotyczy osób, którym wynagrodzenie wypłacane jest z góry, i obejmuje wyłącznie kwoty wypłacone przy poprzedniej pensji.
Kwestia ta była analizowana przez Sąd Najwyższy, który podkreślił, iż takie potrącenie nie wymaga zgody pracownika (I PRN 81/94) oraz że może ono dotyczyć jedynie płatności dokonanej w poprzednim okresie (I PRN 71/94).
Bez pytania o zdanie
W następnej kolejności z pensji można odliczyć:
- składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalną, rentową i chorobową) oraz zdrowotną,
- zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
W dalszej kolejności potrąceniu podlegają:
- sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych (są to prawomocne orzeczenia, ugody, decyzje administracyjne), przeznaczone na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych (alimenty na dzieci, małżonków, rodziców, renty o charakterze alimentacyjnym),
- sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
- zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi (kwoty wypłacone na pokrycie wydatków związanych z wykonywaniem pracy z obowiązkiem rozliczenia lub zwrotu),
- kary pieniężne z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników (za nieprzestrzeganie przepisów bhp lub przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się w zakładzie w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy).
Potrąceń na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych można dokonywać z pominięciem sądowego lub administracyjnego postępowania egzekucyjnego – w tzw. uproszczonej procedurze (art. 88 k.p.). Warunkiem jest złożenie przez wierzyciela stosownego wniosku.
Granice ujęć i kwoty wolne
Ustawodawca zakreślił granice, w jakich można dokonywać potrąceń. Na egzekucję świadczeń alimentacyjnych można zabrać do 3/5 wynagrodzenia, a na inne należności lub zaliczki pieniężne – do połowy pensji. Jednak potrącenia na należności inne niż alimenty nie mogą przekraczać (łącznie z zaliczkami) 1/2 wynagrodzenia, a łącznie z ujęciami alimentacyjnymi – 3/5 uposażenia.
Inaczej dokonuje się potrąceń na kary pieniężne. Można na nie zabrać maksymalnie 10 proc. wynagrodzenia po dokonaniu pozostałych potrąceń.
Poza granicami potrąceń k.p. zobowiązuje jednocześnie pracodawcę do respektowania kwot wolnych od ujęć – czyli zagwarantowania pracownikowi odpowiedniej wysokości pensji do wypłaty. Nie dotyczy to jednak egzekucji świadczeń alimentacyjnych.
Kwoty wolne od potrąceń stanowią równowartość:
- minimalnego wynagrodzenia za pracę – przy egzekucji świadczeń innych niż alimentacyjne,
- 75 proc. minimalnej płacy – przy potrącaniu zaliczek,
- 90 proc. minimalnego wynagrodzenia – przy potrącaniu kar pieniężnych.
Wysokość kwoty wolnej od potrąceń dla konkretnego pracownika zależy od tego, czy złożył pracodawcy PIT-2 (wniosek o zmniejszanie zaliczek na podatek dochodowy) oraz w jakiej wysokości przysługują mu koszty uzyskania przychodów.
Wysokość kwot wolnych od obowiązkowych potrąceń w 2013 r.
Rodzaj potrącenia
Bez PIT-2
Z PIT-2
Prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodu (111,25 zł)
Świadczenia alimentacyjne
–
–
Świadczenia inne niż alimentacyjne
1135,38 zł
1181,38 zł
Zaliczki
851,54 zł
886,04 zł
Kary pieniężne
1021,84 zł
1063,24 zł
Prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodu (139,06 zł)
Świadczenia alimentacyjne
–
–
Świadczenia inne niż alimentacyjne
1139,38 zł
1186,38 zł
Zaliczki
854,54 zł
889,79 zł
Kary pieniężne
1025,44 zł
1067,74 zł
Za zgodą pracownika
Inne niż wymienione wyżej należności można potrącić z pensji pracownika jedynie za jego zgodą wyrażoną na piśmie. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 1 października 1998 r. (I PKN 366/98), przyjmując, że w razie braku formy pisemnej zgoda na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia innych należności niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 k.p. jest nieważna (art. 58 § 1 k.c. w zw. z art. 91 i 300 k.p.).
Również w odniesieniu do dobrowolnych potrąceń ustawodawca wprowadził ograniczenia, które gwarantują pracownikowi określone kwoty pozostające do jego dyspozycji. Jeśli potrąceniu podlegają należności na rzecz pracodawcy, kwota wolna to równowartość minimalnej płacy przysługującej z tytułu zatrudnienia na cały etat (po odliczeniu składek społecznych, zdrowotnej oraz zaliczki na podatek). W przypadku innych należności kwota ta wynosi 80 proc. minimalnego wynagrodzenia.
Wysokość kwot wolnych od dobrowolnych potrąceń w 2013 r.
Rodzaj potrącenia
Bez PIT-2
Z PIT-2
Prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodu (111,25 zł)
Należności na rzecz pracodawcy
1135,38 zł
1181,38 zł
Inne należności
908,30 zł
945,10 zł
Prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodu (139,06 zł)
Należności na rzecz pracodawcy
1139,39 zł
1186,38 zł
Inne należności
911,50 zł
949,10 zł
Niepełny wymiar
Podane kwoty wolne od potrąceń stosuje się przy dokonywaniu ujęć z pensji osób zatrudnionych na pełny etat. Problematyczne jest natomiast ich wyliczenie w przypadku niepełnoetatowca.
W praktyce ukształtowały się dwie metody kalkulacji. Według pierwszej oblicza się je, mnożąc stawki dla pełnego etatu przez odpowiednio niższy wymiar czasu pracy. Zgodnie z drugą – należy ustalić minimalne wynagrodzenie netto dla konkretnego wymiaru etatu, a następnie pomnożyć je przez właściwy procent (odpowiedni do kategorii potrącenia).
Kłopot pojawia się również wtedy, gdy pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym lub zwolnieniu lekarskim.
Sytuację tę rozstrzygnął Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy w piśmie z 3 lipca 2008 r. (GPP-306-4560-457/08/PE). Stwierdził, że przy obliczaniu potrąceń należy stosować kwotę wolną właściwą dla wymiaru czasu pracy danej osoby.
Oznacza to, że pracownika, który w trakcie miesiąca był nieobecny z przyczyn usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych (nie ma znaczenia przyczyna absencji), chroni pełna miesięczna kwota wolna, obniżona ewentualnie odpowiednio do rozmiaru jego zatrudnienia. Nawet pracownik, który przepracował jeden dzień w miesiącu, ma zatem prawo do pełnej kwoty wolnej.
Niesłusznie zabrane
Dokonywanie bezpodstawnych potrąceń z wynagrodzenia za pracę jest wykroczeniem przeciwko prawom pracowniczym. Stosownie do art. 282 § 1 pkt 1 k.p. naruszenie takie podlega karze grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł. Odpowiedzialność z tego tytułu ciąży na pracodawcy lub osobie działającej w jego imieniu.
— Autorka jest radcą prawnym w Kancelarii Radcy Prawnego A. Ciastek-Zyska
