ZFŚS: Do końca września kolejny przelew na konto socjalne

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej zfśs) tworzy się z corocznego odpisu podstawowego naliczanego odpowiednio do przeciętnej liczby zatrudnionych (art. 5 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, tekst jedn. DzU z 28 maja 2012 r., poz. 592 ze zm.; dalej ustawa o zfśs).

Aby ustalić jego wysokość, trzeba określić przeciętną planowaną w danym roku kalendarzowym liczbę zatrudnionych (którą koryguje się na koniec roku), w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Tak wynika z rozporządzenia MPiPS z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43, poz. 349).

Zaplanuj, zlicz, skoryguj

Aby ustalić stan zatrudnienia, trzeba:

- zsumować przeciętną liczbę pracowników zatrudnionych w poszczególnych miesiącach,

- wynik podzielić przez 12 (nawet jeśli pracodawca działał w okresie krótszym niż rok kalendarzowy albo naliczał odpis na niepełny rok).

Ustawa o zfśs oraz wydane do niej przepisy wykonawcze milczą na temat sposobów ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach. Przyjęły się tu trzy metody statystyczne. Każdy pracodawca może wybrać odpowiednią dla siebie, właściwą do stopnia zmienności w zatrudnieniu w firmie. Te metody to:

- uproszczona

– polega na podzieleniu sumy pracowników zatrudnionych tylko w pierwszym i w ostatnim dniu miesiąca przez 2; zalecana jest w firmach o stabilnym stanie zatrudnienia

- średniej chronologicznej

– w tym przypadku  przeciętny stan zatrudnienia w danym miesiącu oblicza się sumując połowę stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca ze stanem zatrudnienia w 15. dniu miesiąca, a następnie dzieląc wynik przez 2; ten sposób zaleca się stosować w firmach, w których rotacja w zatrudnieniu jest niewielka

- średniej arytmetycznej

– polega na zsumowaniu stanu zatrudnionych ze wszystkich poszczególnych dni miesiąca, łącznie z dniami wolnymi od pracy, a następnie podzieleniu tak uzyskanej sumy przez liczbę dni w miesiącu; najlepsza w przypadku firm, w których często dochodzi do roszad w zatrudnieniu.

Po zastosowaniu wybranej metody, za pomocą której zostanie obliczona średnia liczba zatrudnionych w każdym miesiącu, należy dodać je wszystkie do siebie i wynik podzielić przez 12. Następny krok to wyliczenie kwoty odpisu na dany rok.

Stawki odpisów...

Odpis podstawowy na jednego pracownika zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach wynosi 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w jego drugim półroczu – jeżeli wynagrodzenie to było wyższe w tym okresie.

Dla każdej osoby pracującej w warunkach szczególnych lub w szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych odpis jest wyższy i wynosi 50 proc. przeciętnej płacy. Na pracowników młodocianych dokonuje się znacznie niższych odpisów. Wynoszą one:

- 5 proc. przeciętnego wynagrodzenia – w pierwszym roku nauki

- 6 proc. przeciętnego wynagrodzenia – w drugim roku nauki

- 7 proc. przeciętnego wynagrodzenia – w trzecim roku nauki

W 2013 r. jako podstawę naliczenia odpisów cały czas przyjmuje się wynagrodzenie w wysokości 2917,14 zł (z drugiego półrocza 2010 r.).

... i zwiększeń

Pracodawca może według uznania zwiększyć podstawowy odpis o 6,25 proc. średniej pensji na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. Gdy firma sprawuje opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, może zwiększyć fundusz o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia na każdą taką osobę.

Z kolei pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu, mogą zwiększyć zfśs na każdą zatrudnioną osobę o 7,5 proc. średniej płacy, pod warunkiem, że całość tego zwiększenia przeznaczą na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego. Powyższych zasad naliczania odpisów nie stosują placówki oświatowe, które obowiązują odrębne przepisy w tym zakresie.

Konieczność korekty

Ustaloną na początku roku kwotę wpłaca się w dwóch ratach (choć można też od razu uregulować całość). Pierwszą transzę, stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości naliczonych odpisów obowiązkowych, pracodawca musi wpłacić na rachunek zfśs do końca maja. Resztę środków (tj.  pozostałe 25 proc. odpisów obowiązkowych oraz dobrowolne zwiększenia) wpłaca natomiast do końca września danego roku.

Roczne hipotezy co do liczebności zatrudnienia najczęściej jednak nie odzwierciedlają rzeczywistości, w związku z czym ustalone na początku kwoty odpisów maleją lub rosną. Jeśli przed wpłatą którejś z rat nastąpią zmiany w zatrudnieniu, to można ponownie przeliczyć wysokość odpisu uwzględniając te zmiany i przelać środki w poprawionych kwotach. Ostatecznej korekty odpisów na zfśs w 2013 r. trzeba natomiast dokonać do końca grudnia.

Przykład

Zakład odzieżowy zatrudniał 1 stycznia 2013 r.:

- na umowy o pracę – 35 pracowników, w tym: 26 osób na cały etat (2 na urlopie wychowawczym, 3 na macierzyńskim), 4 osoby na 1/2 etatu, 2 na 1/4, 1 na 3/4, 2 na 1/8 i 1 na 7/8

- 6 zleceniobiorców

- 3 wykonawców dzieła

Najpierw należy przeliczyć niepełne etaty, mnożąc liczbę osób na danej części etatu przez ułamek dziesiętny odpowiadający tej części:

4 x 0,5 etatu = 2 etaty

2 x 0,25 etatu = 0,5 etatu

1 x 0,75 etatu = 0,75 etatu