Nie zawsze da się uniknąć błędów przy naliczaniu pracownikom wynagrodzeń lub świadczeń. Gdy stanie się to na niekorzyść pracownika, jest bezsporne, że szef szybko naprawia skuchę. W odwrotnej sytuacji pracodawcy czasami trudno odzyskać od podwładnego nienależne mu pieniądze. Oczywiście dotyczy to tylko tych przypadków, w których ten odmawia dobrowolnego ich zwrotu.

Co wynika z przepisów

Tym samym pozostawia szefowi wyłącznie drogę sądowego dochodzenia roszczeń. Ich podstawą, zgodnie z art. 300 k.p., będą odpowiednio stosowane przepisy kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu, a ściślej o tzw. nienależnym świadczeniu.

W myśl art. 410 § 2 k.c. „świadczenie jest nienależne, jeżeli ten, kto je spełnił, nie był w ogóle zobowiązany lub nie był zobowiązany względem osoby, której świadczył, albo jeżeli podstawa świadczenia odpadła lub zamierzony cel świadczenia nie został osiągnięty, albo jeżeli czynność prawna zobowiązująca do świadczenia była nieważna i nie stała się ważna po spełnieniu świadczenia". Pomyłki pracodawcy  na swoją niekorzyść bez wątpienia mieszczą się w pojęciu takiego świadczenia. Co do zasady więc, na podstawie art. 410 §1 k.c. w zw. z art. 405 k.c. pracownik powinien je zwrócić.

Tyle zasada ogólna. Przy zwrocie nienależnego świadczenia ma ona jednak istotny wyjątek, a to za sprawą art. 409 k.c. Stanowi on, że „obowiązek wydania korzyści lub zwrotu jej wartości wygasa, jeżeli ten, kto korzyść uzyskał, zużył ją lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony, chyba że wyzbywając się korzyści lub zużywając ją, powinien był liczyć się z obowiązkiem zwrotu".

Zważywszy na to, że przy uchybieniach w naliczaniu wynagrodzeń i świadczeń roszczenia nie opiewają na wysokie kwoty, zatrudnieni najczęściej tłumaczą się, że nie byli świadomi, że wypłacono im coś, co im się nie należało, a było jedynie wynikiem pomyłki pracodawcy.

Wyspecjalizowana kadra

Skuteczności procesowej takich wyjaśnień sprzyja orzecznictwo. Przyjmuje ono, że pracownik ma prawo uważać, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest spełniane zasadnie i zgodnie z prawem, a więc nie musi liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu (art. 409 k.c.). Tak wynika z wyroków Sądu Najwyższego z 7 sierpnia 2001 r. (I PKN 408/00) i 9 stycznia 2007 r. (II PK 138/06).

Udowodnienie, że podwładny miał świadomość uzyskania korzyści majątkowej kosztem pracodawcy, bywa trudne, a przy niewielkich pomyłkach wręcz niemożliwe.

Niewątpliwie liczenie się z obowiązkiem oddania będzie miało miejsce od chwili, gdy szef poinformuje o tym pracownika. Może to jednak nie wystarczyć do zasądzenia zwrotu należności. Jeżeli do dnia uzyskania wiedzy, że otrzymał korzyść majątkową bez podstawy prawnej, podwładny rozdysponował ją na codzienne potrzeby i już nie jest wzbogacony, odpada przesłanka roszczenia pracodawcy (zob. wyrok SN z 8 czerwca 2010 r., I PK 31/10).

Lojalność wobec kolegów

Bywa, że pracodawcy, którzy nie mogą odzyskać bezpodstawnie wypłaconych kwot, kierują roszczenia odszkodowawcze przeciwko tym pracownikom, którzy zawinili takiej wypłacie. Opierają je o art. 114 i następne k.p. i trudno im odmówić takiego prawa. Czasami warto, aby wzięli to pod uwagę ci, którzy mimo pełnej świadomości, że nienależne świadczenie było wynikiem pomyłki innego pracownika, stanowczo odmawiają zwrotu. Nie tylko formalna poprawność, ale również zwykła lojalność wobec innych zatrudnionych też powinna się liczyć.

—Grzegorz Orłowski, radca prawny w spółce z o.o. Orłowski, Patulski, Walczak

Od szefa wymagamy więcej

O ile w odniesieniu do szeregowych pracowników nie stosuje się zbyt wygórowanych miar staranności (krytycyzmu) przy ustaleniu, czy mieli świadomość uzyskania nienależnego świadczenia, to inaczej podchodzi się do tego wobec menedżerów wysokiego szczebla. Przykładem może być teza wyroku SN z 6 marca 2012 r. (I PK 149/11). Zgodnie z nią „pracownika zatrudnionego na stanowisku członka zarządu spółki z o.o. obowiązuje podwyższona miara profesjonalnej staranności pracowniczej wymagana na kierowniczym stanowisku pracy, która wyklucza nieświadome pobranie wynagrodzenia za pracę ponad ustawowo wyznaczone, maksymalne limity określone w ustawie z 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (DzU nr 26, poz. 306 ze zm.). Co oznacza, że taki pracownik powinien liczyć się z obowiązkiem zwrotu nienależnie uzyskanych korzyści przekraczających te limity (art. 409 k.c. w związku z art. 300 k.p.)".