Niepełną trzynastkę trzeba uzupełnić

- Wypłacamy pracownikom nagrody roczne za 2012 r. Jedna z pracownic otrzymała w styczniu 2013 r. nagrodę w pomniejszonej wysokości, gdyż sporo w ubiegłym roku chorowała oraz korzystała ze zwolnień na chore dzieci. W lutym 2013 r. znów przyniosła zwolnienie lekarskie za czas opieki nad chorym dzieckiem.

Czy i w jaki sposób wliczyć tę nagrodę do podstawy wymiaru zasiłku opiekuńczego, jeśli jest ona proporcjonalnie zmniejszana za czas nieobecności? Czy należy ją uzupełniać, jeśli pracownica przepracowała mniej niż połowę roku? –

pyta czytelniczka.

Świadczenie przysługujące za okresy roczne wlicza się do podstawy wymiaru zasiłków, jeśli:

- jest ono zmniejszane za okresy nieobecności w pracy,

- stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Z pytania wynika, że oba warunki zostały spełnione. Nagroda roczna jako przychód ze stosunku pracy nie jest wyłączona z podstawy oskładkowania, więc opłaty do ZUS trzeba było obowiązkowo naliczyć. Ponadto pracownica otrzymała ją za ubiegły rok w okrojonej wysokości ze względu na zwolnienia lekarskie i pobór świadczeń chorobowych oraz opiekuńczych.

W lutym pracownica uzyskała prawo do zasiłku opiekuńczego. Jeśli nagroda nie przysługuje za okres odbierania tego zasiłku, to należy ją przyjąć ustalając podstawę wymiaru tego świadczenia.

Za dłuższe okresy

Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku opiekuńczego stosuje się te same zasady, które obowiązują przy obliczaniu zasiłku chorobowego. Wynika to z art. 47 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm., dalej ustawa zasiłkowa).

Ustawa zasiłkowa, odnosząc się do składników wynagrodzenia tworzących podstawę wymiaru świadczeń, dzieli je na:

Składniki roczne dopełnia się również wtedy, gdy pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy

- miesięczne,

- kwartalne,

- roczne,

- inne, np. dwu- czy czteromiesięczne.

Premie, nagrody i inne składniki płacy należne za okresy miesięczne wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia świadczenia. Z kolei składniki wynagrodzenia, które przysługują za okresy dłuższe niż miesiąc wciąga się do podstawy zasiłkowej w wysokości stanowiącej 1/12 kwot/kwoty wypłaconej pracownikowi odpowiednio za cztery kwartały lub za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

1/12 całości

Zatem składnik roczny trzeba wliczyć do podstawy wymiaru zasiłku w wysokości 1/12 kwoty należnej za rok poprzedzający miesiąc uzyskania prawa do świadczenia. Skoro jednak pracownica nie otrzymała go w pełnej wysokości z uwagi na usprawiedliwione nieobecności, to przed ustaleniem tej proporcji nagrodę trzeba uzupełnić. Taka możliwość przysługuje pod warunkiem, że zgodnie z przepisami płacowymi trzynastka została zmniejszona w sposób proporcjonalny.

Składniki roczne uzupełnia się tak jak miesięczne zmienne, czyli należy kolejno:

- podzielić faktycznie wypłaconą kwotę za dany rok przez liczbę dni, za które przysługiwała,

- pomnożyć wynik przez liczbę dni, które pracownik miał obowiązek przepracować w tym roku, zgodnie ze swoim wymiarem czasu pracy

W przypadku np. trzynastek można też posłużyć się metodą uzupełniania składników stałych. Można ją bowiem obliczyć jako 8,5 proc. pełnego wynagrodzenia, jakie miał osiągnąć pracownik w minionym roku.

Dniówki bez znaczenia

W przypadku składników miesięcznych w podstawie zasiłkowej pomija się te miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy. Gdy wypracował co najmniej 50 proc. swego miesięcznego wymiaru, przychód z tego miesiąca trzeba przyjąć albo w wysokości faktycznie wypłaconej albo po uzupełnieniu (wspomniany art. 38 ust. 2 ustawy zasiłkowej). Zależy to oczywiście od tego, w jaki sposób ten składnik jest zmniejszany za czas niezdolności do pracy (proporcjonalnie czy inaczej).

Przepisy ustawy zasiłkowej nie regulują kwestii, czy do składników za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, trzeba – tak jak w przypadku składników miesięcznych – policzyć, ile pracownik przepracował z obowiązkowego wymiaru w danym kwartale czy roku. Nie ma tu odesłania do art. 38 ust. 2 ustawy zasiłkowej.

W przypadku składników należnych za dłuższe okresy nie ma znaczenia liczba dni przepracowanych w roku czy kwartale. Należy je uwzględniać na ogólnych zasadach – czyli albo po dopełnieniu albo w kwocie rzeczywiście uiszczonej, oczywiście w wartości 1/12.

Co prawda w art. 42 ustawy zasiłkowej nie ma też odesłania do art. 37, który mówi o sposobie uzupełniania elementów miesięcznych. Jednak takiego uzupełnienia się dokonuje również w odniesieniu do tych za dłuższe okresy. Wskazówką pozostaje komentarz do omawianej ustawy opracowany przez ZUS.

Wynika z niego, że bez względu na długość przepracowanego czasu w danym kwartale/roku, premię czy nagrodę trzeba ująć w podstawie zasiłkowej, jeśli nie przysługuje ona za okres pobierania świadczeń zasiłkowych. Ważny jest tu tylko sposób zmniejszania składnika. Od niego zależy, jaka kwota podwyższy podstawę zasiłkową.

Przykład

Pracownica ma prawo do nagrody rocznej za 2012 r. Otrzymała ją w styczniu 2013 r. w wysokości 2851 zł.

Z obowiązującego w firmie regulaminu wynagradzania wynika, że świadczenie jest proporcjonalnie zmniejszane za okresy nieobecności w pracy spowodowane pobieraniem wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego (przysługuje tylko za dni pracy).

Pracownica zachorowała w lutym. Przysługuje jej wynagrodzenie chorobowe. Z obowiązkowych 252 dni do przepracowania w 2012 r. kobieta zdążyła popracować 105 dni.

Do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy przyjąć kwotę 491,98 zł, co wynika z poniższego wyliczenia:

– uzupełnienie:

2851 zł : 105 dni = 27,15 zł

27,15 zł x 252 dni = 6841,80 zł

– kwota do wliczenia do podstawy zasiłkowej:

6841,80 zł – 13,71 proc. = 5903,79 zł

5903,79 zł : 12 = 491,98 zł. -

Uprzednia analiza zasad wypłaty

Zanim konkretny składnik płacowy zwiększy dany rodzaj zasiłku, konieczne jest sprawdzenie, czy rzeczywiście nie przysługuje za okres jego pobierania – czy np. opieka nad chorym dzieckiem bądź absencja pracownika wpływają na prawo do premii bądź nagrody i na jej wysokość, a także według jakich kryteriów jest przyznawana.

Pomija się bowiem te elementy, które są przyznawane i wypłacane niezależnie od oceny pracy pracownika lub nie są uzależnione bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy poszczególnych zatrudnionych, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy (gdy absencja pracownika nie ma znaczenia).

Jeśli dany składnik faktycznie jest zmniejszany za okresy pobierania zasiłków, należy jeszcze ustalić zasady redukcji jego wysokości – czy świadczenie jest zmniejszane proporcjonalnie do okresu przepracowanego, czy inaczej, np. procentowo czy kwotowo. Tylko w pierwszym przypadku taką niepełną nagrodę czy premię można uzupełnić przed jej wliczeniem do podstawy wymiaru zasiłku.

Składniki wynagrodzenia pomniejszane na podstawie przepisów płacowych za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, ale nie w sposób proporcjonalny, uwzględnia się licząc podstawę wymiaru zasiłku w kwocie faktycznej, bez uzupełniania. Tak samo należy robić, gdy przepisy płacowe nie zawierają wyraźnych postanowień o sposobie zmniejszania wysokości składnika wynagrodzenia za okres pobierania zasiłku, a pracownik nie zachowuje za ten czas prawa do tego składnika.-