Odpisy na ZFŚS trzeba skorygować na koniec roku

Wysokość odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (zfśs) właściwych dla 2013 r. będzie taka sama jak w poprzednim roku.

W 2013 r. będziemy je liczyć na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w drugiej połowie 2010 r. – 2917,14 zł (art. 1 ustawy z 7 grudnia 2012 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z realizacją ustawy budżetowej (została skierowana do Senatu). Oznacza to, że odpisy na zfśs zostały zamrożone po raz trzeci z rzędu.

Finalny bilans

Odpisy na zfśs przekazywane na jego konto w dwóch ratach w 2012 r. oblicza się według planowanego średniorocznego stanu zatrudnienia przeliczonego w przeważającej mierze na pełne etaty. Na koniec roku trzeba skorygować pieniądze znajdujące się na rachunku zfśs na podstawie faktycznego przeciętnego stanu zatrudnienia w 2012 r. ujętego w pełnych etatach.

Jeśli ten wskaźnik okaże się wyższy od planowanego średniego zatrudnienia, trzeba przekazać odpowiednią pulę na konto zfśs. Sumy te mamy obowiązek wydać w 2013 r. na cele socjalne zgodnie z regulaminem zfśs.

W przeciwnym razie, gdy faktyczne średnie zatrudnienie było niższe od planowanego w 2012 r., pracodawca ma prawo odjąć stosowną kwotę z rachunku zfśs – pod warunkiem, że są tam jakieś pieniądze. Jeżeli konto zfśs 31 grudnia 2012 r. jest puste, różnicy nie wolno ściągnąć ze środków socjalnych przekazywanych na rachunek zfśs w 2013 r.

Rachunki 1 stycznia

Według stanu zatrudnienia z 1 stycznia 2013 r. przeliczonego na pełne etaty pracodawcy z sektora prywatnego ustalają też charakter swoich obowiązków socjalnych w danym roku kalendarzowym. Jeśli wynosi ono przynajmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, muszą tworzyć zfśs. Mogą jednak uwolnić się od tego wymogu, gdy spełnią pewne formalności.

Jeśli stan zatrudnienia z 1 stycznia 2013 r. będzie niższy od 20 pełnych etatów, zakład wybiera między prowadzeniem zfśs a wypłatą świadczeń urlopowych. Stanu zatrudnienia 1 stycznia 2013 r. nie muszą kontrolować jednostki budżetowe ani samorządowe zakłady budżetowe. Te podmioty zakładają zfśs bez względu na liczebność załogi i nie mają prawa od niego odstąpić.

Rezygnacja do 31 grudnia i 31 stycznia

Do końca 2012 r. powinny też zmienić regulaminy wynagradzania bądź układy zbiorowe pracy zakłady spoza sfery budżetowej, zatrudniające 1 stycznia 2013 r. przynajmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, które chcą w nowym roku zrezygnować z tworzenia zfśs. Korekta regulaminu płacowego albo układu zbiorowego pracy powinna wejść w życie najpóźniej 31 grudnia 2012 r.

Są bowiem wątpliwości, czy od obowiązku naliczania odpisów na zfśs można odstąpić w ciągu roku kalendarzowego. Część ekspertów twierdzi, że nawet dopuszczając takie rozwiązanie, jest ono kłopotliwe do wdrożenia w praktyce. Zasadnicza trudność polega przy tym na wymogu naliczenia odpisów za część roku kalendarzowego.

Również mniejsi pracodawcy, zatrudniający 1 stycznia 2013 r. poniżej 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty, mają prawo całkowicie zrezygnować z obowiązków socjalnych. W tym celu informację o tym, że nie tworzą zfśs i nie wypłacą świadczeń urlopowych w 2013 r., przekazują pracownikom do końca stycznia 2013 r. Przekroczenie jednak tego terminu nie skutkuje tworzeniem zfśs czy uiszczaniem świadczeń urlopowych w nowym roku kalendarzowym.

Takie pismo mały zakład może dostarczyć podwładnym również po 31 stycznia 2013 r. (wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z 1 marca 2007 r., I OSK 814/06 i Sądu Okręgowego w Warszawie z 15 stycznia 2008 r., XII Pa 442/07).

Przykład

Zakładamy, że spółka 1 stycznia będzie zatrudniała pracowników na 16,78 etatu i przekaże personelowi do końca stycznia wiadomość, że w 2013 r. nie będzie tworzyła zfśs. Taka informacja oznacza, że pracodawca zdecydował się w 2013 r. wypłacać załodze świadczenia urlopowe.

Aby w pełni zrezygnować z obowiązków socjalnych, spółka powinna rozkolportować wśród zatrudnionych informację, że w 2013 r. nie będzie prowadzić zfśs ani uiszczać świadczeń urlopowych (odpowiedź Ministerstwa Pracy i Polityki Socjalnej na pytanie „Rzeczpospolitej" z 15 września 2006 r.). Taką wiadomość wolno przekazać również po 31 stycznia 2013 r.r

Dla nauczycieli

Odpis na zfśs za nauczycieli to iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110 proc. kwoty bazowej obowiązującej 1 stycznia danego roku.

Chodzi o kwotę bazową dla obliczania średniego wynagrodzenia nauczycieli (art. 30 ust. 3 Karty nauczyciela), którą określa co roku ustawa budżetowa.