Art. 8. Świadczenia socjalne
1. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
2. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
2a. (uchylony)
3. Związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot Funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na Fundusz
.
Komentarz
Pracownicy i inne uprawnione osoby mogą się starać o ulgowe usługi i świadczenia z zfśs w zależności od ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej (art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs). W praktyce najczęściej spotykanym kryterium socjalnym jest dochód przypadający na członka rodziny uprawnionej osoby.
Udzielając wsparcia z zfśs, pracodawca musi zatem zweryfikować całokształt sytuacji finansowej zainteresowanego. Dlatego ma prawo żądać od zainteresowanych danych osobowych innych niż pozwala art. 22
1
§ 1
(np. wysokości dochodu przypadającego na członka rodziny pracownika) oraz dokumentów potwierdzających ich sytuację życiową, rodzinną i materialną.
Ustawa o zfśs nie precyzuje jednak, jakich konkretnie danych można zażądać. Dlatego kwestie te należy sprecyzować w regulaminie socjalnym (art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs). Przy czym zakład może zbierać dane osobowe adekwatnie do celu, jaki chce osiągnąć (tu sprawdzenie kryterium socjalnego). Ponadto ma zakaz zbierania danych:
- niemających znaczenia,
- o większym niż konieczny stopniu szczegółowości,
- zbieranych „na przyszłość" (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych).
Szef ma zatem prawo żądać od uprawnionego zaświadczenia o zarobkach uzyskiwanych u innego pracodawcy czy zeznania PIT o podatku dochodowym zapłaconym za poprzedni rok kalendarzowy, w tym PIT o wspólnym rozliczeniu rocznym małżonków, czy odrębnego zeznania współmałżonka.
Dokumenty te przedstawia się tylko do wglądu kadrowej czy komisji socjalnej; firma nie ma prawa ich przechowywać (stanowisko Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych udostępnionego „Rzeczpospolitej" w marcu 2008 r.).
Przykład
Zakład uzależnił w regulaminie zfśs przyznanie ulgowych usług i świadczeń od przedstawienia przez uprawnionego oświadczenia o wysokości zarobków uzyskiwanych u danego pracodawcy. Nie jest to prawidłowo sformułowane kryterium socjalne, bowiem odzwierciedla jedynie położenie materialne zatrudnionej osoby. Starający się ma natomiast dostać wsparcie socjalne w zależności od jego sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, na którą składa się też stan rodzinny i dochody osiągane przez jej członków.
Wskazane kryterium zawiera natomiast w sobie tylko jeden taki element. Najbardziej popularnym kryterium socjalnym, stosowanym przez pracodawców jest dochód przypadający na członków rodziny zatrudnionego pozostających z nim we wspólnym gospodarstwie domowym. Oprócz tego firmy często żądają równoprawnie bądź posiłkowo wykazania liczby dzieci pozostających na utrzymaniu zatrudnionego, chorób czy zdarzeń losowych, jakie dotknęły jego rodzinę.
Dane osobowe
Pracodawca ma prawo żądać od podwładnego ubiegającego się o ulgowe świadczenia i usługi z zfśs podania wysokości wynagrodzenia uzyskanego w innym zakładzie – pod warunkiem, że taki wymóg wynika z regulaminu socjalnego. Wprowadzając takie postanowienie do regulaminu socjalnego i domagając się tych informacji, szef nie narusza dóbr osobistych podwładnego (wyrok SN z 8 maja 2002 r., I PKN 267/2001; OSNP 2004/6/99).
Na zasadzie równości
Świadczenia socjalne przyznane wszystkim po równo (np. bony towarowe o wartości 300 zł) nie są świadczeniami socjalnymi w sensie prawnym, lecz dodatkowymi profitami udzielonymi przez pracodawcę (wyroki: SN z 29 września 2009 r., I UK 121/2009; OSNP 2011/9-10/133; z 6 lutego 2008 r., II PK 156/2007; OSNP 2009/ 7-8/96; wyrok SA w Łodzi z 29 marca 2011 r., III AUa 541/2010; OSA 2012/3/5).
Staż pracy
Wydatkowanie środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z zastosowaniem kryterium stażu pracy, bez uwzględnienia kryterium socjalnego i sprzecznie z zakładowym regulaminem świadczeń socjalnych, jest niezgodne z ustawą w rozumieniu art. 8 ust. 3 ustawy o zfśs (wyrok SN z 16 sierpnia 2005 r., I PK 12/2005; OSNP 2006/11-12/182).
Personalia bliskich
Przyznając ulgowe usługi i świadczenia z zfśs, zakład kieruje się sytuacją życiową, rodzinną i materialną uprawnionej osoby. Gromadzi w związku z tym dane osobowe członków rodziny pracownika. Powstał problem, czy taki zbiór danych osobowych pracodawca musi rejestrować u GIODO.
Nie, nie ma takiego obowiązku. Fakt, administrator danych osobowych musi zgłosić zbiór danych GIODO (art. 40 ustawy o ochronie danych osobowych). Jednak istnieją wyjątki od niej, m.in. taki, który zwalnia ze wskazanego zakazu administratorów danych przetwarzających je w związku z zatrudnieniem, czyli np. pracodawców (art. 43 ustawy o ochronie danych osobowych).
„Dane osobowe członków rodzin pracownika należą w istocie do danych pracownika. Ich przetwarzanie związane jest z zatrudnieniem pracownika i wynika z konieczności wywiązywania się przez pracodawców z obowiązków, jakie względem pracowników ciążą na nich na mocy przepisu prawa pracy (np. urlopy na opiekę nad dzieckiem, świadczenia finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych).
Przetwarzanie danych członków rodzin pracowników nie jest zatem celem samym w sobie, lecz dane te są ściśle związane z danymi pracownika". Dlatego zatrudniający nie mają obowiązku rejestracji danych osobowych członków rodziny pracownika (odpowiedź GIODO, www.giodo.gov.pl, zakładka „odpowiedzi na pytania").
Imprezy masowe
Tylko przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z zfśs zależy od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionej osoby (art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs). Zakład musi zatem stosować kryterium socjalne, kiedy o ulgową usługę bądź świadczenie socjalne występuje indywidualnie np. pracownik. Wtedy jego wniosek podlega weryfikacji przez komisję socjalną, która bada spełnienie podanych wymogów socjalnych.
Jednak działalność socjalna pracodawcy nie ogranicza się jedynie do udzielania ulgowych usług i świadczeń z zfśs. Może on również zaspokajać zbiorowe potrzeby zatrudnionych, organizując masowe imprezy, np. integracyjne, pikniki, „andrzejki", wycieczki. Taki przejaw aktywności zakładu stanowi rodzaj rekreacji czy wypoczynku, a więc mieści się w pojęciu działalności socjalnej pracodawcy określonej w art. 2 pkt 1 ustawy o zfśs.
Przy aranżacji takich zbiorowych imprez nie ma elementu „przyznawania ulgowych usług i świadczeń z zfśs". Dlatego osoby uprawnione mogą w nich uczestniczyć na zasadzie powszechności dostępności na równych warunkach. Jednak regulamin socjalny musi przewidywać możliwość wydatkowania zasobów zfśs na takie cele (wyrok SN z 23 października 2008 r., II PK 74/2008; OSNP 2010/7-8/88).
Przykład
Wedle regulaminu socjalnego obowiązującego w spółce pracownicy otrzymują przed Bożym Narodzeniem, po złożeniu podań, talony do supermarketu – wszyscy o wartości po 300 zł brutto.
Ponadto zgodnie z tym regulaminem spółka może finansować ze środków zfśs imprezy integracyjne podwładnych, którzy biorą w nich udział na takich samych, równych zasadach (powszechna dostępność) – niezależnie od dochodów przypadających na członków ich rodzin.
Bony towarowe, przyznawane wszystkim pracownikom w jednakowej wysokości, nie stanowią ulgowych świadczeń socjalnych. Nie ma tu bowiem mowy o zastosowaniu kryterium socjalnego. Z tego powodu firmie grożą problemy z ZUS i fiskusem (o czym piszemy dalej). Prawidłowe jest natomiast postanowienie regulaminu zfśs o organizacji spotkań integracyjnych załogi według metody równej dostępności.
Regulamin socjalny
Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z zfśs, z zastosowaniem kryterium socjalnego, oraz zasady przeznaczania środków zfśs na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie (art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs).
Regulamin socjalny wprowadza się tak samo jak regulamin płacowy, z tym że w razie braku w firmie zakładowej organizacji związkowej – regulamin socjalny trzeba uzgodnić z przedstawicielem załogi upoważnionym do jej reprezentacji (› patrz komentarz do art. 3 i 4 ustawy o zfśs).
Wspólne stanowisko uzgodnione przez wszystkie bądź tylko reprezentatywne zakładowe organizacje związkowe, służące ustaleniu treści projektu regulaminu socjalnego zaproponowanego przez pracodawcę, oznacza „zgodne stanowisko ustalone uprzednio przez przedstawicieli wszystkich zakładowych organizacji związkowych albo przynajmniej organizacji reprezentatywnych, tożsame co do treści i zawarte w jednym piśmie adresowanym do pracodawcy".
Jeśli zakład otrzymał od organizacji związkowych reprezentatywnych odrębne pisma, zawierające co prawda częściowo zbliżone stanowiska tych organizacji, które nie powstały w wyniku ich uzgodnienia, nie nastąpiło wspólne uzgodnienie stanowiska (wyrok SN z 19 stycznia 2012 r., I PK 83/11).
Wejście w życie
Świadczenia z zfśs powinny być przyznawane w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową (art. 27 ust. 2 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych; tekst jedn. DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.).
Nowo powstała organizacja związkowa jest uprawniona do uzgadniania przyznawania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w takim samym zakresie, jaki uzyskały pozostałe działające u pracodawcy organizacje związkowe na podstawie odpowiedniego regulaminu (wyrok SN z 6 stycznia 2010 r., I PK 135/2009; OSNP 2011/13-14/173).
Roszczenia związków
Zasoby zfśs stanowi wyodrębniony na osobnym koncie bankowym majątek zakładu, którym on administruje. Jednak to władztwo socjalne szefa zostało ograniczone przez „socjalne" uprawnienia zakładowej organizacji związkowej. Przysługuje jej prawo wystąpienia do sądu z roszczeniem o zwrot zfśs środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy o zfśs lub o przekazanie należnych środków na zfśs (art. 8 ust. 3 ustawy o zfśs).
Przyznawanie podwładnym świadczeń z zfśs odbywa się w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową (art. 27 ust. 2 ustawy o związkach zawodowych). W ramach żądania przekazania należnych środków na zfśs związek może się domagać utworzenia zfśs (wyrok SN z 4 marca 2009 r., II PK 209/2008; OSNP 2011/6/67).
Pozew organizacji
Sprawa o zwrot środków zfśs wydatkowanych niezgodnie z ustawą o zfśs jest sprawą z zakresu prawa pracy. Z pozwem w tym sporze ma prawo wystąpić międzyzakładowa organizacja związkowa obejmująca zakresem swojego działania pracodawcę (wyrok SN z 16 sierpnia 2005 r., OSNP 2006/11-12/182).
Brak uzgodnienia
Co wtedy, gdy pracodawca udziela wsparcia z zfśs bez wymaganego uzgodnienia ze związkami? Czy mamy do czynienia z wydatkowaniem środków niezgodnie z ustawą o zfśs, co uzasadnia opisane roszczenia związku? SN odpowiedział negatywnie, argumentując „Roszczenie przewidziane w art. 8 ust. 3 ustawy o zfśs dotyczy środków przekazanych przez pracodawcę funduszowi i następnie już wydatkowanych.
Prawo żądania, aby pracodawca zwrócił je, czyli jeszcze raz wpłacił na konto funduszu, ma więc charakter szczególny i przepis będący jego podstawą musi być ściśle interpretowany. Reasumując: zakładowa organizacja związkowa nie może żądać przed sądem oddania środków zfśs, które szef wydał bez uzgodnienia z nią (wyrok SN z 11 maja 2010 r., II PK 234/2009).
Uwaga! W starszych orzeczeniach SN twierdził jednak inaczej – że przyznawanie wsparcia z zfśs bez jego uzgodnienia z zakładowymi organizacjami związkowymi upoważnia je do żądania zwrotu źle wydatkowanych kwot (wyrok z 19 listopada 1997 r., I PKN 373/97; OSNAPiUS 1998/17/507).
Podważenie zapisów
Niedopuszczalna jest droga sądowa w sprawie o ustalenie nieważności regulaminu zfśs. Wskazany regulamin stanowi wewnątrzzakładowy akt normatywny. Wedle utrwalonego orzecznictwa nie można żądać unieważnienia zarejestrowanego zakładowego układu zbiorowego pracy.
Pogląd ten powinien dotyczyć wszystkich zakładowych źródeł prawa pracy, w tym regulaminu socjalnego (wyrok SN z 6 grudnia 2001 r., I PKN 355/2002; OSNP 2003/22/542).
Podstawowe zasady zbierania danych do przyznania pomocy socjalnej
- Zakład ma prawo domagać się informacji weryfikujących kryterium socjalne (m. in. dochód przypadający na członka rodziny pracownika) oraz dokumentów je potwierdzających.
- Rodzaj informacji i sposób ich udokumentowania przez pracownika należy określić w regulaminie zfśs.
- Ustalając sposób dokumentacji kryterium socjalnego, trzeba kierować się regułą adekwatności zbieranych danych osobowych do zakładanego celu. Najpierw więc należy żądać od pracownika oświadczeń, a dopiero w razie wątpliwości co do prawidłowości danych wykazanych przez uprawnionego – zeznania PIT.
- Dokumenty przedłożone przez pracownika służą jedynie do wglądu; nie wolno ich gromadzić ani wykorzystywać bez zgody osób, których dotyczą, na inne potrzeby.
Kalendarz „socjalnego" szefa
1 stycznia
Według stanu na ten dzień pracodawca spoza sektora finansów publicznych sprawdza, czy w tej dacie zatrudnia przynajmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty; jeśli tak, musi tworzyć zfśs, a gdy nie – wybiera między tworzeniem zfśs a wypłatą świadczeń urlopowych
31 stycznia
Najpóźniej tego dnia pracodawcy zatrudniający 1 stycznia poniżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz nieobjęci układem zbiorowym i niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania rezygnują z obowiązków socjalnych. Przedstawiają pracownikom informację o nieutworzeniu zfśs i nieuiszczaniu świadczeń urlopowych
20 lutego
Do 20 lutego Prezes GUS określa kwotę bazową do ustalania odpisów na zfśs i świadczeń urlopowych dla danego roku kalendarzowego, ogłaszając w Monitorze Polskim przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w poprzednim roku i w jego drugim półroczu. Kwotę bazową stanowi wyższa stawka
31 maja
Do tego dnia pracodawca przekazuje na rachunek zfśs 75 proc. odpisów podstawowych obliczonych na podstawie przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym
30 września
Do tego dnia zakłady przelewają na konto zfśs resztę obowiązkowych odpisów i dobrowolnych zwiększeń (odpisów i funduszu)
31 grudnia
Na koniec roku kalendarzowego pracodawca dokonuje ostatecznej korekty środków zfśs, według faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych w tym roku. Gdy przekazał za mało środków, musi je uzupełnić. Ale jeśli przekazał za dużo, ma prawo odebrać różnicę tylko wtedy, gdy na rachunku zfśs figurują pieniądze.
