Podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy.
Jednym z elementów, które muszą wystąpić, by wyjazd mógł być kwalifikowany jako podróż służbowa, jest cel wyjazdu. Musi nim być realizacja zleconego przez pracodawcę zadania służbowego.
Pojęcie zadania służbowego traktuje się tutaj szeroko. Nie musi się ono wiązać ściśle tylko z zakresem obowiązków pracownika czy nawet rodzajem jego pracy. Wyjazd może być związany z realizacją także innej pracy, która może być zlecona na podstawie art. 42 § 4 kodeksu pracy.
Związek z pracą
Cel wyjazdu powinien wiązać się z działalnością pracodawcy. Tutaj jednak w zdecydowanej większości przypadków trudno byłoby spotkać się z zarzutami. Działalność prowadzona przez pracodawcę rozumiana jest bardzo szeroko.
Obejmuje nie tylko to, co wskazane jest bezpośrednio w ewidencji działalności gospodarczej, innych rejestrach i ewidencjach czy też wynika z przepisów kompetencyjnych dotyczących danego podmiotu. „Zadanie służbowe” obejmować może również działania jedynie pośrednio powiązane z głównym przedmiotem działalności pracodawcy.
Zarzuty mogą natomiast dotyczyć rozliczania wyjazdów, które albo w całości, albo w dużej części są w rzeczywistości wyjazdami prywatnymi pracownika.
Zwolnienie z opłat
Niekiedy w ten sposób stanowią ukrytą nagrodę – pracownik na koszt pracodawcy ma zapewniony kilkudniowy pobyt w jakimś przyjemnym miejscu, opłacony dojazd, noclegi, wypłacone diety. Świadczenia te rozliczane są jako zwolnione z zaliczki na podatek od osób fizycznych oraz ze składek na ubezpieczenia społeczne.
Pracodawca zaś traktuje je jako koszty uzyskania przychodu, bez konieczności ponoszenia narzutu ubezpieczeniowego. Czyli działanie to jest dla obu stron dużo korzystniejsze niż wypłacenie pracownikowi nagrody.
Przykład
Pracownik jedzie z Warszawy do Berlina na dwudniową konferencję (poniedziałek i wtorek). Jednak z Warszawy wyleciał już w środę rano, a wróci we wtorek wieczorem, po zakończeniu konferencji.
W tej sytuacji pobyt w Berlinie od środy do niedzieli jest całkowicie oderwany od celu wyjazdu. Jeżeli nie da się uzasadnić konieczności na tyle wczesnego przyjazdu (byłoby tak np. wówczas, gdyby pracownik przygotowywał tę konferencję, ale nie tylko, gdy ma być jej uczestnikiem), to pobyt w tym czasie nie może być traktowany jako wypełniający znamiona delegacji.
Świadczenia przyznane i wypłacone pracownikowi za czas, kiedy nie mogą być rozliczane jako należności z tytułu podróży służbowej, nie są zwolnione z zaliczki na podatek ani ze składek.
