Gdy jednak spada ilość pracy do przydzielenia i szef mniej dociąża podwładnego, ryzykuje, że stały ryczałt za nadgodziny stanie się mniej opłacalny.

Lepiej będzie wtedy rekompensować każdą nadliczbówkę wynagrodzeniem powiększonym o odpowiedni dodatek. Tak samo, gdy opłacany za nadliczbówki w stałej kwocie często będzie nieobecny w pracy.

Rozliczanie każdej nadliczbówki

Realizowanie zadań służbowych po godzinach to dodatkowe obciążenie dla podwładnego i dlatego regulacje kodeksowe przewidują za ponadplanową pracę odpowiednią rekompensatę. Zasadniczo może ona przybierać formę:

• pieniężną, uwzględniającą normalne wynagrodzenie oraz stosowny dodatek albo

• czasu wolnego udzielanego na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy.

Jak obliczyć

Jeżeli przy ustalaniu warunków płacowych między stronami stosunku pracy nie została wyodrębniona pensja zasadnicza, wtedy za bazę obliczeniową należności za nadgodziny trzeba przyjąć 60 proc. wynagrodzenia, obliczonego zgodnie z zasadami obowiązującymi przy kalkulowaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.

Aby skalkulować dodatek za jedną godzinę nadliczbową ze składników wynagrodzenia określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości, stawkę tę dzieli się przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w miesiącu.

Przy zmiennych elementach wynagrodzenie ustalone według zasad jak za urlop wypoczynkowy należy podzielić przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w okresie, z którego ustala się to wynagrodzenie. Uzyskaną w ten sposób kwotę należy następnie przemnożyć przez stawkę procentową dodatku oraz przez liczbę nadgodzin.

Stała zapłata za obowiązki po godzinach

W pewnych okolicznościach za ponadplanowe realizowanie zadań służbowych zatrudnieni mogą otrzymywać pieniężny ryczałt (art. 151

1

§ 4 k.p.). Dopuszcza się to wtedy, gdy podwładni stale pracują poza zakładem, co istotnie ogranicza kontrolowanie rzeczywistej liczby świadczonych przez nich roboczogodzin. Większość ekspertów jest zdania, że aby stosować ten ryczałt, nie trzeba realizować wszystkich obowiązków pracowniczych poza firmą, a jedynie zasadniczą ich część.

Przy wprowadzaniu ryczałtu za nadgodziny, który powinien być wyraźnie wyodrębniony od pozostałych składników pensji, zatrudniający muszą pamiętać, aby jego wysokość odpowiadała przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach ponadnormatywnych.

Zryczałtowana pieniężna rekompensata za nadliczbówki nie może zatem znacznie odbiegać na niekorzyść podwładnych od wynagrodzenia obliczonego z dodatkami według norm z kodeksu pracy. Umówienie się z zatrudnionym na zryczałtowaną płacę za nadgodziny nie pozbawia go możliwości domagania się wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych nieobjętych tym ryczałtem (por. wyrok SN z 24 kwietnia 1979 r., I PRN 42/79).

Pamiętajmy, że ryczałt za nadgodziny wynagradza czynności pracownicze świadczone w dobowych lub średniotygodniowych godzinach nadliczbowych. Nie rekompensuje jednak realizowania zadań służbowych w dniu wolnym należnym z racji przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Te bowiem powinny być nagradzane wyłącznie innym dniem wolnym.

Trochę teorii, trochę praktyki

Za pracę ponadnormatywną nieskompensowaną czasem wolnym zatrudnionemu trzeba zapłacić:

• normalne wynagrodzenie, czyli takie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie, a więc obejmujące zarówno płacę zasadniczą wynikającą ze stawki osobistego zaszeregowania, jak i dodatkowe elementy pensji o charakterze stałym (np. premie regulaminowe, dodatek funkcyjny i stażowy), jeżeli na podstawie obowiązujących w zakładzie przepisów płacowych pracownik ma do nich prawo (wyrok Sądu Najwyższego z 3 czerwca 1986 r., I PRN 40/86),

• dodatki w wysokości 50 proc. lub 100 proc., skalkulowane jedynie na bazie płacy zasadniczej, a więc wynagrodzenia podwładnego wynikającego wyłącznie z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną (por. wyrok SN z 3 kwietnia 2007 r., II PZP 4/07) – nie uwzględniamy tu żadnych dodatkowych składników pensji, nawet tych wypłacanych stale lub regularnie.

Trzeba dokładnie określić

Reguły przyznawania i kalkulowania ryczałtu powinny być sprecyzowane w:

• układzie zbiorowym pracy lub

• regulaminie wynagradzania albo

• umowie o pracę, jeżeli w zakładzie nie ustanowiono ww. aktów normatywnych.

Da radę zmniejszyć

Wprowadzając ryczałtowe rozliczanie nadliczbówek, szef czyni to na własne ryzyko. Wiąże się to z tym, że mniejsza ilość pracy w danym miesiącu, a przez to mniejsza liczba przepracowanych nadgodzin nie może skutkować niższą kwotą ryczałtu dla pracownika. Nie oznacza to jednak, że szef w żadnym wypadku nie ma prawa do pomniejszenia tego składnika.

Ze stanowiska Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy (GPP-110-4560-14/09/PE/RP) wynika, że w razie absencji pracownika do ryczałtu stosuje się takie same zasady jak do stałej, miesięcznej płacy zasadniczej.

Aby więc obliczyć ryczałt przysługujący za przepracowaną część miesiąca, kiedy za pozostałą jego część pracownik otrzymał świadczenie pieniężne z powodu choroby, wypadku lub macierzyństwa, należy:

• kwotę przyznanego ryczałtu podzielić przez 30 (bez względu na to, ile dni ma miesiąc kalendarzowy),

• otrzymaną wartość pomnożyć przez liczbę dni nieobecności pracownika spowodowanej np. chorobą lub sprawowaniem opieki nad dzieckiem,

• wyliczony iloczyn odjąć od pełnej stawki ryczałtu.

Jeśli natomiast podwładny był w miesiącu nieobecny z innych przyczyn niż choroba (bez prawa do wynagrodzenia), to kolejno:

• dzielimy stawkę ryczałtu przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu,

• mnożymy otrzymany wynik przez liczbę godzin absencji pracownika,

• wyliczoną wartość odejmujemy od ryczałtu należnego w pełnej wysokości.

Jakie plusy

Niewątpliwa zaleta stosowania ryczałtu za nadliczbówki polega na tym, że nie trzeba ewidencjonować godzin pracy. W karcie ewidencji czasu pracy rejestruje się tylko sam fakt świadczenia zadań w poszczególnych dobach, a także dyżury i absencje. To znaczące uproszczenie w stosunku do tradycyjnego rozliczania nadgodzin.

Kolejną korzyścią ze stałej zapłaty za nadliczbówki są oszczędności dla firmy. Można je uzyskać wskutek różnej ilości godzin nominalnie koniecznych do przepracowania w poszczególnych miesiącach. Kalkulując ryczałt za ponadplanowe zadania, szefowie najczęściej dzielą podstawę jego obliczeń przez stały średni wymiar czasu pracy w danym roku kalendarzowym, wyrażony we współczynniku ekwiwalentowym, a nie przez nominalne roboczogodziny z danego miesiąca.

W 2012 r. dla zatrudnionych na pełnym etacie, pracujących od poniedziałku do piątku w systemie podstawowym, wynosi on 21 dni, czyli 168 godzin (21 x 8 godz.). Przy stosowaniu dzielnika w postaci 168 godzin w każdym miesiącu firma zaoszczędzi na stawce ryczałtowej w miesiącach, w których nominalny czas pracy jest niższy niż 168 godzin.

Przykład

W spółce z o.o. zajmującej się działalnością handlowo-usługową część handlowców opłacanych jest ryczałtowo za pracę ponadwymiarową. W firmie obowiązuje trzymiesięczny okres rozliczeniowy.

Od kwietnia do czerwca 2012 r. dwóch handlowców (pan Robert i pan Piotr), otrzymujących 4000 zł brutto płacy zasadniczej, przepracuje po 36 nadgodzin, za które należy się im 50-proc. dodatek:

15 nadgodzin w kwietniu, tyle samo w czerwcu i sześć nadgodzin w maju.

Pan Robert ma przyznany miesięczny ryczałt za 12 nadgodzin w wysokości 428,58 zł wyliczony jak poniżej:

4000 zł : 168 godz. = 23,81 zł,

12 godzin x 23,81 zł x 1,5 (z racji 50-procentowego dodatku)  = 428,58 zł.

W sumie pan Robert tytułem ryczałtu w okresie 04/2012 – 06/2012 otrzyma 1285,74 zł (428,58 zł x 3 m-ce), co w pełni zrekompensuje mu 36 wypracowanych nadgodzin.

Pan Piotr zaś za 36 nadliczbówek powinien dostać 1339,29 zł, co wynika z następujących obliczeń:

• za 04/2012: 4000 zł : 160 nominalnych godzin z kwietnia = 25 zł;

25 zł x 15 nadgodzin x 1,5 = 562,50 zł;

• za 05/2012: 4000 zł : 168 nominalnych godzin z maja = 23,81 zł;

23,81 zł x 6 nadgodzin x 1,5 = 214,29 zł;

• za 06/2012: 4000 zł : 160 nominalnych godzin z czerwca = 25 zł;

25 zł x 15 nadgodzin x 1,5 = 562,50 zł.

Z porównania należności za nadliczbówki panów Roberta i Piotra wynika, że ich pracodawca na ryczałcie zaoszczędził 53,55 zł (1339,29 zł – 1285,74 zł).

Gdyby w tych samych okolicznościach z przykładu czas nominalny w poszczególnych miesiącach był wyższy niż 168 godzin, wówczas dla zakładu korzystniej byłoby rozliczać każdą nadgodzinę wynagrodzeniem powiększonym o odpowiedni dodatek.

Gorzej przy częstych absencjach

Zryczałtowana forma opłacania nadgodzin staje się dla firm mniej korzystna, gdy podwładnych często nie ma w pracy, szczególnie przy dłuższych absencjach.

W takich sytuacjach może się bowiem okazać, że pracownika nie było w firmie przez większą część miesiąca i nie przepracował w nim żadnej nadgodziny, a mimo to otrzyma należność ryczałtową.

Przykład

Pracownik jest serwisantem i co miesiąc otrzymuje 3000 zł pensji zasadniczej oraz 401,85 zł ryczałtu za nadliczbówki. Z powodu kłopotów zdrowotnych od marca do czerwca 2012 r. będzie często nieobecny w pracy.

W marcu dostarczył pracodawcy zwolnienie lekarskie na 25 dni. Mimo że wskutek choroby w tym miesiącu nie przepracował ani jednej nadgodziny, zakład musiał wypłacić mu ryczałt w wysokości 66,85 zł. Kwotę tę skalkulowano następująco:

401,85 zł : 30 = 13,40 zł,

13,40 zł x 25 dni choroby = 335 zł,

401,85 zł – 335 zł = 66,85 zł.