- Chcemy zmniejszyć obciążenia związane z odbieraniem wynagrodzeń w księgowości firmy. Obecnie prawie wszyscy pracownicy otrzymują wypłatę na rachunek, nieliczni wciąż pobierają wynagrodzenie w gotówce. Czy możemy wprowadzić do regulaminu pracy zapis wyłączający możliwość otrzymania wynagrodzenia w inny sposób niż na rachunek bankowy?

Pracodawca określa w regulaminie pracy termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia. Nie oznacza to jednak, że może narzucić pracownikom formę wypłaty wynagrodzenia inną niż bezpośrednio do rąk pracownika.

Mimo zasadniczego zwiększenia dostępności oferty bankowej i ułatwień w korzystaniu z rachunków przepisy nadal narzucają jako zasadę wypłatę pensji gotówką bezpośrednio pracownikowi.

Przelew na rachunek bankowy ciągle jest odstępstwem od tej reguły. Dopuszczalny jest jedynie w dwóch przypadkach:

- jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub

- jeżeli pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie.

Zatem w razie braku takiej regulacji w układzie zbiorowym pracy  sam zapis w regulaminie wynagradzania przewidujący wypłatę wynagrodzenia za pracę przelewem na rachunek bankowy pracownika nie wystarczy.

Nawet po wprowadzeniu do regulaminu takich zasad wypłaty i tak konieczne jest uzyskanie od każdego pracownika zgody na przelewy. Jej brak  uniemożliwia wypłatę inaczej niż do rąk pracownika.

Dodatkowo trzeba pamiętać o bezwzględnym zachowaniu formy pisemnej zgody pracownika na bezgotówkową formę wypłaty wynagrodzenia za pracę. Postanowienie regulaminu pracy dopuszczające ustną zgodę jest nieważne (wyrok SN z 24 września 2003, I PK 324/02).

Istotne jest również to, że pracownik może cofnąć zgodę na wypłacanie pensji w inny sposób niż w formie pieniężnej do jego rąk lub zmienić dyspozycję w tym zakresie. Takie zachowanie nie narusza obowiązku lojalności wobec pracodawcy (wyrok SN z 21 lutego 2002, I PKN 917/00).

Wiążące dla pracodawcy wycofanie zgody na wypłatę przelewem powinno nastąpić jednak w czasie umożliwiającym pracodawcy wypłatę w formie gotówkowej.

Przykład

W piątek mija termin wypłaty wynagrodzeń w spółce. W czwartek pod koniec pracy pracownik przekazał pismo wycofujące zgodę na wypłatę wynagrodzenia przelewem.

W tej sytuacji wypłata gotówkowa obejmować będzie kolejne pensje. Biorąc pod uwagę to, że wynagrodzenie musi znaleźć się na rachunku pracownika w dniu określonym jako termin wypłaty, pracodawca dokonuje przelewu z wyprzedzeniem.

W tym wypadku prawdopodobne jest, że aktualna pensja już „poszła” na rachunek pracownika.

Zwróćmy uwagę na to, że wypłacając pensję przelewem pracodawca musi pamiętać, że dniem faktycznej wypłaty wynagrodzenia za pracę jest ten, w którym zatrudniony może swobodnie dysponować tymi pieniędzmi (posiada je na rachunku), a nie dzień złożenia dyspozycji przelewu środków na rachunek podwładnego.

Jakiekolwiek opóźnienie powoduje powstanie po stronie pracownika roszczenia o wypłatę odsetek od zaległości.