- Pracownika od 2009 r. nie ma w pracy (choroba, ciąża, macierzyński itd.). Teraz mamy mu wypłacić ekwiwalent za urlop. Doczytałam się, że trzeba przyjąć współczynnik z 2011 r., bo nabył prawo do ekwiwalentu w tym roku. Czy to się zgadza? Jeżeli mam wynagrodzenie tego pracownika za marzec – grudzień 2009 oraz styczeń – luty 2010 (potem chorobowe ciągiem), to co przyjąć do podstawy ekwiwalentu: czy za 2009 r. wynagrodzenia z tego właśnie roku, za rok 2010  tylko te dwa jego miesiące, a co do 2011 r.?

– pyta czytelnik.

Tak

, do wyliczenia ekwiwalentu urlopowego stosuje się współczynnik obowiązujący w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał prawo do ekwiwalentu.

Odpowiedź na kolejne pytanie wymaga przeanalizowania przepisów rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm., dalej rozporządzenie urlopowe).

Rodzaj ma znaczenie

Przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop liczy się, czy pracownik – oprócz wynagrodzenia stałego – otrzymywał  również zmienne składniki i za jaki okres one przysługiwały. Co do zasady w jego podstawie uwzględnia się bowiem składniki

- określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (np. wynagrodzenie zasadnicze, dodatek stażowy, funkcyjny, stała premia) – w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu,

- przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc (np. wynagrodzenie godzinowe, akordowe, prowizyjne, zmienne premie regulaminowe) – w przeciętnej wysokości wypłaconej w trzech miesiącach poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu,

- wypłacane za okresy dłuższe niż jeden miesiąc – w średniej wysokości wypłaconej w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

Długa absencja

Pracownik z pytania w miesiącach poprzedzających nabycie prawa do ekwiwalentu ciągle przebywał na zwolnieniu lekarskim. Dlatego będzie miał do niego zastosowanie § 11 pkt 1 rozporządzenia urlopowego.

Przepis ten stanowi, że gdy przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwały składniki za okresy nie dłuższe niż miesiąc, np. z powodu nieobecności spowodowanej chorobą, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie.

Ta zasada obowiązuje również przy składnikach przysługujących pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc.

Nie wiemy, w jaki sposób pracownik z pytania był wynagradzany: czy miał stałe wynagrodzenie, czy zmienne. Najpierw jednak pracodawca powinien sprawdzić, w których najbliższych miesiącach sprzed choroby były wypłacane zmienne składniki, ustalić ich wysokość, a następnie obliczyć z nich średnią. Wynik powinien przyjąć do podstawy do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Uwaga!

Premie uznaniowe pomijamy przy ustalaniu podstawy ekwiwalentu

(wyrok SN z 20 lipca 2000, I PKN 17/00).

Nie mają one bowiem charakteru roszczeniowego.

Lista wyjątków

W podstawie ekwiwalentu nie uwzględnia się:

- jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

- wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

- gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,

- wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

- ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,

- dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

- wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

- kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,

- nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

- odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,

- wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy,

- należności przysługujących pracownikowi zgodnie z przepisami o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i przedsiębiorców

– w okresie objęcia go przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy.

Autorka jest specjalistką ds. kadr i płac w KR Audyt sp. z o.o. sp.kom.

Czytaj też artykuły:

 

Zobacz więcej:

» Kadry i płace » Wynagrodzenia » Wynagrodzenie i ekwiwalent za urlop wypoczynkowy

Zobacz poradnik:

» Kadry i płace » Poradniki kadrowo-płacowe » Wynagrodzenia » Płacę, więc liczę