- Pracownik ma miesięcznie 1200 zł pensji stałej, premię w wysokości od 10 do 40 proc. płacy zasadniczej oraz ryczałt pieniężny na 300 km za używanie prywatnego auta do celów służbowych. Na początku marca chorował trzy dni i nie używał samochodu w pracy.
Jak obliczyć wysokość ryczałtu za marzec oraz pozostałe składniki wynagrodzenia z uwzględnieniem wyrównania do minimalnego wynagrodzenia?
– pyta czytelnik.
Ryczałt samochodowy obniżamy o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika z powodu choroby. Wylicza my wynagrodzenie chorobowe, premię, o ile ją wypracował, oraz ewentualne wyrównanie wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca do stawki minimalnej.
Ryczałt pieniężny przysługuje pracownikowi jako zwrot kosztów za używanie prywatnego auta osobowego na potrzeby pracodawcy w jazdach lokalnych, czyli w obrębie miejscowości, gdzie znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika.
Inaczej mielibyśmy do czynienia z podróżą służbową i zwrotem kosztów przejazdów na podstawie kilometrówki i innych przepisów prawnych.
Miesięczny ryczałt stanowi iloczyn urzędowej stawki za 1 km przebiegu pojazdu (w zależności od pojemności skokowej silnika) i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne.
Z kolei miesięczny limit kilometrów ustala pracodawca, ale w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Limit ten nie może przekroczyć:
- 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
- 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
- 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.
Załóżmy, że pracownik korzysta z auta o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3, a przyznany mu limit kilometrów to 300. Ryczałt wynosi więc 250,74 zł (300 km x 0,8358 zł). Jest wypłacany na podstawie pisemnego oświadczenia pracownika, że w danym miesiącu używał auta w celach firmowych.
Oświadczenie powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej osiem godzin lub innej nieobecności, a także liczbę dni roboczych, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
To dlatego że kwotę ryczałtu obniża się o 1/22 za każdy roboczy dzień absencji z wymienionych powodów. Tak stanowi § 4 rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.).
Zmniejszenie o 1/22 jest stałe, bez względu na liczbę dni roboczych, przypadających do przepracowania w danym miesiącu.
Podstawę wynagrodzenia chorobowego stanowi średnie miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.
Chodzi o oskładkowany przychód zmniejszony podlegający oskładkowaniu (podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne po pomniejszeniu o kwotę odpowiadającą 13,71 proc.).
Odnosząc się do pytania czytelnika, podstawę wymiaru należy ustalić z okresu marzec 2010 – luty 2011 i uwzględnić w niej płacę zasadniczą i premię, o ile jest ona zmniejszana za czas choroby. Poza podstawą pozostawiamy ryczałt samochodowy, ponieważ jest on zwolniony ze składek na ZUS, jeżeli nie przekracza wyznaczonych limitów.
Tak stanowi § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).
Uwaga!
Podstawa wynagrodzenia chorobowego (i zasiłku) z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71 proc. tego wynagrodzenia, czyli w 2011 od 1195,98 zł, a u osób w pierwszym roku pracy 956,78 zł.
Tak wynika z art. 45 ustawy z 25 czerwca 1999 o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2010 nr 77, poz. 512 ze zm.). Gdyby okazała się niższa, po ustaleniu jej z faktycznego wynagrodzenia pracownika, podnosimy ją do wskazanego poziomu.
Pracownik z pytania ma ustaloną pensję miesięczną 1200 zł. Jeśli w danym miesiącu pracował i chorował, przysługuje mu, oprócz wynagrodzenia chorobowego, płaca za część przepracowaną.
Aby ją obliczyć, dzielimy miesięczną stawkę przez 30, a wynik mnożymy przez liczbę dni zwolnienia lekarskiego. Potem od całej pensji odejmujemy otrzymany rezultat.
Nasz pracownik ma pensję zasadniczą poniżej kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę dla pełnoetatowców. Jednak przysługuje mu również premia miesięczna, która powinna ją dopełniać.
W celu sprawdzenia, czy pracownik osiągnął w danym miesiącu minimum (w 2011 roku 1386 zł), sumujemy przysługujące mu składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, zaliczone według zasad statystyki zatrudnienia i wynagrodzeń określonych przez GUS do wynagrodzeń osobowych.
Wyłączamy jednak:
- nagrodę jubileuszową,
- odprawę emerytalną/rentową,
- wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych (normalne) i dodatek.
Tak stanowi art. 6 ust. 5 ustawy z 10 października 2002 o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (DzU nr 200, poz. 1679 ze zm.). GUS zalicza do wynagrodzeń osobowych m.in. wynagrodzenia zasadnicze w formie czasowej, akordowej, prowizyjnej i innej, a także premie i nagrody regulaminowe i uznaniowe.
Umieścił tu także wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy wypłacane ze środków pracodawcy, takie jak urlopowe, chorobowe, przestojowe, za dyżur czy opiekę nad dzieckiem do 14 lat. Mimo to niektórzy eksperci od prawa pracy uważają, że powinny być pomijane przy obliczaniu wynagrodzenia minimalnego.
Argument jest tutaj taki, że wynagrodzenie minimalne przysługuje za pracę, a za czas niektórych usprawiedliwionych nieobecności przysługuje wynagrodzenie ustalane na podstawie odrębnych przepisów.
Oznaczałoby to, że wynagrodzenie za czas przepracowany osiągnięte przez pracownika trzeba przeliczyć na stawkę godzinową i porównać ze stawką za godzinę pracy wynikającą z minimalnego wynagrodzenia. Jeśli pracownicza stawka okaże się niższa od minimalnej, przysługuje wyrównanie za każdą roboczą godzinę.
A co z ryczałtem za samochód? Nie uwzględniamy go w wynagrodzeniu minimalnym. GUS nie traktuje bowiem ryczałtów pieniężnych za używanie do celów służbowych samochodów lub innych środków lokomocji niebędących własnością pracodawcy jako wynagrodzeń. -
Trochę teorii, trochę praktyki
Do podstawy wymiaru chorobowego przyjmujemy tylko te składniki wynagrodzenia, które zgodnie z obowiązującymi u pracodawcy przepisami płacowymi albo umowami o pracę (gdy firma nie musi tworzyć regulaminu wynagradzania) nie przysługują za okres pobierania zasiłku lub tego wynagrodzenia i nie są wypłacane.
Wliczamy je także, gdy w firmie nie ma wyraźnych postanowień w tym zakresie. Wyjątek: gdy udokumentujemy, że dany składnik wypłaciliśmy za czas zwolnienia lekarskiego.
- Poza tą podstawą znajdują się też takie elementy płacowe, które nie są uzależnione bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy podwładnych lub całego zakładu pracy, i są wypłacane niezależnie od nieobecności pracownika.
- Premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne wlicza się do tej podstawy w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru.
Przykładowa lista płac
Sporządźmy przykładową listę płac dla pracownika z pytania, biorąc pod uwagę dane, które zostały wskazane, oraz przyjmując dodatkowe założenia. Przyjmijmy mianowicie, że:
- premia jest składnikiem wliczanym do podstawy wynagrodzenia chorobowego, a za marzec wyniesie 150 zł,
- podstawa płacy chorobowej jest wyższa od minimalnej i wynosi 1205,33 zł, już po odliczeniu 13,71 proc.,
- w marcu wymiar czasu pracy to 184 godziny, z tego pracownik wykonywał pracę przez 160 godzin (3 dni chorował),
- pracownik ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów, ale nie do miesięcznej ulgi podatkowej, gdyż prowadzi swoją działalność gospodarczą,
- ryczałt za pełny przepracowany miesiąc wynosi 250,74 zł.
Pamiętajmy też, że ryczałt samochodowy jest zwolniony ze składek na ZUS, ale podlega opodatkowaniu. Podobnie jest z wynagrodzeniem chorobowym, z tym że od niego odprowadzamy składkę zdrowotną.
KROK 1. Ryczałt za marzec
Pracownik, który w marcu będzie chory przez 3 dni robocze, otrzyma ryczałt w wysokości:
(250,74 zł : 22) x 3 dni choroby = 34,19 zł
250,74 zł – 34,19 zł = 216,55 zł
KROK 2. Wynagrodzenie za część przepracowaną
(1200 zł : 30) x 3 dni choroby = 120 zł
1200 zł – 120 zł = 1080 zł
KROK 3. Wynagrodzenie chorobowe
1205,33 zł : 30 = 40,18 zł
40,18 zł x 80 proc. = 32,14 zł
32,14 zł x 3 dni = 96,42 zł
KROK 4. Porównanie stawek godzinowych
W celu ustalenia, czy pracownikowi przysługuje wyrównanie do poziomu minimalnego za część przepracowaną, porównujemy stawkę godzinową pracownika ze stawką godzinową z płacy minimalnej:
faktyczna stawka za godzinę pracy
1080 zł + 150 zł = 1230 zł : 160 godzin = 7,69 zł
stawka za godzinę pracy w marcu z minimalnego wynagrodzenia
1386 zł : 184 godziny = 7,53 zł
Nie ma potrzeby dokonywania wyrównania, bo stawka pracownika jest wyższa.
KROK 5. Składki ZUS
podstawa składek społecznych 1230 zł (1080 zł + 150 zł)
składki społeczne łącznie (emerytalna, rentowa, chorobowa) 1230 zł x 13,71 proc. = 168,63 zł
podstawa składki zdrowotnej
1230 zł – 168,63 zł = 1061,37 zł + 96,42 zł (wynagrodzenie chorobowe) = 1157,79 zł
pełna składka zdrowotna
1157,79 zł x 9 proc. = 104,20 zł
składka zdrowotna do odliczenia od zaliczki na podatek
1157,79 zł x 7,75 proc. = 89,73 zł
KROK 6. Zaliczka na podatek
podstawa opodatkowania
[(1230 zł – 168,63 zł] + 96,42 zł + 216,53 zł (ryczałt) = 1374,32 zł – 111,25 zł = 1263,07 zł; po zaokrągleniu
1263 zł
podatek
1263 zł x 18proc. = 227,34 zł
zaliczka do urzędu skarbowego
227,34 zł – 89,73 zł = 137,61 zł; po zaokrągleniu 138 zł
KROK 7. Kwota do wypłaty
(1080 zł + 150 zł + 96,42 zł + 216,53 zł) – (168,63 zł + 104,20 zł + 138 zł) = 1132,12 zł
Czytaj więcej w serwisie:
Zobacz cały poradnik:
