Czas przekazać trzy czwarte pieniędzy na fundusz socjalny

Pracodawca tworzy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych z corocznego odpisu ustalanego na podstawie przeciętnej, planowanej na początku roku, średniej liczby zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty. Wielkość tę koryguje w końcu roku, uwzględniając faktyczne (wykonane) średnioroczne zatrudnienie. Do 30 września ma obowiązek odprowadzić na wyodrębniony rachunek bankowy funduszu 100 proc. środków pieniężnych stanowiących równowartość naliczonych odpisów. Większą część z nich, bo aż 75 proc. naliczenia, przekazuje jednak do 31 maja. Chodzi o 75 proc. środków z racji odpisów na pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach, w warunkach szczególnie uciążliwych oraz na młodocianych. Wynika tak z art. 5 ust. 1-3 w związku z art. 6 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335, ze zm.).

Co roku wielu pracodawcom naliczenie odpisu na fundusz socjalny przysparza sporo problemów. Postaramy się je wyjaśnić. Zaczynamy od określenia przeciętnej liczby zatrudnionych w zakładzie.

Ustala się ją na podstawie rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43, poz. 168 ze zm.).

Na początku każdego roku pracodawca ustala planowaną na dany rok przeciętną liczbę zatrudnionych. W końcu roku (najpóźniej do 31 grudnia) powinien skorygować ją do faktycznej (wykonanej) przeciętnej liczby osób zatrudnionych w zakładzie zadany rok kalendarzowy.

Jeżeli np. na początku roku pracodawca wie, że będzie rozszerzał swoją działalność i w związku z tym planuje zatrudnić nowych pracowników, uwzględnia to, ustalając przeciętną liczbę zatrudnionych na dany rok. Tym bardziej musi to zrobić, gdy będzie redukował stan załogi.

Przy dużych spadkach zatrudnienia spowodowanych odchodzeniem pracowników z firmy np. na emerytury, świadczenia przedemerytalne lub zwalnianiem z przyczyn dotyczących pracodawcy może się okazać, że na początku roku naliczono więcej środków, niż gdyby uwzględniono zmiany w stanie zatrudnienia. Pracodawca może mieć kłopoty z obowiązkową korektą środków zfśs w końcu roku, jeżeli np. te środki wydał w trakcie roku kalendarzowego na działalność socjalną.

Aby poprawnie naliczyć odpis, należy:

-obliczyć przewidywane, przeciętne stany zatrudnienia w poszczególnych miesiącach w całym 2007 r., przeliczając osoby niepełnozatrudnione na pełne etaty (posługując się statystycznymi metodami: arytmetyczną, chronologiczną lub uproszczoną). Przyjęta w rozporządzeniu zasada planowania na początku roku przeciętnego zatrudnienia zakłada uwzględnienie ewentualnych w nim zmian na plus lub minus (np. podział zakładu, połączenie z innym pracodawcą itp.), które wystąpią w danym roku,

-zsumować je i podzielić przez 12.

Pracodawca wykazuje niepełnoetatowców w faktycznie przez nich zajmowanych etatach. Zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy muszą być przeliczeni na pełne etaty. Stosowanie tej zasady oznacza, że faktycznie odpis na fundusz jest naliczany na przeciętną liczbę pełnych etatów, a nie na poszczególne osoby (tzw. stan ewidencyjny). Metoda przeliczania na pełne etaty nie oznacza jednak, jak to się czasami uważa, że jest to zabieg związany z zaokrąglaniem w górę lub w dół wyniku końcowego przeliczenia.

Rozporządzenie nie określa specjalnego sposobu obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach do celów naliczenia odpisu na fundusz. Stanowi jedynie, że przy obliczaniu przeciętnej liczby osób zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli przez 12. Przy ustalaniu tej liczby pracodawcy mogą więc stosować metody określone w załączniku do rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 2006 r. w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych w programie badań statystyki publicznej na rok 2007 (DzU nr 245, poz. 1781 ze zm.).

Pracodawca uwzględnia następujących pracowników:

-zatrudnionych na podstawie terminowych umów o pracę, w tym: na czas określony, na okres próbny, na zastępstwo, do prac interwencyjnych, na czas wykonania określonej pracy, do prac sezonowych,

-zatrudnionych na podstawie umów bezterminowych, czyli umów o pracę na czas nieokreślony, mianowana, powołania, wyboru oraz spółdzielczej umowy o pracę,

-przebywających na urlopach wychowawczych,

-chałupników (praca nakładcza),

-agentów zatrudnionych na podstawie umowy agencyjnej co najmniej 30 dni w miesiącu.

Zgodnie z objaśnieniami do formularza Z-06 (Dział 1. Zatrudnienie i wynagrodzenia) przeciętne zatrudnienie to suma przeciętnego zatrudnienia w poszczególnych miesiącach podzielona przez 12 (bez względu na to, czy zakład funkcjonował cały rok, czy nie ).

Natomiast metodę obliczania przeciętnego zatrudnienia w miesiącu należy dostosować do sytuacji kadrowej w zakładzie.

Przy dużej płynności kadr lub licznym udzielaniu urlopów bezpłatnych należałoby stosować metodę średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu.

Natomiast przy stabilnej sytuacji kadrowej przeciętne zatrudnienie w miesiącu można obliczyć metodą uproszczoną. Jest to suma dwóch stanów dziennych, w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca podzielona przez dwa. Wolno też przyjąć metodę średniej chronologicznej. Oblicza się ją na podstawie połowy stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz stanu zatrudnienia w 15 dniu miesiąca podzielonej przez dwa.

Przeciętne zatrudnienie oblicza się po wcześniejszym przeliczeniu niepełnozatrudnionych na liczbę pełnozatrudnionych (etap drugi).

Przy przeliczaniu osób niepełnozatrudnionych na liczbę pełnozatrudnionych stosuje się współczynnik przeliczeniowy. Jest to stosunek godzin niepełnozatrudnionych do liczby godzin pracy pełnozatrudnionych, czyli do nominalnego czasu pracy. Liczbę pracowników pełnoetowych uzyskuje się po przemnożeniu liczby niepełnozatrudnionych przez odpowiednie współczynniki przeliczeniowe.

Sposób przeliczania liczby niepełnozatrudnionych na pełnozatrudnionych ilustruje przykład (przy założeniu że w rozkładzie czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy tygodniowa liczba godzin pracy ustalona w umowie o pracę wynosi 40 - tabela patrz niżej).

Przykład

Pracodawca prowadzi działalność przez pełny rok kalendarzowy. W tym czasie stan zatrudnienia zmienia się. Aby naliczyć odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, zaczynamy od wyliczenia przeciętnej średniorocznej (planowanej na początku roku) liczby zatrudnionych. Obliczamy stan zatrudnienia (w pełnych etatach) w roku kalendarzowym uwzględniający bieżące zmiany:

styczeń - 102,5 pe (pełnych etatów)

luty - 102,5 pe

marzec - 102,5 - 4,25 = 98,25 pe

kwiecień - 98,5 - 4 = 94,25 pe

maj - 94,25 + 1,5 = 95,75 pe

czerwiec - 95,75 pe