Jeżeli z końcem roku okaże się, że faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych uległa zmniejszeniu lub zwiększeniu w porównaniu z szacowanym zatrudnieniem, pracodawca musi odpowiednio skorygować odpis.
Dwie transze
Pracodawcy, którzy mają obowiązek tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, muszą dokonywać odpisów na rachunek funduszu w dwóch transzach:
- do 31 maja przelewają 75 proc. odpisów podstawowych,
- do 30 września wpłacają resztę tych odpisów (25 proc.) oraz dobrowolne zwiększenia.
Wpłaty w tych terminach są dokonywane w oparciu o szacowaną liczbę pracowników, która na koniec roku może znacznie odbiegać od tych szacunków. Pieniądze przekazane na działalność socjalną w danym roku muszą natomiast być adekwatne do rzeczywistego stanu zatrudnienia w tym roku.
Najpierw plany...
Ustalając wysokość należnych odpisów na zfśs na początku roku, pracodawca musi:
- przewidzieć przeciętną liczbę pracowników w przeliczeniu na pełny etat w poszczególnych miesiącach tego roku,
- dodać te stany zatrudnienia,
- podzielić uzyskaną sumę przez 12.
Końcowy wynik tych obliczeń zaokrągla się do dwóch miejsc do przecinku.
Te obliczenia należy wykonać odrębnie dla każdej grupy pracowników, którą obowiązuje określona wysokość odpisów – tj. osobno dla pracujących w tzw. normalnych warunkach, dla zatrudnionych w warunkach szczególnych i dla pracowników młodocianych. Również zwiększenia dobrowolne trzeba ustalić odpowiednio do liczby pracowników, za które są one dokonywane.
... na koniec poprawka
Do 31 grudnia pracodawca musi sprawdzić, czy przekazał na konto zfśs właściwą kwotę. W tym celu:
- ustala faktyczne przeciętne zatrudnienie w całym roku,
- oblicza wysokość odpisu (uwzględniając różne kwoty dla poszczególnych grup pracowników),
- porównuje otrzymany wynik z kwotą już przekazaną na konto funduszu,
- koryguje wysokość przelanych kwot, tj. wycofuje nadwyżkę na rachunek bieżący firmy bądź obniża przyszłoroczny odpis
– jeśli wyszła nadpłata, albo uzupełnia te środki
– w razie gdy planowany stan zatrudnienia okazał się niższy od rzeczywistego.
Sankcje dla opornych
Pracodawca, który nie skoryguje odpisów, naraża się na grzywnę. Zgodnie bowiem z art. 12a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 2191) „kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny". W tych sprawach sąd orzeka na wniosek inspektora pracy w trybie określonym przepisami kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia.
