Jeżeli pracownik nie dostaje składników zmiennych lub zgodnie z obowiązującymi u pracodawcy regulacjami nie są one włączane do podstawy wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, otrzyma wynagrodzenie identyczne jak w miesiącu, w którym nie miał żadnej absencji. Stałe wynagrodzenie – zarówno zasadnicze, jak i dodatkowe (dodatek funkcyjny, stała premia miesięczna) uwzględnia się w wynagrodzeniu za urlop wypoczynkowy w kwocie należnej w miesiącu, w którym jest przerwa od zajęć służbowych.
Przykład 1.
Pan Jan od 1 do 14 sierpnia 2016 r. był na urlopie wypoczynkowym (łącznie 10 dni roboczych). Do 31 lipca jego wynagrodzenie wynosiło 5 tys. zł brutto, a od 1 sierpnia przyznano mu podwyżkę i obecnie jego pensja wynosi 8 tys. zł brutto. Tyle samo wyniesie jego wynagrodzenie urlopowe.
Czasami dodatkowe składniki
Zdarza się, że pracodawcy wychodzą z założenia, że w podstawie wynagrodzenia za urlop należy uwzględnić wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze, choć wypłacają też różne dodatkowe składniki. Dlatego warto jasno sprecyzować warunki wypłaty tych składników w regulaminie obowiązującym u pracodawcy lub w innych dokumentach płacowych. A to na wypadek kontroli inspektora pracy lub gdyby pracownik zakwestionował poprawność naliczenia podstawy. Jeśli te zastrzeżenia okażą się prawdziwe, pracodawca będzie musiał skorygować wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, uwzględniając dodatkowe składniki za trzy lata wstecz od chwili wystąpienia roszczenia.
Ważne trzy miesiące
Składniki zmienne przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc uwzględnia się w podstawie wynagrodzenia urlopowego w łącznej kwocie wypłaconej pracownikowi w trzech miesiącach kalendarzowych poprzedzających miesiąc startu wypoczynku. Przepisy jasno określają metodologię wyliczenia wynagrodzenia za urlop. Podstawę wymiaru należy podzielić przez sumę godzin, w których pracę wykonywano w okresie uwzględnianym w podstawie, następnie zaś mnoży się przez liczbę godzin urlopu.
Przykład 2.
Pan Andrzej od 1 do 14 sierpnia 2016 r. przebywał na urlopie wypoczynkowym (łącznie 10 dni roboczych).
Oprócz wynagrodzenia zasadniczego co miesiąc otrzymuje prowizję oraz dodatkowo w czerwcu dostał wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach. W trzech miesiącach poprzedzających wakacje przepracował pełen wymiar czasu pracy i nie miał żadnej absencji.
Za sierpień pracownik otrzyma wynagrodzenie wyższe o 483 zł w stosunku do tego, które dostałby, gdyby nie był na urlopie.
Kiedy średnia z roku
Jeżeli kwoty wypłacanych składników zmiennych znacząco różnią się w każdym miesiącu, do podstawy wynagrodzenia urlopowego należy włączyć średnią z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc wyjazdu. Wyliczenie jest wówczas identyczne jak przy składnikach uwzględnianych z trzech miesięcy. Ważne jest, aby ustalić liczbę przepracowanych godzin oraz sumę składników zmiennych do obliczenia kwoty wynagrodzenia za godzinę urlopu wypoczynkowego. Warto podkreślić, że w takim przypadku wahania zazwyczaj powinny być duże.
Przykład 3.
Pani Marcin od 1 do 14 sierpnia 2016 r. przebywał na urlopie wypoczynkowym (w łącznym wymiarze 10 dni roboczych). Oprócz wynagrodzenia zasadniczego co miesiąc otrzymuje prowizje, których kwoty znacząco różniły się w ostatnich trzech miesiącach i wynosiły w:
- maju – 1000 zł,
- czerwcu – 15 000 zł,
- lipcu – 500 zł.
W podstawie wynagrodzenia za urlop pana Marcina pracodawca uwzględni średnią wypłaconych prowizji w okresie sierpień 2015 r. – lipiec 2016 r. w łącznej kwocie 83 000 zł. W tym czasie przepracował on 320 godzin. Oprócz prowizji pan Marcin nie dostał żadnego innego wynagrodzenia dodatkowego. Wyliczenie jego wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy z dodatkowych składników będzie następujące:
• 83000 zł /320 godzin = 259,38 zł za godzinę urlopu
• 259,38 zł x 80 godzin urlopu = 20 750,40 zł – o taką kwotę brutto pracownik otrzyma wyższe wynagrodzenie za sierpień.
Z wyłączeniami
W podstawie wyliczenia wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy nie powinny zostać uwzględnione wszystkie składniki. Dotyczy to m.in. premii kwartalnej lub rocznej, dla których przyznania okres przebywania na urlopie traktowany jest na równi ze świadczeniem pracy. Także nagrody uznaniowe należy wyłączyć z podstawy wynagrodzenia za urlop.
Są to bowiem dodatkowe gratyfikacje, których udzielenie nie jest nigdzie regulowane, nie są ustalone zasady i mogą być przyznane nawet podczas pobytu na urlopie wypoczynkowym.
–Magdalena Ciałkowska
Autorka jest ekspertką ds. zarządzania zasobami ludzkimi i administracji kadrowo-płacowej w dziale usług księgowych BDO
