Aby ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych w roku, trzeba obliczyć stan zatrudnienia w poszczególnych miesiącach. Rozporządzenie MPiPS z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43, poz. 349) nie wskazuje jednak, jak to zrobić. Należy zatem sięgnąć do objaśnień do formularza Z-03 sprawozdania GUS o zatrudnieniu i wynagrodzeniach. Wyróżnia się trzy metody ustalania przeciętnego zatrudnienia w miesiącu: średnią arytmetyczną, uproszczoną i średnią chronologiczną.

Przykład

NAJLEPSZA OPCJA

Firma zatrudnia 60 pracowników w warunkach normalnych (po przeliczeniu na pełne etaty), sześciu w warunkach szczególnych, dwóch młodocianych w II i III roku nauki zawodu oraz świadczy pomoc socjalną 12 emerytom – byłym pracownikom, za których dokonuje odpisy dodatkowe. Nie ma żadnej osoby niepełnosprawnej i nie utworzyła zakładowego żłobka ani klubu dziecięcego. Ponieważ przez wszystkie miesiące 2014 r. pracodawca planował niezmienny stan zatrudnienia, odprowadził na zfśs 76 954,29 zł, co wyliczył następująco:

(60 etatów x 1093,93 zł) + (6 etatów  x 1458,57 zł) + 175,03 zł + 204,20 zł + (12 emerytów x 182,32 zł) = 65 635,80 zł + 8751,42 zł + 175,03 zł + 204,20 zł + 2187,84 zł = 76 954,29 zł.

Z uwagi na pogorszenie sytuacji finansowej firmy w październiku 2014 r. pracodawca przeprowadził zwolnienia grupowe. Dlatego na 31 grudnia 2014 r. skorygował odpis. Po redukcji załogi w październiku stan osobowy nie zmienił się do końca 2014 r. Zwolnienia nie objęły osób wykonujących pracę w szczególnych warunkach ani pracowników młodocianych.

Krok 1. Wyliczamy średnią stanu zatrudnienia w normalnych warunkach w październiku:

Wariant I. Metoda średniej arytmetycznej

W tym celu sumuje się dzienne stany zatrudnienia w miesiącu i dzieli ją przez liczbę dni tego miesiąca. Przy tej metodzie sumuje się też stan zatrudnienia w niedziele i święta, przy czym wartość tych danych odpowiada wartościom z dnia poprzedniego.

1748 : 31 = 56,39

Wariant II. Metoda uproszczona

Tutaj sumuje się dzienne stany zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca, następnie otrzymany wynik dzieli się przez dwa.

(60 + 54) : 2 = 114 : 2 = 57

Wariant III. Metoda średniej chronologicznej

Polega ona na zsumowaniu połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i pełnego stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca, a następnie podzieleniu uzyskanej wartości przez dwa.

{[(60 + 54) : 2] + 55} : 2 =  [(114 : 2) + 55] : 2 = (57 + 54) : 2 = 111 : 2 = 55,50

Dla pracodawcy najkorzystniejsza okazała się metoda średniej chronologicznej, dlatego ją przyjęto do wyliczeń.

Krok 2. Ustalamy przeciętne zatrudnienie w 2014 r.

Średnie zatrudnienie ustala się tylko dla osób pracujących w normalnych warunkach:

[(60 etatów x 9 miesięcy od stycznia do września 2014 r.) + 55,5 etatu w październiku + (54 etaty x 2 miesiące, tj. listopad i grudzień 2014 r.)] : 12 miesięcy = (540 + 55,50 + 108) : 12 = 703,50 : 12 = 58,63

Krok 3. Wyliczamy wysokość odpisu

Dopiero na tym etapie trzeba doliczyć odpis na młodocianych i na emerytów:

(58,63 etatu x 1093,93 zł) + (6 etatów  x 1458,57 zł) + 175,03 zł

+ 204,20 zł + (12 emerytów x 182,32 zł) = 64 137,12 zł + 8751,42 zł

+ 175,03 zł + 204,20 zł + 2187,84 zł = 75 455,61 zł.

Krok 4. Ustalamy kwotę nadpłaty

76 954,29 zł – 75 455,61 zł = 1498,68 zł.

Powstałą nadpłatę pracodawca może wyksięgować z rachunku zfśs lub pozostawić na koncie na poczet przyszłorocznego odpisu.