Mieszkanie dla pracownika także na koszt firmy

- Zgodnie z regulaminem wynagradzania tym, którzy zmieniają miejsce zamieszkania w związku ze zmianą miejsca pracy na odległość większą niż 100 km, przysługuje stały dodatek mieszkaniowy (1500 zł miesięcznie). Wypłacamy go bez względu na to, czy pracownik wynajmuje mieszkanie i jakie ponosi za to opłaty. Czy dodatek mieszkaniowy stanowi przychód pracownika podlegający podatkowi i składkom ubezpieczeniowym? Czy należy go wliczać do odprawy pieniężnej wypłacanej w związku z rozwiązaniem angażu z przyczyn dotyczących zakładu? –

pyta czytelnik.

Dodatek na pokrycie kosztów mieszkaniowych pracownika to fakultatywny składnik wynagrodzenia. Wyjątek obejmuje określone grupy zawodowe sfery budżetowej (np. policjantów czy nauczycieli). To oznacza, że prywatny pracodawca może, ale nie musi przyznać go tym, którzy pracują w innej miejscowości niż ich miejsce zamieszkania.

Ważne ustalenia

U czytelnika dodatek ma charakter ryczałtowy i nie zależy od kosztów faktycznie ponoszonych przez pracownika związanych z nowym miejscem realizacji zadań. Między stronami doszło do zmiany warunków zatrudnienia w trybie porozumienia i pracownik zgodził się na zmianę miejsca pracy.

Tym samym nie przebywa w podróży służbowej. Aby ustalić, czy kwota wypłacanego dodatku będzie podlegała podatkowi dochodowemu od osób fizycznych, należy określić, czy jest on przychodem ze stosunku pracy. Przychód stanowi przysporzenie majątkowe zwiększające wartość majątku pracownika. Wypłata dodatku mieszkaniowego niewątpliwie stanowi takie przysporzenie. Gdyby bowiem pracownik go nie otrzymywał, musiałby samodzielnie płacić za utrzymanie w nowym miejscu.

Od 1500 zł należy więc potrącić zaliczkę na podatek (art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Taka sama zasada obowiązywałaby, gdyby szef opłacał podwładnemu koszty wynajmu albo nieodpłatnie udostępniał lokum. Byłoby to wtedy kwalifikowane jako świadczenie nieodpłatne.

Wyjątek od reguły

Ponieważ dodatek stanowi przychód ze stosunku pracy, należy go uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Wypłatę stałego dodatku do wynagrodzenia należy odróżnić od sytuacji, w której szef każdorazowo pokrywa podwładnemu koszty noclegu w miejscowości będącej miejscem świadczenia pracy (określonym np. jako obszar województwa), ale oddalonej od miejsca zamieszkania w taki sposób, że zatrudniony nie będzie mógł wrócić do domu po zakończonym dniu pracy.

Refundacja taka nie jest co prawda obowiązkiem pracodawcy, gdyż pracownik nie przebywa w delegacji, ale świadczy zadania w zakresie swojego miejsca pracy. Jednak nałożenie na niego wymogu samodzielnego opłacania noclegu oznaczałoby przerzucenie ryzyka ekonomicznego z pracodawcy na pracownika. Zdaniem sądów administracyjnych poniesionych przez szefa kosztów noclegów, które bezpośrednio wiążą się z czynnościami służbowymi pracownika, nie można uznać za świadczenie na jego rzecz. W rezultacie nie powodują u niego przychodu, a tym samym obowiązku potrącania zaliczek oraz składek.

Tak uznał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 18 czerwca 2012 r. (III SA/Wa 2629/11).

Podstawa odprawy w związku z rozwiązaniem umowy

Zgodnie z art. 8 ust. 3 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (DzU nr 90, poz. 844 ze zm.) odprawę oblicza się jak ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy.

Zgodnie z § 6 w zw. z § 14 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm., dalej rozporządzenie) do podstawy obliczenia wynagrodzenia (tu: odprawy) należy wliczyć wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy (z określonymi wyłączeniami).

Dodatek mieszkaniowy to świadczenie pieniężne wypłacane w stawce stałej. Jest więc dodatkowym składnikiem wynagrodzenia. Zgodnie z § 7 rozporządzenia składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wybrania urlopu. Tym samym należy go wliczyć do wysokości odprawy.

Celnikom i sędziom lżej

Dodatek mieszkaniowy wypłacany periodycznie w stałej wysokości nie upoważnia jednak do zwolnienia podatkowego, o którym mówi art. 21 ust. 1 pkt 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z nim wolne od podatku są kwoty otrzymywane przez pracowników jako zwrot kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłki na zagospodarowanie i osiedlenie w związku z przeniesieniem służbowym do wysokości 200 proc. wynagrodzenia należnego za miesiąc, w którym nastąpiła przeprowadzka.