Świadczenia wypoczynkowe dla pracowników a ZFŚS

Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. DzU z 2012 poz. 592

– dalej ustawa o zfśs) wprost pozwala na jego przeznaczanie na potrzeby kultury i szeroko pojętej rekreacji podwładnych.

Cele te musimy ująć odpowiednio w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej zfśs). Jednak nie jest to wyłączne źródło, z jakiego możemy przekazywać zatrudnionym świadczenia wypoczynkowe. Sezon urlopowy to najlepsza sposobność na przedstawienie sposobu ich opodatkowania.

Wczasy pod gruszą

Finansowym świadczeniem wypoczynkowym, jakie cieszy się największym powodzeniem wśród personelu, są tzw. wczasy pod gruszą. Chodzi o dopłaty ze środków zfśs do wczasów czy innych form wypoczynku organizowanego przez rodzinę na własną rękę, np. w ośrodku wypoczynkowym, pensjonacie, gospodarstwie agroturystycznym czy na kempingu.

Musimy przy tym pamiętać, że wczasy pod gruszą to indywidualne świadczenie z zfśs, o jakie pracownik czy inny zainteresowany ubiega się, składając wniosek. Dlatego jego wysokość trzeba zróżnicować na podstawie kryterium socjalnego, a nie przyznawać każdemu uprawnionemu taką samą kwotę (wyrok Sądu Najwyższego z 16 września 2009 r., I UK 121/09; OSNP 2011/9-10/133). Takie świadczenie jest przychodem podwładnego wolnym od podatku dochodowego – do kwoty 380 zł rocznie na jednego pracownika (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT).

O wczasy pod gruszą mają się prawo również ubiegać członkowie rodziny pracownika, ponieważ ustawa o zfśs bezpośrednio ich wymienia jako osoby uprawnione do świadczeń socjalnych. Jedyne ograniczenie może wynikać z regulaminu socjalnego, w którym wprowadzimy np. limity ilościowe wskazanych dotacji przypadających na rodzinę.

Jeśli więc takie dofinansowanie przyznamy żonie zatrudnionego, jest to przychód pracownika ze stosunku pracy, a nie jego małżonki (tak np. interpretacje Izby Skarbowej w  Katowicach: z 13 września 2010 r.,  IBPBII/1/415-590/10/HK i z 3 grudnia 2008 r., IBPB2/415-1525/08/MK).

Trzeba jednak pamiętać, że zwolnienie podatkowe w wysokości 380 zł na jednego pracownika rocznie obejmuje wszystkie świadczenia pieniężne i rzeczowe pokryte z zfśs, uiszczone zatrudnionemu i członkom jego rodziny w roku kalendarzowym. Jednak nie dotyczy bonów, talonów i innych znaków uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi (podlegają one opodatkowaniu).

Oznacza to też, że wartość wczasów pod gruszą udzielonych żonie zatrudnionego zmniejsza ulgę podatkową przypisaną do tego ostatniego.

Przykład 1

Pan Grzegorz, pracownik, wystąpił do komisji socjalnej w zakładzie pracy o finansowe świadczenie z zfśs, tzw. wczasy pod gruszą, w wysokości 300 zł. Zgodnie z regulaminem zfśs rodzina pracownika, w której dochód na osobę w rodzinę nie przekracza 600 zł brutto na osobę miesięcznie, może się starać o wczasy pod gruszą dwa razy w roku.

Rodzina pracownika spełnia kryteria dochodowe, więc podobny wniosek do tej samej komisji złożyła jego żona. Oboje dostali w czerwcu 2012 r. po 300 zł dofinansowania z zfśs. W konsekwencji to pan Grzegorz otrzymał 600 zł pieniężnego świadczenia z zfśs, z czego od 220 zł (600 zł – 380 zł ulgi) pracodawca musi odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy. Oczywiście jeśli wcześniej zatrudniony nie uzyskał świadczenia z zfśs.

Świadczenia urlopowe

Mniejsze firmy, które nie prowadzą zfśs, wypłacają świadczenie urlopowe raz w roku podwładnemu wybierającemu się na urlop obejmujący 14 dni kalendarzowych wypoczynku, najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu.

Świadczenia urlopowe muszą uiszczać zakłady spoza sfery budżetowej zatrudniające 1 stycznia mniej niż 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty pod warunkiem, że:

- nie zdecydowały się na założenie zfśs,

- nie zrezygnowały z powinności socjalnych wobec personelu na podstawie art. 3 ust. 3 ustawy o zfśs.

Świadczenie urlopowe nie przekracza ustawowych odpisów na zfśs, czyli wynosi dla zatrudnionego na pełnym etacie:

- w normalnych warunkach – najwyżej 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, czyli 1093,93 zł,

- wykonującego prace w szczególnych warunkach bądź o szczególnym charakterze – 50 proc. podstawy, czyli 1458,57 zł.

Podane wartości świadczeń urlopowych ustalamy proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy (art. 3 ust. 4 ustawy o zfśs). Świadczenie urlopowe przysługujące kodeksowemu pracownikowi jest w całości opodatkowane.

Z orzecznictwa wynika, że pracodawca może je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, gdy zostało uregulowane zgodnie z ustawą o zfśs, a więc najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie wypoczynku (wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z 11 lutego 2003 r.,  I SA/Ka 2571/01, oraz z 18 grudnia 2002 r., I SA/Ka  2170/01).

Dofinansowanie dla nauczycieli

Na innych zasadach świadczenia urlopowe należą się nauczycielom. Dla nich mają one charakter powszechnie obowiązujący i przysługują wszystkim nauczycielom proporcjonalnie do wymiaru zajęć i czasu przepracowanego w roku szkolnym. Szkoły wypłacają je raz w roku do końca sierpnia ze środków zfśs.

Mimo że świadczenia urlopowe nauczycieli są finansowane z zfśs, nie korzystają ze zwolnienia podatkowego określonego w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dlatego że nie są przyznawane według kryteriów socjalnych. Są zatem opodatkowane (tak interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 10 września 2009 r., ITPB2/415-593/10/MM).

Zbiorowa wycieczka

Często też firmy decydują się na grupowe formy zaspokajania wypoczynkowych preferencji personelu. Ogłaszają nabór na wycieczkę krajoznawczo-rozrywkową dla pracowników, członków ich rodzin oraz innych osób uprawnionych.

Przy organizowaniu na koszt zfśs takich grupowych sposobów wypoczynku czy relaksu załogi nie musimy dodatkowo stosować kryterium socjalnego; możemy je zaaranżować na zasadzie równego dostępu pracowników, np. dla wszystkich za darmo, lub za jednakowym wkładem finansowym (wyrok SN z 23 października 2008 r., II PK 74/08; OSNP 2010/7-8/88). Oczywiście koszt udziału w wycieczce np. żony podwładnego kwalifikujemy jako przychód ze stosunku pracy tego ostatniego.

Udział finansowy w wycieczce zorganizowanej przez zakład ze środków zfśs, przypadający na pracownika i członków jego rodziny, jest wolny od podatku dochodowego – do kwoty 380 zł rocznie na jednego pracownika. Wprawdzie w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawa o PIT jest mowa o zwolnieniu w ramach tego limitu świadczeń rzeczowych i pieniężnych, ale ulga zdaniem fiskusa obejmuje również zakup przez pracodawcę usługi (tu – wycieczki, stanowisko Ministerstwa Finansów z 7 maja 2010 r.).

Koszt jednostkowy wycieczki dla pracowników i ich najbliższych, zorganizowanej z funduszy obrotowych pracodawcy, podlega opodatkowaniu.

Zorganizowany wypoczynek dzieci

Wolne od podatku dochodowego są dopłaty szefa do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowychi leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18, sfinansowane:

- z funduszu socjalnego, zfśs oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości,

- z innych źródeł – do kwoty 760 zł rocznie na jednego pracownika (art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT).

Wypoczynek musi zostać zorganizowany zgodnie z rozporządzeniem MEN z 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania (DzU nr 12, poz. 67 ze zm.).

Tak wynika z interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 9 marca 2010 r., IPPB2/415-759/09-2/MK).

Organizator wypoczynku musi mieć formalnoprawne umocowanie do organizowana wypoczynku, dokładnie określone w dokumentach stanowiących podstawę jego funkcjonowania, np. w statucie, wpisie do rejestru organizatorów i pośredników turystycznych. W grę wchodzą np. biura turystyczne, podmioty prowadzące działalność agroturystyczną, szkoły i placówki, osoby prawne i fizyczne, a także jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, kościoły, stowarzyszenia, organizacje charytatywne, fundacje itd.

Należy przy tym pamiętać, że przyznane w tych ramach dofinansowanie, np. kolonii dziecka pracownika, zawsze jest przychodem ze stosunku pracy tego ostatniego, choćby zakład przekazał je bezpośrednio chłopcu czy dziewczynce bądź na konto organizatora (tak interpretacje Izby Skarbowej w Katowicach: z 13 września 2010 r., IBPBII/ 1/415-590/10/HK i z 3 grudnia 2008 r., IBPB2/415-1525/ 08/MK).

Dopłaty pracodawcy do zorganizowanego w ten sposób wypoczynku dzieci podwładnego korzystają więc ze zwolnienia podatkowego bez limitu pod warunkiem, że pochodzą z zfśs, innego funduszu socjalnego bądź zakład przyznał je na podstawie odrębnych przepisów, a jeżeli zostały sfinansowane z innych funduszy – do kwoty 760 zł rocznie na jednego pracownika.

Karnety na basen lub siłownię

Pracodawcy często wykupują pracownikom, którzy chcą zadbać o linię czy tężyznę fizyczną, abonamenty do klubów fitness, siłowni czy na basen.

W związku z tym powstały wątpliwości, czy nie są one bonami, talonami i innymi znakami uprawniającymi do ich wymiany na towary albo usługi, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT. To by bowiem oznaczało, że świadczenia te nie są objęte zwolnieniem.

Organy podatkowe wydają w tym zakresie interpretacje korzystne dla pracowników. Wskazują, że karnety:

- należą do świadczeń rzeczowych, którymi zgodnie z art. 45 kodeksu cywilnego są tylko przedmioty materialne,

- nie są bonami, gdyż karnety pełnią jedynie funkcję identyfikacyjną członka klubu, siłowni itd., a nie uprawniają do ich wymiany na towary lub usługi (interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 8 stycznia 2010 r., ITPB2/ 415-824/09/MK).

Reasumując, karnety to świadczenia rzeczowe i jeśli zostały pokryte ze środków zfśs, podlegają zwolnieniu podatkowemu do  kwoty 380 zł rocznie na jednego pracownika. Gdy pracodawca opłaca karnety z własnych środków obrotowych, to są w pełni opodatkowane.