Potrącenia z wynagrodzeń: Jak zgodnie z prawem uszczuplić pensję podwładnego

Według art. 91 kodeksu pracy należności inne niż wymienione w art. 87 § 1 i § 7 k.p. można ująć z wynagrodzenia zatrudnionego tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. Także i w tym wypadku wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości minimalnej pensji – przy ujęciu należności na rzecz pracodawcy lub 80 proc. tej kwoty przy innych należnościach.

Pisemną akceptację pracownik ma wyartykułować wyraźnie i w sposób zindywidualizowany. Nie wystarczy zatem np. brak jego reakcji na zawiadomienie go o dokonanym potrąceniu z wynagrodzenia.

Nawet jeśli zgodziłby się na ujęcie, ale nie miałoby to formy pisemnej, jest nieważne. Wskazał na to Sąd Najwyższy w wyroku z 1 października 1998 r. (I PKN 366/98). W razie sporu bez znaczenia byłoby dowodzenie przez pracodawcę, że pracownik ustnie zaakceptował uszczuplenie.

Precyzyjna kwota

Ponadto taka zgoda będzie skuteczna tylko wtedy, gdy wyrażając ją, pracownik będzie znał wysokość należności, która ma być ujęta lub choćby miał podstawy pozwalające określić ten poziom. Wniosek taki wynika z art. 91 k.p. dokonany w uzasadnieniu uchwały SN z 4 października 1994 r. (I PZP 41/94).

SN stwierdził, że nieważne jest wyrażenie przez pracownika na podstawie art. 91 k.p. w umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej zgody na potrącenie przez zakład z wynagrodzenia należności z tytułu niedoborów, które mogą się ujawnić w przyszłości w wyniku inwentaryzacji.

Szef nie może zatem w ten sposób asekurować się przed ewentualnymi stratami. Wyrażając zgodę na ujęcie z pensji, pracownik powinien mieć świadomość wielkości długu i istnienia przesłanek odpowiedzialności.

Blankietowa nie wystarczy

Poza tym użycie w art. 91 k.p. określenia „należności”, a nie np. „kwoty”, nasuwa wniosek, że zgoda na potrącenie może dotyczyć tylko takich sum pieniężnych, które są należne pracodawcy i określone co do wysokości. Podobnie uznał SN w wyroku z 5 maja 2004 r. (I PK 529/03).

Stąd wymieniona w art. 91 k.p. zgoda pracownika nie może być blankietowa. Powinna dotyczyć konkretnej, istniejącej wierzytelności. Tak wskazał Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 21 grudnia 2005 r. (I OSK 461/05). Nieważna będzie więc akceptacja podwładnego na potrącenie z jego wynagrodzenia należności, które mogą powstać dopiero w przyszłości, bez względu na to, kto je spowodował i w jakiej wysokości.

Przykład

Panowie Jan i Adam pracowali w hurtowni jako magazynierzy. Z szefem podpisali umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej, w której zgodzili się na potrącenie z wynagrodzenia ewentualnego niedoboru.

W czasie kontroli stwierdzono brak 5200 zł. Pracodawca potrącił tę kwotę z wynagrodzenia obu panów, a oni wnieśli powództwo do sądu o zwrot tak ujętych kwot. Twierdzili, że nie są winni powstania niedoboru. Sąd uznał, że postanowienie w umowie było nieważne i zobowiązał pracodawcę do zwrotu potrąconych sum.

Chcąc uzyskać skuteczną zgodę pracownika na uszczuplenie kwoty odpowiadającej stwierdzonemu niedoborowi, szef powinien najpierw ustalić jej wysokość, a następnie odebrać od pracownika pisemną zgodę na jej potrącenie z pensji.

Przykład

Panie Alicja i Ewa pracowały jako sprzedawczynie.

Obie zawarły umowę o odpowiedzialności materialnej za powierzone im mienie.

Gdy w ich sklepie stwierdzono niedobór, ustalono, że na każdą z nich przypada po 1220 zł tej kwoty. Po zapoznaniu się z wynikami inwentaryzacji obie na piśmie zgodziły się na takie potrącenia. Ponieważ później pracodawca zwolnił je z pracy, wystąpiły z pozwami do sądu, żądając zwrotu tych kwot.

Sąd jednak oddalił ich powództwa, gdyż uznał, że szef dokonał potrąceń zgodnie z prawem pracy.

Czy można cofnąć zgodę

Niekiedy zdarza się, że pracownicy, którzy początkowo pisemnie zgodzili się na potrącenia, następnie zmieniają zdanie.

Nie ma jednak wątpliwości, że pracownik nie może swobodnie odwołać wcześniejszego oświadczenia. To ze zmianą zdania, które zostało złożone pracodawcy, będzie skuteczne tylko wtedy, gdy doszło do niego jednocześnie ze złożonym oświadczeniem lub wcześniej (art. 61 kodeksu cywilnego). Pracownik może także powołać się na wady swojego oświadczenia woli jako podstawę uchylenia się od wyrażonej zgody na potrącenie.

Byłoby to skuteczne wtedy, gdyby składając pismo pracownik był w stanie wyłączającym świadome albo swobodne powzięcie decyzji i wyrażenie woli (art. 82 k.c.) lub gdy złożył je dla pozoru (art. 83 k.c.) czy pod wpływem błędu lub groźby (art. 84 i 87 k.c.).

Przy potrąceniach na rzecz innych podmiotów niż pracodawca podwładny może jednak skutecznie, w każdej chwili, cofnąć zgodę dotyczącą uszczupleń z pensji.