Ma to istotne znaczenie, zwłaszcza w przypadku transakcji nietypowych, charakterystycznych dla danej jednostki oraz gdy przepisy dają jej wybór co do stosowania metod wyceny bądź określonych uproszczeń.

Polityka rachunkowości powinna być napisana w sposób praktyczny, tak żeby nowa osoba w zespole księgowości lub biegły rewident podczas badania sprawozdania finansowego mogli szybko zapoznać się ze sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych, a tym samym sprawnie wejść w nowe obowiązki bądź sprawdzić, czy przyjęte rozwiązania księgowe są stosowane w praktyce.

Co powinna zawierać

Podstawową informacją jest określnie roku obrotowego jednostki oraz zasad, zgodnie z którymi sporządza ona sprawozdanie finansowe – może to być ustawa o rachunkowości (dalej: uor) albo Międzynarodowe Standardy Rachunkowości i Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSR). Determinują one metody wyceny aktywów i pasywów, ujęcia transakcji gospodarczych, jak również sposób prezentacji danych w sprawozdaniu finansowym. W przypadku stosowania zasad określonych w ustawie o rachunkowości polityka powinna zawierać stwierdzenie (jeśli dotyczy), czy i w jakim zakresie jednostka zdecydowała się stosować zalecenia wybranych Krajowych Standardów Rachunkowości lub MSR.

UWAGA!

Jeśli jednostka decyduje się na ustawę o rachunkowości, należy również określić, zgodnie z którym załącznikiem do ustawy sporządza sprawozdanie finansowe, a ponadto wskazać przyjęty wariant rachunku zysków i strat oraz metodę sporządzenia rachunku przepływów pieniężnych.

Sporządzający politykę rachunkowości powinien mieć na uwadze, że przesiębiorca sięga po nią przede wszystkim, aby dowiedzieć się, w jaki sposób jednostka wycenia oraz ujmuje poszczególne aktywa i pasywa, zwłaszcza gdy przepisy pozwalają na wybór w tym zakresie. Do najczęściej dokonywanych przez jednostkę wyborów, które należałoby opisać, zalicza się:

- stosowaną metodę amortyzacji, próg wartościowy aktywowanych w księgach rachunkowych środków trwałych oraz wartości nie- materialnych i prawnych;

- przyjęty sposób wyceny inwestycji w nieruchomości;

- stosowaną metodę rozchodu środków pieniężnych wyrażonych w walucie obcej;

- sposób ujęcia początkowego zapasów w księgach rachunkowych, metodę ich rozchodu oraz stosowaną przez jednostki metodę ich ewidencji.

Kolejnym istotnym punktem, którego nie może zabraknąć w spisanych zasadach rachunkowości, są informacje o sposobie kalkulacji występujących w sprawozdaniu finansowym wartości szacunkowych, do których między innymi należą:

- określanie stawek amortyzacyjnych poszczególnych grup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;

- opis stosowanej metody kalkulacji odpisów aktualizujących wartość poszczególnych grup zapasów, odpisów aktualizujących wartość należności (w szczególności odpisów ryczałtowych, specyficznych dla danej jednostki);

- stosowane metody wyceny kontraktów długoterminowych na dzień bilansowy;

- opis kalkulacji istotnych rezerw (zwłaszcza charakteryzujących daną jednostkę – na przykład rezerwa gwarancyjna lub rezerwy pracownicze).

W przypadku mniejszych jednostek sporządzający politykę muszą pamiętać o ujęciu w niej informacji o korzystaniu z uproszczeń, do których mają prawo w przypadku spełnienia określonych w ustawie progów i przy założeniu, że nie zniekształcą one istotnie ich sprawozdań finansowych. Są to:

- ujmowanie w księgach rachunkowych umów leasingu na podstawie klasyfikacji dokonanej zgodnie z zasadami określonymi w prawie podatkowym;

- odstąpienie od kalkulacji aktywów i rezerwy na odroczony podatek dochodowy;

- ujęcie materiałów/towarów w cenie zakupu;

- brak analizy wykorzystania mocy produkcyjnych przy kalkulacji kosztu wytworzenia wyrobów gotowych, półproduktów, produkcji w toku;

- wycena instrumentów finansowych tylko zgodnie z uor bez uwzględnienia przepisów wynikających z dedykowanego w tej sprawie rozporządzenia Ministra Finansów.

W kontekście uproszczeń, ale też ogólnego prowadzenia przez jednostkę księgowości, nie wolno zapomnieć o wskazaniu w zasadach rachunkowości procentowego progu istotności, poniżej którego ewentualne błędy w księgach rachunkowych (prezentacyjne lub wynikowe) uważa się za nieistotne dla czytelnika sprawozdania finansowego. Próg kalkuluje się najczęściej jako procent sumy bilansowej na dzień sprawozdawczy bądź procent przychodów ze sprzedaży osiągniętych w danym okresie sprawozdawczym.

O czym trzeba pamiętać

Zdarza się, że polityka rachunkowości dość ogólnie dotyka najistotniejszych kwestii związanych z podstawową działalnością jednostki. Ważne jest, aby sporządzając ją, zwrócić uwagę na aspekt praktyczny. Dobra polityka powinna zawierać szczegółowe informacje o najważniejszych obszarach związanych z profilem działalności jednostki. Na przykład, w spółce produkcyjnej będzie to dokładny opis metodologii kalkulacji kosztu wytworzenia produktów gotowych, półproduktów oraz produkcji w toku. W spółce z branży budowlanej – opis kontraktów realizowanych przez jednostkę, w tym określenie czasu ich trwania, sposobu ujęcia w księgach rachunkowych, ewidencji przychodów oraz kosztów związanych z danym kontraktem, opis kalkulacji kosztów pośrednich przypadających na kontrakt oraz określenie metody ich wyceny na dzień bilansowy. Te informacje powinny być uzupełnione o schematy księgowań ze wskazaniem kont, na których ujmowane są określone operacje.

UWAGA!

Nieodłącznym elementem każdej polityki rachunkowości powinien być stosowany w jednostce plan kont, który warto uzupełnić o krótki opis operacji ujmowanych na poszczególnych kontach oraz o przyporządkowanie ich do odpowiednich pozycji bilansu oraz rachunku zysków i strat, ze wskazaniem kont technicznych.

W przypadku, gdy jednostka jest zobligowana do prowadzenia bardziej sformalizowanej ewidencji rachunkowej dla celów, przykładowo, otrzymanej dotacji lub funkcjonowania w Specjalnej Strefie Ekonomicznej, polityka rachunkowości jest dokumentem, w którym należy wskazać konta, na których ujmuje się operacje związane z późniejszymi rozliczeniami.

W dobie zaawansowanych systemów księgowych, często zintegrowanych w ramach jednej grupy kapitałowej, wzrasta liczba procesów księgowanych automatycznie. Istota takich operacji powinna być opisana właśnie w polityce rachunkowości, dlatego bardzo ważne jest, aby już na etapie wdrażania danego systemu sporządzający politykę dokładnie opisał stosowane schematy księgowań.

Dobrą praktyką jest ujęcie w polityce rachunkowości informacji o występujących w jednostce dowodach księgowych – fakturach zakupu i sprzedaży, dokumentach związanych z gospodarką magazynową, kasową, z obrotem środkami trwałymi wraz z opisem sposobu ich ewidencji, ujęcia w księgach rachunkowych lub nawet przyjętych zasad ich akceptacji. Pozwoli to czytelnikowi lepiej zrozumieć elementy funkcjonującego w jednostce systemu kontroli wewnętrznej.

Ustawa o rachunkowości wskazuje również na konieczność zawarcia podstawowych informacji o stosowanym w jednostce systemie finansowo-księgowym, zestawieniu używanych programów, jak również metodach zabezpieczenia i ochrony danych. Sporządzający politykę może wesprzeć się w tym zakresie wiedzą posiadaną przez pracownika wewnętrznego działu IT bądź inną osobę odpowiedzialną za powyższy obszar w jednostce.

zdaniem autorki

Martyna Trojańczyk, biegły rewident, Senior Associate, Rödl & Partner Warszawa

Dobrze sporządzona polityka rachunkowości to swego rodzaju przewodnik po stosowanych na co dzień praktykach działu księgowego lub kontrolingowego. Na bieżąco aktualizowana stanowi źródło wiedzy dla jej użytkowników wewnętrznych – co ma szczególne znaczenie, przykładowo, przy wdrażaniu w obowiązki nowych osób w zespole. Użytkownikom z zewnątrz pozwala natomiast lepiej zrozumieć specyfikę danej jednostki. Jest to też odzwierciedlenie informacji, które jednostki zawierają we wprowadzeniu do sprawozdania finansowego powszechnie udostępnianego zainteresowanym odbiorcom. Pokazuje to jak ważne jest staranne przygotowywanie i bieżące aktualizowanie polityki rachunkowości jednostki.