Okres zawieszenia w raportowaniu krajowych schematów podatkowych, trwający od 31 marca 2021 r., warto wykorzystać na uporządkowanie procesów w firmie. To może być czas na podatkowy compliance i ujednolicenie podejścia w organizacji do przekazywania informacji o schematach w taki sposób, aby nie narażać się na ewentualne sankcje administracyjne i karno-skarbowe.
Zgodnie z postanowieniami tzw. Tarczy Antykryzysowej 4.0 terminy na raportowanie krajowych schematów podatkowych nie rozpoczynają się, a rozpoczęte ulegają zawieszeniu do 30. dnia następującego po dniu odwołania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii ogłoszonego w związku z Covid-19. Jednocześnie, od 1 stycznia 2021 r. należy na bieżąco raportować transgraniczne schematy podatkowe do Szefa KAS.
Co mówią przepisy
Na raportowanie schematów transgranicznych podatnicy mają 30 dni, licząc od dnia:
- następnego po udostępnieniu schematu podatkowego,
- następnego po przygotowaniu wdrożenia schematu podatkowego,
- dokonania pierwszej czynności związanej z wdrażaniem schematu podatkowego w zależności od tego, które z tych trzech zdarzeń nastąpi wcześniej.
Zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej, obowiązek raportowania do Szefa KAS krajowych schematów podatkowych powstaje wówczas, gdy spełnione są określone cechy rozpoznawcze i kryteria wymienione w przepisach tej ustawy. Obowiązek ten dotyczy uzgodnień, które mogą wpływać na powstanie, odsunięcie w czasie lub obniżenie wysokości zobowiązania podatkowego albo w których co najmniej jedna strona jest podatnikiem.
Uzgodnienie traktowane jest jako schemat podatkowy, jeżeli:
- spełnia kryterium głównej korzyści oraz posiada ogólną cechę rozpoznawczą,
- posiada szczególną cechę rozpoznawczą lub
- posiada inną szczególną cechę rozpoznawczą.
Dla powstania obowiązku raportowania schematów podatkowych konieczne jest ponadto spełnienie kryterium kwalifikowanego korzystającego. Jest on rozumiany jako korzystający lub podmiot z nim powiązany, jeżeli przychody lub koszty albo wartość aktywów w roku bieżącym lub poprzedzającym przekroczyły 10 mln euro, ewentualnie jeżeli uzgodnienie dotyczy rzeczy lub praw o wartości rynkowej przekraczającej 2,5 mln euro.
Czytaj więcej:
Zarządzanie ryzykiem
Jedną z form efektywnego zarządzania ryzykiem podatkowym jest posiadanie procedury wewnętrznej, mającej na celu przeciwdziałanie niewywiązywaniu się z obowiązku raportowania schematów podatkowych. Dobrze skonstruowana procedura wewnętrzna pozwala nie tylko na wczesne wykrywanie schematów podatkowych w toku prowadzonej przez firmę działalności gospodarczej, ale zapewnia także ich prawidłowe raportowanie.
Ustawodawca wprowadził do przepisów ordynacji podatkowej obowiązek posiadania procedury wewnętrznej wyłącznie przez podmioty, które:
1) są uznawane za promotorów, zatrudniają promotorów lub faktycznie wypłacają im wynagrodzenie oraz
2) ich przychody lub koszty, w rozumieniu przepisów o rachunkowości, ustalone na podstawie prowadzonych ksiąg rachunkowych, przekroczyły w roku poprzedzającym rok obrotowy równowartość 8 mln zł.
Promotorem może być zarówno adwokat, radca prawny, jak i doradca podatkowy, ale nie tylko. Za promotora należy uznać również podmioty, które opracowują, oferują, udostępniają, wdrażają lub zarządzają wdrażaniem schematów podatkowych.
Nie ma jednak formalnych przeszkód, aby procedurą wewnętrzną objąć szerszą grupę podmiotów:
1) korzystających, czyli podmioty, u których udostępniane lub wdrażane jest uzgodnienie lub
2) wspomagających, czyli podmioty, które podejmują się udzielić, bezpośrednio lub za pośrednictwem innych osób, pomocy, wsparcia lub porad dotyczących opracowania, wprowadzenia do obrotu, organizowania, udostępnienia do wdrożenia lub nadzorowania wdrożenia uzgodnienia.
Znajduje to odzwierciedlenie zwłaszcza w sytuacjach, gdy promotor występuje jako centrum rozliczeniowe w grupie podmiotów powiązanych, gdzie każdy z podmiotów pełni przypisane mu funkcje (np. holding, transport, dystrybucja, działalność informatyczna).
Elementy procedury wewnętrznej
Procedura wewnętrzna powinna określać w szczególności:
1) katalog czynności lub działań związanych z przekazywaniem informacji o schematach podatkowych;
2) środki służące zabezpieczeniu obowiązków raportowania schematów podatkowych;
3) zasady przechowywania dokumentów oraz informacji w zakresie schematów podatkowych;
4) zasady raportowania schematów podatkowych;
5) zasady upowszechniania wśród pracowników wiedzy z zakresu schematów podatkowych;
6) zasady zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń związanych ze schematami podatkowymi;
7) zasady kontroli wewnętrznej lub audytu przestrzegania przepisów w obszarze schematów podatkowych.
Od strony podatkowego compliance procedura wewnętrzna powinna być nie tylko dokumentem formalnym, ale przede wszystkim stosowanym w praktyce. Wiąże się to z koniecznością budowania świadomości zarówno na poziomie całej firmy, ale także szerzej – grupy podmiotów powiązanych, m.in. poprzez organizowanie szkoleń wewnętrznych, których celem jest zaznajomienie ze schematami podatkowymi osób pozornie niemających do czynienia z tym obszarem.
Na poziomie organizacji problematyka raportowania schematów podatkowych nie dotyczy bowiem wyłącznie ludzi odpowiedzialnych za sprawy finansowe, podatkowe czy rachunkowe (np. dyrektora finansowego, głównego księgowego czy asystenta zarządu), ale obejmuje także osoby zatrudnione w innych działach, m.in. w HR, zajmujące się nawiązywaniem współpracy z osobami na B2B, sprzedażą czy controlingiem.
Dotkliwe sankcje
Przepisy ordynacji podatkowej pozwalają na nakładanie administracyjnych kar pieniężnych na podmiot niebędący osobą fizyczną, który nie dopełnił obowiązku w zakresie wprowadzenia i przestrzegania procedury wewnętrznej MDR, w wysokości:
- do 2 mln zł za niewprowadzenie procedury wewnętrznej,
- do 10 mln zł, jeżeli dodatkowo promotor będący osobą fizyczną zatrudnioną lub faktycznie otrzymującą wynagrodzenie od takiego podmiotu naruszy swoje obowiązki związane z raportowaniem schematów podatkowych (co zostanie stwierdzone prawomocnym wyrokiem sądu).
Z kolei przepisy kodeksu karnego skarbowego przewidują odpowiedzialność wyłącznie osób fizycznych, związaną z naruszeniem obowiązków dotyczących przekazywania informacji dotyczących schematów podatkowych w odniesieniu do zamkniętego katalogu czynności, co zagrożone jest karą grzywny w maksymalnej wysokości do 720 stawek dziennych (w 2021 r. – maksymalnie do 27 mln zł). Niższą karą, do 240 stawek dziennych grzywny, zagrożone jest posługiwanie się unieważnionym numerem schematu podatkowego (NSP) – w 2021 r. maksymalnie do 9 mln zł. W sprawach mniejszej wagi kara grzywny może wynieść od dziesięcio- do dwudziestokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2021 r. – maksymalnie 56 tys. zł).
Jest czas na analizę
Oprócz samej procedury i szkoleń bardzo ważna jest analiza merytoryczna czynności i zdarzeń pod kątem ustalenia, w jakich obszarach powstają lub mogą powstawać schematy podatkowe. Analiza ta powinna stanowić punkt wyjścia do ustalenia, jakie komórki w firmie powinny być wskazane w procedurze jako odpowiedzialne za rozpoznawanie, czy dane uzgodnienie stanowi schemat podatkowy podlegający raportowaniu. Warto przy tej okazji stworzyć listę zagadnień, które na poziomie firmy lub grupy podmiotów mogą prowadzić do obowiązku raportowania schematów podatkowych. Powinna ona być systematycznie, wraz z procedurą wewnętrzną, aktualizowana i uzupełniana. Okres zawieszenia w raportowaniu krajowych schematów podatkowych nie wyłącza bieżącego ewidencjonowania zdarzeń stanowiących schematy podatkowe. Po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii w związku z Covid-19, schematy podatkowe krajowe powstałe w okresie zawieszenia będą podlegały obowiązkowi raportowania do Szefa KAS.
Jeśli pojawią się wątpliwości
Jeżeli przeprowadzona analiza nie pozwala na ustalenie czy dane uzgodnienie podlega raportowaniu do Szefa KAS jako schemat podatkowy, to istnieje możliwość zwrócenia się z wnioskiem do dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego. Taką możliwość stworzył NSA w wyroku z 28 stycznia 2021 r. (I SK 1703/20), wskazując, że przepisy zawarte w dziale III rozdziału 11a ordynacji podatkowej mają charakter materialnoprawny, a tym samym mogą być przedmiotem wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego. W związku z tym organy podatkowe powinny być zobligowane do rozpoznawania takich wniosków i wydawania interpretacji indywidualnych w przedmiocie regulacji MDR.
Podstawa prawna:
- art. 86a § 1 pkt 8, 10, 11, 12 i 16, art. 86b § 1, art. 86c § 1 i 2, art. 86d § 4, art. 86l § 1 i 2 oraz art. 86m § 1 i 2 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r., poz. 1540 ze zm.)
- art 80f § 1 – 5 ustawy z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r., poz. 408 ze zm.)
- art. 31y ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r., poz. 2095)
- art. 77 pkt 60 ustawy z cz rwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami Covid-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem Covid-19 (Dz.U. z 2021 r., poz. 1072)
Ireneusz Ledzion starszy konsultant w departamencie doradztwa podatkowego w Mariański Group Kancelarii Prawno- -Podatkowej
Przepisy są skomplikowane i niejednoznaczne
Przepisy o schematach podatkowych stanowią obszar bardzo narażony na ryzyko podatkowe. Wskazuje na to sam sposób zredagowania przepisów, których skomplikowany i niejednoznaczny charakter pozostawia dużą swobodę w interpretacji tego, co stanowi schemat podatkowy, a co nim nie jest. Może to rodzić negatywne konsekwencje po stronie przedsiębiorców, ponieważ brak efektywnej identyfikacji schematów podatkowych może w szerszej perspektywie powodować ryzyko niewypełnienia obowiązków w zakresie raportowania. Takie samo ryzyko wiąże się z nieprawidłowym rozpoznaniem funkcji pełnionej przez firmę jako promotora, wspomagającego bądź korzystającego. Może to prowadzić także do innych uchybień, związanych m.in. z brakiem poinformowania na piśmie podmiotu obowiązanego do przekazania schematu podatkowego lub danych we właściwym terminie. Z tego względu warto w okresie zawieszenia terminów na raportowanie krajowych schematów położyć nacisk na wdrożenie i rozwój procedur compliance mających na celu zabezpieczenie ryzyka od strony odpowiedzialności podatkowej i karnej skarbowej.
Konrad Dura doradca podatkowy, menedżer w departamencie doradztwa podatkowego w Mariański Group Kancelarii Prawno- -Podatkowej
Można ograniczyć ryzyko nałożenia sankcji
Wewnętrzna procedura wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych pełni rolę nie tylko instrukcji rozpoznawania czy dane uzgodnienie stanowi schemat podatkowy. Instrukcja ta ma przede wszystkim na celu ograniczenie ryzyka, jakie niesie za sobą możliwość nałożenia sankcji karnych administracyjnych oraz karnych skarbowych. W przypadku braku istnienia formalnego podziału obowiązków w firmie, istnieje ryzyko, że organy swobodnie ocenią zaangażowanie i samodzielność poszczególnych osób przy faktycznym wykonywaniu określonych czynności związanych z raportowaniem. W praktyce może to doprowadzić do rozszerzenia kręgu osób, które mogą być pociągnięte do odpowiedzialności karnej skarbowej, na wszystkie osoby znajdujące się na ścieżce akceptacji. Właściwie skonstruowana procedura wewnętrzna w znacznym stopniu powinna przyczynić się do ograniczenia ryzyka pociągnięcia członków zarządu oraz pracowników firmy do odpowiedzialności za nieprawidłowe wypełnianie ustawowych obowiązków w obszarze MDR.