Jednym z obowiązkowych elementów prowadzenia rachunkowości wynikającym wprost z przepisów ustawy o rachunkowości jest przeprowadzenie inwentaryzacji w danym podmiocie. Odpowiednie przygotowanie do inwentaryzacji usprawnia jej przeprowadzenie, a także może mieć znaczny wpływ na jakość sprawozdania finansowego. Staranność i dokładność przeprowadzania spisu z natury implikuje tworzenie rzetelnego obrazu jednostki gospodarczej.
Ważne terminy
Pierwszym krokiem jaki należałoby wykonać jest ustalenie terminów inwentaryzacji. Staną się one punktem odniesienia do dalszego planowania, a następnie wykonania pozostałych czynności inwentaryzacyjnych. W celu określenia jak najbardziej optymalnego terminu inwentaryzacji, oprócz odniesienia się do dnia bilansowego, należy zastanowić się jaka metoda zostanie zastosowana do inwentaryzacji danego składnika majątku, bądź pasywa.
Czytaj więcej:
Spośród trzech metod wymienionych w ustawie o rachunkowości najbardziej pracochłonna jest metoda spisu z natury, w szczególności, gdy zapasy danej spółki są istotnie wartościową pozycją w ogóle majątku.
Ponadto, warto zwrócić uwagę na przepisy ustawy o rachunkowości i zasadność jej przeprowadzania. W przypadku, gdy inwentaryzacji podlegać będzie majątek trwały, nie ma konieczności przeprowadzania spisu z natury co rok, a co najmniej co cztery lata. Za terminowe przeprowadzenie procesu inwentaryzacyjnego odpowiedzialni są kierownik jednostki oraz powołany przez niego przewodniczący komisji.
Dobór zespołu ma znaczenie
Ważnym aspektem jest także ustalenie zespołów spisowych, bez których cały proces inwentaryzacyjny nie byłby możliwy. Zespół spisowy powinien składać się przynajmniej z 2 osób. Ich członkami z reguły są pracownicy danej jednostki lub osoby z zewnątrz (nie będące pracownikami podmiotu). Tutaj także należy zwrócić uwagę na wielkość działalności, stan posiadanych zapasów czy lokalizacje, w której znajdują się magazyny. Możliwe, że powstanie konieczność powołania kilku zespołów spisowych z uwagi na odległość magazynów, bądź podzielenie terenu przedsiębiorstwa na pola spisowe. Wtedy należy zwrócić uwagę, czy efektywniej będzie przeprowadzić inwentaryzacje w jednym terminie powołując podkomisje, a w ramach nich zespoły spisowe odrębnie do każdej lokalizacji. Czy przeprowadzić spis z natury w oddzielnych terminach przy udziale jednego zespołu spisowego pod nadzorem jednej komisji inwentaryzacyjnej. W skład zespołu spisowego mogą uczestniczyć osoby, które nie są materialnie odpowiedzialne za inwentaryzowany majątek, posiadają należyte kwalifikacje oraz są zaznajomione ze specyfiką działalności. Jest to istotne z punktu widzenia rzetelności przeprowadzanego spisu.
W celu zapewnienia wysokiej jakości przeprowadzanego procesu należy zaplanować czas na przeszkolenie członków zespołów spisowych oraz wybrać Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, który będzie nadzorował i koordynował całym procesem. Należy zwrócić uwagę, że funkcji tej nie może pełnić główny księgowy ani pracownik działu księgowości.
Podsumowując proces inwentaryzacyjny wymaga skoordynowania wielu aspektów, nie tylko tych stanowionych przez prawo, ale także związanych z logistyką czy doborem odpowiednich osób. Skrupulatnie zaplanowana inwentaryzacja to połowa sukcesu, aby sam proces przebiegł w sposób rzetelny, wiarygodny i sprawny.
Angelika Jóźwiak Starsza Asystentka w Dziale Rewizji Finansowej BDO