W dzisiejszych czasach prowadzenie własnej działalności gospodarczej w Polsce staje się coraz bardziej skomplikowane. Polscy przedsiębiorcy są zobligowani do spełnienia sukcesywnie zwiększających się ilości formalności i wymogów prawnych, co w znaczący sposób wpływa na prowadzenie biznesu i jego rozwój. W ostatnich latach przepisy regulujące funkcjonowanie firm zostały znacznie zaostrzone, a kontrola ze strony urzędników stała się bardziej rygorystyczna. Z jednej strony, takie działania mają na celu ochronę konsumentów i zapewnienie bezpieczeństwa na rynku, z drugiej jednak, obciążają przedsiębiorców dodatkowymi kosztami i obowiązkami.

Jakie dane będą w plikach

Jednolity Plik Kontrolny Księgi Przychodów i Rozchodów (dalej JPK_PKPiR) to dokument zawierający podstawowe informacje na temat życia gospodarczego danej jednostki gospodarczej

w szczególności przychodów i kosztów przedsiębiorcy, których suma stanowi podstawę do obliczenia podatku dochodowego. Oczywiście obowiązek przygotowywania tego typu dokumentacji będzie dotyczył jedynie przedsiębiorców, którzy prowadzą swoją działalność na podstawie księgi przychodów i rozchodów oraz dokonali wyboru ewidencji przychodów właśnie w tej formie.

Jednolity Plik Kontrolny Księgi Rachunkowe (dalej JPK_KR) to z kolei dokument zawierający podstawowe informacje na temat zawartych w systemie rachunkowym danych finansowych. Przygotowując Jednolity Plik Kontrolny Księgi Rachunkowe przedsiębiorca zawiera w nim zatem dane dotyczące zestawienia obrotów i sald oraz operacji wykonywanych na dzienniku systemowym co oznacza chronologiczne ujęcie zdarzeń za okres którego dotyczy omawiany dokument.

Wprowadzenie obowiązku przesyłania comiesięcznych raportów w postaci JPK_PKPiR oraz JPK_KR ma na celu zwiększenie transparentności oraz ułatwienie przeprowadzenia kontroli podatkowej. Oficjalnie uznaje się, że rozwiązanie to pozwoli urzędom skarbowym na skuteczniejsze monitorowanie działalności jednostek gospodarczych. Jednocześnie, dla przedsiębiorców może to być dodatkowe obciążenie, ponieważ wymaga to od nich comiesięcznego przesyłania danych do urzędu skarbowego oraz utrzymania odpowiedniego systemu ewidencji. Niemniej jednak, w dobie coraz większej cyfryzacji i automatyzacji prowadzenia działalności gospodarczej, wprowadzenie tego obowiązku jest krokiem w stronę uproszczenia i usprawnienia procesów podatkowych w Polsce.

Dane sprawozdawcze

Wspomniane wcześniej dane sprawozdawcze przekazywane będą do właściwych urzędów skarbowych wyłącznie drogą elektroniczną. Zwrócić należy uwagę na fakt, iż jednolitych plików kontrolnych nie należy przesyłać za pomocą poczty internetowej. Polscy przedsiębiorcy będą mogli przesyłać dane za pomocą predysponowanych do tego programów komputerowych lub urządzeń przenośnych takich jak pendrive. Zgodnie z ustalonymi przepisami pliki JPK przesłane muszą zostać do 20 dnia każdego miesiąca.

Od kiedy nowy obowiązek

Chociaż przepisy Polskiego Ładu które weszły w życie 1 stycznia 2022 r., przewidywały obowiązek pełnego raportowania plików JPK już od stycznia 2023 roku, to kolejne przepisy znacząco ten obowiązek oddaliły w czasie. Zgodnie z nowelizacją Polskiego Ładu terminy wdrożenia obowiązku w zakresie pełnego raportowania plików JPK, będą zróżnicowane i zależne od formy prawnej oraz wielkości przedsiębiorstwa:

- od stycznia 2024 roku – obowiązek wysyłki nowych plików JPK dla podatników CIT, których przychody przekraczają 50 mln euro,

- od stycznia 2025 roku – obowiązek wysyłki dla pozostałych podatników CIT oraz podatników PIT, którzy zobowiązani są do przesyłania pliku JPK_VAT,

- od stycznia 2026 roku – obowiązek wysyłki nowych plików JPK, dla pozostałych podatników PIT i CIT.

Zdaniem autora

Konrad Pieczonka Starszy Konsultant w Departamencie Audytu UHY ECA

Chociaż polski ustawodawca znacząco odsunął w czasie radykalne zmiany w zakresie sprawozdawczości finansowej, pragnąłbym zwrócić uwagę na fakt, iż w dalszym ciągu na potrzeby kontroli skarbowej polski przedsiębiorca już teraz, może być zobligowany do przedstawienia Jednolitego Pliku Kontrolnego Księgi Rachunkowe lub Jednolitego Pliku Kontrolnego Księgi Przychodów I Rozchodów na żądanie urzędu skarbowego. Od momentu wezwania jednostka ma trzy dni na przekazanie pliku kontrolującym. W związku z tym szczerze zachęcam działy księgowe do rozpoczęcia przygotowywań związanych z ich generowaniem.

Z doświadczenia zawodowego wiem, że w zależności od wielkości przedsiębiorstwa, oraz ilości księgowań wykonywanych w czasie roku obrotowego, poprawne przygotowanie JPK_KR może być trudne oraz kłopotliwe. Między innymi to właśnie z uwagi na ten fakt, biegli rewidenci przeprowadzając badanie sprawozdania finansowego, przeprowadzają również analizę jednolitego pliku kontrolnego pod względem jego zgodności z wymogami formalnymi nie czekając na to, aż obowiązek wysyłki stanie się obligatoryjny dla polskich przedsiębiorców.