Czy wydatki na świąteczne przyjęcie można rozliczyć w kosztach

Przedsiębiorca, który zaprasza załogę na wigilię, powinien sprawdzać, jaką umowę ma każdy gość. Brzmi to dziwnie, ale tak wynika z interpretacji skarbówki. Fiskus akceptuje bowiem rozliczanie w kosztach świątecznych spotkań tylko dla pracowników. Samozatrudnionych czy zleceniobiorców każe z kosztów wyrzucać. Podobnie jest z kontrahentami i politykami. Firmy muszą więc robić listę gości i rozliczać wydatki proporcjonalnie.

- Spółka organizuje spotkanie świąteczne dla pracowników. Czy wydatki na poczęstunek można rozliczyć w kosztach?

Wydatki na świąteczny poczęstunek dla pracowników można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Argumentów jest kilka. Przede wszystkim święta Bożego Narodzenia to wyjątkowy czas i także przedsiębiorcom zależy, żeby w tym okresie personel czuł się dobrze i żeby w firmie panowała przyjazna atmosfera. Wigilijne przyjęcia na pewno tę atmosferę poprawiają. I nie ma wątpliwości, że rezygnacja ze świątecznych akcentów nie przysporzy pracodawcy popularności.

Czytaj więcej:

Podatki, Księgowość i Rachunkowość

Julita Karaś-Gasparska: Fiskus na firmowej wigilii

Wydatki na spotkania świąteczne mają...

Pro

Drugi argument – każde okolicznościowe spotkanie integruje pracowników. Mają okazję spotkać się z osobami, z którymi nie widują się codziennie, złożyć sobie życzenia, wymienić uprzejmości i doświadczenia. A lepsza integracja to efektywniejsza praca i wyższe przychody.

Trzeci powód – wigilijne przyjęcie jest dobrą okazją do przedstawienia wyników firmy, wytyczenia planów na przyszłość, wyróżnienia liderów. To także jest potrzebne w codziennej działalności.

- Czy fiskus zaakceptuje wydatki na wigilię dla pracowników w kosztach firmy?

Generalnie skarbówka zgadza się na rozliczanie świadczeń dla pracowników w kosztach pracodawcy. Dotyczy to też wydatków na imprezy i spotkania, także świąteczne.

Spójrzmy na jedną z interpretacji. Wystąpiła o nią spółka akcyjna prowadząca działalność produkcyjną. Podejmuje różne działania, aby zintegrować pracowników z zakładów i sklepów. Organizuje m.in. spotkania okolicznościowe, także z okazji świąt Bożego Narodzenia. Ponosi wydatki na wynajem sali i sprzętu oraz na usługi gastronomiczne.

Fiskus przyznał, że spotkania dla pracowników (także byłych) mają na celu poprawę atmosfery pracy. „Niewątpliwie świadczenia tego typu na rzecz byłych i obecnych pracowników budują pozytywne relacje między nimi, zwiększają zaangażowanie oraz wzmacniają ich lojalność wobec spółki. Mają również działanie motywujące i wpływające na jakość, wydajność oraz efektywność pracy, co przekłada się na wysokość uzyskanych przychodów” – stwierdziła skarbówka. Zgodziła się na zaliczenie tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, podobnie jak świadczeń przypadających na rzecz członków zarządu. Fiskus przyznał, że na spotkaniach mogą się oni bliżej poznać z pracownikami, co pozytywnie wpływa na efektywność i organizację pracy (interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 sierpnia 2024 r., 0114-KDIP2-2.4010.338.2024. 1.AS).

Drugi przykład. Spółka z o.o. działająca w branży medycznej zapewnia pracownikom różne atrakcje, m.in. organizuje wyjścia do restauracji i teatru, spotkania szkoleniowo-integracyjne, imprezy świąteczne. Twierdzi, że jest to forma inwestycji w załogę. Zwiększa efektywność pracowników i przywiązanie do pracodawcy. Podkreśla też, że imprezy integrują załogę, poprawiają relacje i współpracę w zespołach, sprzyjają lepszej komunikacji. Wszystko to wpływa na dobre wyniki spółki.

Fiskusa przekonały te argumenty. Przyznał, że wydatki na rzecz pracowników można zaliczyć do podatkowych kosztów. Są bowiem związane z przychodem bądź zachowaniem (zabezpieczeniem) jego źródła. Dotyczy to także wydatków na okolicznościowe spotkania. Mają one bowiem na celu integrację oraz poprawę atmosfery w firmie. Wpływają na zwiększenie efektywności pracy, co przekłada się na przychody (interpretacja dyrektora KIS z 15 stycznia 2024 r., 0111-KDIB1-2.4010.574.2023.3.MK).

- Na świątecznym przyjęciu częstujemy pracowników lampką wina. Czy wydatek na alkohol także można rozliczyć w kosztach?

Fiskus zgadza się na rozliczenie pracowniczych imprez, ale z jednym wyjątkiem – z kosztów trzeba wyłączyć wydatki na alkohol. Zdaniem skarbówki częstowanie gości mocnymi trunkami nie ma dobrego wpływu na prowadzony biznes. Wydatki na zakup alkoholu nie przyczyniają się do osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia jego źródła – podkreślają urzędnicy w interpretacjach. Powołują się też na ustawę o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, sugerując, że ich obowiązkiem jest motywowanie do powstrzymywania się od spożywania mocniejszych trunków (np. interpretacja dyrektora KIS z 16 września 2024 r., 0111-KDIB1-1.4010. 377.2024.3.AND).

- Spółka organizuje firmowe mikołajki. Mogą w nich uczestniczyć pracownicy z rodzinami, przede wszystkim z dziećmi, dla których będą przygotowane różne atrakcje. Czy skarbówka nie zakwestionuje rozliczenia kosztów?

Fiskus nie powinien kwestionować wydatków na takie spotkanie. Jest bowiem oczywiste, że zaproszenie pracownika z całą rodziną jest formą benefitu i wpłynie pozytywnie na jego nastawienie do pracodawcy. Przy okazji zintegruje się z innymi osobami z firmy, co także powinno mieć pozytywne efekty.

Tak też wynika z interpretacji. Skarbówka zgadza się w nich na rozliczanie w kosztach imprez, w których uczestniczą pracownicy z rodzinami. Tak było przykładowo w interpretacji dyrektora KIS z 12 października 2023 r. (0111-KDIB1-1.4010. 436.2023.1.SG) dotyczącej spotkania jubileuszowego. Fiskus potwierdził w niej, że kosztem uzyskania przychodów są wydatki przypadające na pracowników wraz z członkami rodzin. Mają bowiem na celu integrację oraz poprawę atmosfery pracy. Skarbówka przyznała, że budowanie pozytywnych relacji w firmie zwiększa zaangażowanie i motywację pracowników. Wpływa to na jakość, wydajność oraz efektywność pracy i przekłada się na przychody.

Pozytywna jest też interpretacja w sprawie spółki organizującej dla pociech pracowników firmowy Dzień Dziecka. Spółka wskazywała, że na imprezie pracownicy mogą się bliżej poznać. Biorą bowiem razem z dziećmi udział w różnych turniejach i konkursach. „Tego typu wydarzenia bezsprzecznie pomagają w poprawie efektywności komunikacji pracowników różnych działów i szczebli, w tym także wpływają na poprawę relacji z przełożonymi” – argumentowała spółka. Fiskus zgodził się na rozliczenie kosztów (interpretacja dyrektora KIS z 16 sierpnia 2021 r., 0111-KDIB2-1.4010. 203.2021.1.AP).

- Jak rozliczyć firmową wigilię, jeśli uczestniczą w niej nie tylko pracownicy, ale także współpracownicy, czyli prowadzący własną działalność (tzw. samozatrudnieni)?

Będzie z tym problem, ponieważ skarbówka kwestionuje wydatki, jeśli w spotkaniu uczestniczą nie tylko osoby, które są na etacie, ale także zleceniobiorcy czy samozatrudnieni (czyli współpracownicy prowadzący własną działalność). Fiskusowi imprezy dla osób na B2B kojarzą się z reprezentacją, która jest wyłączona z podatkowych kosztów.

Oto przykład. Spółka z o.o. współpracuje z podwykonawcami prowadzącymi własne biznesy. Organizuje przyjęcie świąteczne, na którym będą pracownicy i współpracownicy. Chce rozliczyć w kosztach wydatki na jedzenie, wynajem sali i obsługę. Argumentuje, że wigilijne spotkanie ma walor integracyjny. Celem przyjęcia jest poprawa atmosfery pracy, komunikacji interpersonalnej oraz zwiększenie motywacji załogi. Dodaje, że podczas imprezy zaprezentowane będą wyniki firmy, zostanie też omówiona sytuacja w branży.

Skarbówki te argumenty nie przekonały. Stwierdziła, że zaproszenie na imprezę świąteczną prowadzących własne biznesy podwykonawców jest działaniem reprezentacyjnym. Ma bowiem na celu poprawę wizerunku firmy wobec osób trzecich. „Umowa współpracy czy zlecenia zakłada równorzędność i niezależność podmiotów i stwarza warunki do przyjęcia założenia, że jeden podmiot chce wykreować swój pozytywny wizerunek względem drugiego” – stwierdził fiskus.

Ponieważ reprezentacja jest wyłączona z kosztów, wydatków przypadających na współpracowników nie można odliczyć. „Spółka nie będzie uprawniona do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na integrację oraz organizację spotkań wigilijnych na rzecz podwykonawców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze i współpracujących ze spółką na podstawie umów świadczenia usług w tzw. systemie B2B, ponieważ stanowią wydatki na reprezentację, a ich głównym celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku przedsiębiorcy wobec osób trzecich, niebędących pracownikami wnioskodawcy” – czytamy w interpretacji dyrektora KIS z 9 września 2023 r. (0111- KDIB1-3.4010.346.2023.2.JG).

Oczywiście można z tym dyskutować, zwłaszcza wtedy, gdy w firmie działają zespoły składające się z osób zatrudnionych na podstawie różnych umów, które generalnie wykonują podobne czynności. Współpracownicy nie są więc jej klientami (wobec których firma podejmuje działania reprezentacyjne), lecz częścią załogi. I tak samo jak pracowników warto ich dowartościowywać różnymi świadczeniami, bo ma to przełożenie na wydajność i efektywność.

Takich argumentów użyła spółka akcyjna z branży informatycznej, która oferuje różne profity nie tylko etatowcom, ale także zleceniobiorcom i współpracownikom na B2B. Podkreśla, że samozatrudnieni nie mogą mieć wrażenia, iż są gorzej traktowani. Powinni mieć te same benefity, bo w przeciwnym razie może pojawić się niechęć wobec uprzywilejowanych etatowców. „Nie można wprowadzać rozróżnień pomiędzy członkami personelu w zależności od formy ich zatrudnienia, bo prowadziłoby to do wewnętrznych konfliktów i niesnasek” – wskazuje spółka. Dodaje, że równe traktowanie zacieśnia więzi z firmą i zwiększa poziom zaangażowania.

Jaki to przyniosło efekt? Pozytywny, bo fiskus generalnie zgodził się na rozliczenie w kosztach wydatków na świadczenia dla całej załogi – pracowników, współpracowników i zleceniobiorców. Także na poczęstunek z okazji świąt Bożego Narodzenia (interpretacja dyrektora KIS z 7 czerwca 2024 r., 0114-KDIP2-1.4010.167.2024. 3.MR1). Wydaje się jednak, że nie można wyciągać z tej interpretacji daleko idących wniosków. Jak podkreślał w „Rzeczpospolitej” z 5 grudnia Piotr Hanuszewski, senior menedżer w KPMG, wygląda to na „wypadek przy pracy” i nie należy spodziewać się diametralnej zmiany stanowiska skarbówki w sprawie współpracowników.

- Czy w razie sporu z fiskusem o współpracowników mamy szansę na pozytywne orzeczenie sądu?

Naczelny Sąd Administracyjny staje w tej sprawie po stronie skarbówki. Przykładowo w wyroku z 19 października 2022 r. (II FSK 572/22) NSA stwierdził, że firmę łączą z samozatrudnionymi powiązania biznesowe zakładające równorzędność i niezależność. I nie można uznać za koszt uzyskania przychodu wydatku na motywowanie współpracowników do lepszego prowadzenia własnego biznesu.

Korzystny dla skarbówki jest też wyrok NSA z 12 marca 2024 r. (II FSK 759/21).

- Na firmową imprezę wigilijną zaproszeni są też przedstawiciele kontrahentów oraz lokalnych władz. Czy skarbówka zaakceptuje rozliczenie kosztów?

Fiskus nie zgadza się na rozliczanie w kosztach wydatków na kontrahentów i przedstawicieli lokalnych władz. Jego zdaniem są to wydatki na reprezentację, czyli budowanie pozytywnego wizerunku. Reprezentacja jest natomiast z kosztów wyłączona. Skarbówka twierdzi też, że zapraszanie gości spoza firmy nie ma wpływu na przychody przedsiębiorcy (np. interpretacja dyrektora KIS z 12 października 2023 r., 0111-KDIB1-1.4010.436.2023.1.SG).

- Jak w takim razie rozliczyć imprezę wigilijną, na której są nie tylko pracownicy, ale też inni goście?