Obiad na koszt firmy a podatek

Pracodawca rozlicza pracowników mobilnych na innych zasadach niż osoby, które odbywają podróże służbowe. Pracownikom mobilnym nie przysługują diety.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej rozstrzygnął tę kwestię w interpretacji z 21 sierpnia 2020 r. (0114-KDIP3-2.4011.

406.2020.2.JM). Z pytaniem zwróciła się spółka, która miała wątpliwości co do rozliczenia zatrudnianych przez nią inżynierów serwisowych. Zgodnie z umowami o pracę, wykonują oni swoje obowiązki w siedzibie spółki oraz na terenie kilku innych województw.

Czytaj także: Jedzenie dla samozatrudnionego nie jest kosztem podatkowym dla firmy

Ze względu na brak stałego miejsca wykonywania pracy inżynier serwisowy jest pracownikiem mobilnym w rozumieniu przepisów kodeksu pracy. Jego podróże nie są incydentalne, ale są związane z wykonywaniem normalnych obowiązków pracowniczych. Nie mają więc charakteru podróży służbowej, za którą przysługują diety czy zwrot kosztów noclegów.

Pracownikowi mobilnemu przysługuje karta służbowa, którą płaci podczas tych podróży za wyżywienie, dojazdy i noclegi. Nie jest obciążany tymi kosztami. Spółka chciała potwierdzić, czy sfinansowane przez nią wydatki nie są przychodem pracownika, ponieważ nie prowadzą do ekonomicznego przysporzenia majątkowego.

W czyim interesie

Dyrektor KIS zgodził się z nią tylko częściowo. Przypomniał, że stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, za przychody ze stosunku pracy uważa się m.in. wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Zgodnie z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (K 7/13), za przychód mogą być uznane tylko takie świadczenia, które:

? po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),

? po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,

? po trzecie, korzyść ta jest wymierna przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

To oznacza, że mimo bardzo szerokiego ujęcia w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT przychodów ze stosunku pracy, opodatkowaniu nie podlegają świadczenia spełnione wyłącznie w interesie pracodawcy.

Dyrektor KIS stwierdził, że opłaty dotyczące noclegów oraz kosztów przejazdu osoby, która nie jest w podróży służbowej, lecz jej praca opiera się na konieczności stałego przemieszczania się na terenie wskazanym w umowie o pracę, nie będzie generować przychodu ze stosunku pracy.

„Wydatki te mają charakter służbowy. Ponoszone są bowiem wyłącznie w interesie pracodawcy, a co za tym idzie pracownik nie otrzyma przysporzenia majątkowego" – stwierdził dyrektor KIS.

Spółka jako płatnik nie musi więc pobierać i odprowadzać z tego tytułu zaliczki.

Osobisty charakter świadczenia

Inaczej jest natomiast w przypadku pokrywania kosztów wyżywienia. Tego rodzaju wydatek ponoszony jest w interesie pracownika i to jemu przynosi wymierną korzyść. Dotyczy to zarówno finansowania wyżywienia w ramach podróży służbowej (na co zwrócił uwagę Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 11 września 2015 r., II FSK 1516/13), jak i wyjazdów służbowych niebędących podróżą służbową.

Dyrektor KIS orzekł, że wartość ponoszonych przez pracodawcę wydatków na wyżywienie pracownika mobilnego stanowi dla tego pracownika nieodpłatne świadczenia skutkujące powstaniem przychodu ze stosunku pracy.

„Tego rodzaju świadczenie ma charakter osobisty, niezależnie od celu i okoliczności w jakich zostało mu one przekazane" – uznał dyrektor KIS.

Co ważne, nie przysługuje zwolnienie do wysokości diet, ponieważ dotyczy ono tylko osób odbywających podróż służbową w rozumieniu kodeksu pracy.

„W przypadku zaś, gdy pracownik nie jest w podróży służbowej w rozumieniu przepisów kodeksu pracy – tak jak ma to miejsce w przedmiotowej sprawie – nie ma możliwości zastosowania zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT. W konsekwencji wartość wyżywienia pracownika stanowi dla niego przychód, od którego wnioskodawca powinien obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy" – czytamy.

Zwolnienie z limitem

Kwestię rozliczenia podróży służbowej pracownika fiskus wyjaśnił natomiast w interpretacji z 27 lipca 2020 r. (0115-KDWT.

4011.48.2020.1.MŚ). Sprawa dotyczyła firmy, która wysyła zleceniobiorców do wykonywania usług na terenie Niemiec. Dyrektor KIS uznał, że w tym przypadku pracownikowi przysługuje zwolnienie z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT. Przepis ten stanowi, że wypłacony zwrot wydatków jest zwolniony z podatku do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej. Wysokość diety w podróży zagranicznej zależy od państwa, do którego je-

dzie pracownik. Przykładowo w przypadku Niemiec jest to 48 euro. Jest to kwota przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

„W sytuacji, gdy wypłacane diety nie przekroczą wysokości określonej w rozporządzeniu, na wnioskodawcy, jako płatniku, nie będzie ciążyć obowiązek poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy. Jeżeli jednak wypłacone należności będą wyższe od limitów, to nadwyżki będą podlegać opodatkowaniu" – wyjaśnił dyrektor KIS.ww

Podstawa prawna: art. 12 ust. 1 i art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426)