- Przedsiębiorca świadczy usługi doradztwa technicznego. Adres siedziby jego firmy jest inny niż adres miejsca prowadzenia działalności, ponieważ potencjalny rynek odbiorców usług obejmuje obszar całego kraju. Przedsiębiorca podpisał na czas nieokreślony umowę o świadczenie usług z firmą mającą siedzibę poza miejscem siedziby jego firmy. Wykonywanie poszczególnych zadań będących przedmiotem umowy rozpoczyna się wcześnie rano i kończy w późnych godzinach wieczornych. Czas pracy jest nienormowany i obejmuje swoim zakresem nawet weekendy. Dla zapewnienia właściwego poziomu świadczonych usług przedsiębiorca musiał zapewnić sobie miejsce zakwaterowania, aby ograniczyć czas poświęcany na ciągłe dojazdy i związane z tym koszty. Wynajmuje lokal mieszkalny, który będzie służył jako miejsce noclegowe niezwiązane z aspektami osobistymi. Jest to rozwiązanie rozsądne z ekonomicznego punktu widzenia i bardziej komfortowe od ciągłych dojazdów lub wynajęcia pokoju hotelowego. Czy wydatki poniesione z tytułu najmu lokalu mieszkalnego będą dla przedsiębiorcy kosztem uzyskania przychodu? – pyta czytelnik.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).
Aby podatnik mógł rozliczyć poniesiony wydatek w kosztach uzyskania przychodu, musi on spełniać następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (kosztem uzyskania przychodu podatnika nie są wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż on sam),
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Z przedstawionego w pytaniu stanu faktycznego wynika, że zapewnienie sobie miejsca zakwaterowania przez przedsiębiorcę ma na celu ograniczenie poświęconego czasu na ciągłe dojazdy i związane z tym koszty i jest niezbędne dla zapewnienia właściwego poziomu świadczonych usług. Wynajęcie mieszkania jest dla niego korzystniejsze od wynajęcia pokoju hotelowego.
Organy podatkowe przyjmują, że jeżeli:
- adres siedziby firmy przedsiębiorcy będzie inny niż adres miejsca świadczenia usług,
- miejsce świadczenia przez przedsiębiorcę usług nie będzie miejscem jego faktycznego zamieszkania, a także
- dojazd do miejsca świadczenia usług ze względu na znaczną odległość będzie utrudniony i kosztowny,
– to wydatki na wynajem mieszkania w miejscu faktycznego świadczenia usług będą mogły być kosztem uzyskania przychodów prowadzonej przez niego pozarolniczej działalności gospodarczej, pod warunkiem ich należytego udokumentowania.
Zgromadzone dowody nie mogą się przy tym ograniczać wyłącznie do faktur lub rachunków wystawionych przez właściciela wynajmowanego mieszkania, stwierdzających jedynie wysokość wydatków z tytułu wynajmu mieszkania. Niezbędne będzie również posiadanie dowodów świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w miejscowości, w której podatnik wynajął mieszkanie, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo–skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami. Z dokumentacji powinna też wynikać racjonalność poniesionych wydatków. W taki sposób wypowiedziała się m.in. Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 26 września 2016 r. (2461-IBPB-1-1.4511-519. 2016.1.WRz).
—Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy
