Stosowanie przez przedsiębiorców różnego rodzaju zabezpieczeń realizowanych transakcji jest częstą praktyka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Jednym z takich narzędzi zapewniających stabilność obrotu gospodarczego jest zadatek wpłacany na wypadek odstąpienia od umowy jednej z jej stron.

Zadatek to suma pieniędzy wręczana przy zawarciu umowy, w celu zapewnienia jej realizacji. Jest to część należności wpłacana z góry, jako zabezpieczenie dotrzymania umowy. Sposób rozliczenia zadatku normuje art. 394 k.c. Jeżeli zawarta umowa lub zwyczaj nie stanowią inaczej, to zadatek dany przy zawarciu umowy ma to znaczenie, że w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron, druga strona może bez wyznaczenia dodatkowego terminu odstąpić od umowy i zachować otrzymany zadatek, a jeżeli sama go dała, to może żądać sumy dwukrotnie wyższej.

W razie wykonania umowy, zadatek zalicza się na poczet świadczenia strony, która go dała (w przypadku częściowej realizacji kontraktu, jeżeli świadczenia mają charakter podzielny, zadatek powinien zostać zaliczony na poczet świadczenia w proporcji odpowiadającej stopniu wykonania umowy). Jeżeli natomiast zaliczenie nie jest możliwe, to wówczas zadatek podlega zwrotowi. Roszczenie o zwrot zadatku staje się wymagalne zgodnie z art. 455 k.c., czyli – co do zasady – niezwłocznie po wezwaniu do zwrotu zadatku. W razie rozwiązania umowy, zadatek powinien być zwrócony, a obowiązek zapłaty sumy dwukrotnie wyższej nie wystąpi. To samo dotyczy sytuacji, gdy niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, lub za które strony są współodpowiedzialne.

Przykład

Zatrzymanie zadatku nie wystąpi, gdy okoliczności powodujące niewykonanie umowy zostały spowodowane zmianą przepisów, działaniem osób trzecich, czy też siłą wyższą, na którą strony nie miały wpływu, lub gdy żadna ze stron nie wykona swoich zobowiązań, doszukując się powodów w postawie drugiej strony i równocześnie trudno jest ustalić, która ze stron jako pierwsza naruszyła postanowienia umowy. Pojęcie odpowiedzialności należy tu ustalać w drodze oceny, czy strony realizując umowę, dochowały należytej staranności (art. 472 k.c.).

Przedmiotem zadatku są pieniądze. Zadatek pieniężny może zostać zaliczony na poczet świadczenia pieniężnego lub zwrócony, bez obowiązku przeprowadzania skomplikowanych rozliczeń, będących konsekwencją potencjalnej zmiany jego substancji, nakładów, pożytków lub jego utraty. Na zasadzie umownej modyfikacji konstrukcji prawnej zadatku, w myśl wyrażonej w art. 3531 k.c. zasady swobody zawierania umów, strony mogą również dopuścić (choć rzadko dochodzi do takiej sytuacji) wręczenie (przeniesienie) zadatku w formie rzeczy zamiennych lub praw (np. papierów wartościowych).

Dla powstania skutków prawnych zadatku nie jest konieczne umowne zastrzeżenie zadatku. Jest ono natomiast potrzebne wówczas, gdy strony chcą zastrzec odmienne skutki prawne. Mogą mianowicie wyrazić wolę wyłączenia skutków prawnych wręczenia zadatku i nadania wpłaconej kwocie pieniężnej znaczenia np. zaliczki (względnie „odstępnego", zastawu, wadium lub kaucji na zabezpieczenie przewidzianej kary umownej). Wpłata przy zawarciu umowy przez jedną z jej stron – drugiej stronie określonej kwoty, stanowiącej najczęściej ułamek świadczenia i przyjęcie tej kwoty przez drugą stronę, będzie równoznaczne z wręczeniem zadatku, również wtedy, gdy umowa nie przewiduje żadnych postanowień dotyczących zadatku. Źródłem uprawnień i roszczeń wynikających z art. 394 k.c. nie jest bowiem umowa, ale ustawa. Powstają one w następstwie wręczenia zadatku przez jedną ze stron oraz przyjęcia go przez drugą stronę umowy.

Dyspozytywny charakter przepisów w zakresie zadatku umożliwia stronom implementację umownych zastrzeżeń, które odmiennie od zasad ogólnych określą skutki wręczenia zadatku.

Przykład

Strony umowy mogą ustalić, że wręczony przy zawarciu umowy zadatek nie będzie uprawniał, w razie braku realizacji umowy, do odstąpienia od niej bez wcześniejszego wezwania do wykonania zobowiązania lub wprawdzie da takie prawo, ale bez zachowania zadatku (względnie żądania go w podwójnej wysokości).

Skutki wręczenia zadatku mogą zostać umownie zmienione na korzyść tylko jednej ze stron, której będzie przysługiwało, w razie nienależytego wykonania umowy przez drugą stronę, prawo zachowania zadatku lub żądania go w podwójnej wysokości. W końcu, strony mogą również postanowić, że zatrzymaniu podlega tylko część zadatku lub też, że zwrot nastąpi np. w poczwórnej wysokości.

Ważne, kiedy jest wręczony

Dla wywołania przez zadatek odpowiednich skutków prawnych, konieczne jest – co do zasady – jego wręczenie w momencie zawarcia umowy. Z wcześniejszym lub późniejszym wręczeniem zadatku nie będą wiązały się konsekwencje prawne, chyba że strony ustalą, że wręczony za wcześnie lub za późno przedmiot będzie traktowany jak zadatek, powodujący określone konsekwencje ustawowe.

Na podstawie oświadczenia

Aby zadatek mógł być skutecznie zatrzymany, niezbędne jest uprzednie odstąpienie od umowy. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy powinno spełniać wymogi w zakresie zachowania właściwej formy (art. 77 § 2 i 3 k.c.). W praktyce, składane jest ono dopiero w pozwie o zapłatę zadatku. Uprawnienie do odstąpienia od umowy powstaje w momencie niewykonania umowy i trwa tak długo, jak długo umowa pozostaje niezrealizowana. Moment na złożenie oświadczenia jest ograniczony również przez upływ terminu przedawnienia roszczenia o realizację kontraktu (po jego upływie odstąpienie jest nieskuteczne).

W postaci zapisu księgowego

Do ewidencji księgowej danego okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w formie zapisu, każde zdarzenie, które miało miejsce w tym okresie. Dlatego wpłacony/otrzymany zadatek na poczet nabycia towarów i usług powinien zostać zaewidencjonowany na kontach księgowych.

Zadatek otrzymany od kontrahenta na poczet przyszłej sprzedaży nie powoduje powstania przychodu bilansowego w dacie jego otrzymania. Zgodnie bowiem z art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości (dalej: uor), równowartość otrzymanych lub należnych od odbiorców środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych, należy ująć w księgach jako rozliczenia międzyokresowe przychodów. W razie niewykonania umowy przez jedną z jej stron, przepadek zadatku na rzecz sprzedawcy lub zwrot na rzecz nabywcy nadwyżki ponad kwotę wpłaconego zadatku (w razie zwrotu przez sprzedawcę zadatku w podwójnej wysokości), zalicza się – w zależności od strony, dokonującej księgowania – do pozostałych przychodów bądź kosztów operacyjnych (art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g uor).

Z fakturą

Wpłata zadatku wymaga udokumentowania fakturą VAT, którą należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zadatek od nabywcy i nie wcześniej niż 30. dnia przed jego otrzymaniem (art. 106i ust. 2 i ust. 7 pkt  2 w zw. z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT).

Odszkodowanie nie podlega VAT

W przypadku, gdy po wystawieniu faktury zwrócono nabywcy zadatek, należy wystawić fakturę korygującą (art. 106j ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). Jeżeli strona wpłacająca zadatek (nabywca) nie wywiąże się z umowy, to wówczas wpłacony zadatek przepada i staje się „odszkodowaniem". Ponieważ odszkodowanie nie podlega VAT, należy w takiej sytuacji skorygować podatek odprowadzony z tytułu wpłaty zadatku (zarówno w księgach sprzedawcy, jak i nabywcy), na podstawie wystawionej przez sprzedawcę faktury korygującej do faktury uprzednio wystawionej z tytułu wpłaty zadatku. Korektę faktury pierwotnej należy ująć w księgach zapisami odwrotnymi do zapisów dotyczących dekretacji faktury pierwotnej.

Jeżeli natomiast umowa zostanie zrealizowana, to zadatek nie jest zatrzymywany ani zwracany, lecz podlega zaliczeniu na poczet umownej ceny. Nie jest wówczas odszkodowaniem, a w konsekwencji nie wymaga korekty VAT.

Zaliczka ma inne skutki prawne

Zadatek wykazuje pewne cechy wspólne z zaliczką. Są to jednak dwie różne instytucje prawne, wywołujące odmienne skutki w związku z niewykonaniem umowy przez jedną z jej stron. Podstawowym wyróżnikiem, który je łączy, jest ich przeznaczenie (są one wpłatą na poczet przyszłych świadczeń, wynikających z zawartego porozumienia). O ile jednak w przypadku, gdy sprzedawca nie dotrzyma warunków kontraktu, zamawiający będzie mógł odstąpić od umowy i domagać się zwrotu podwójnej wysokości zadatku, o tyle jego uprawnienia nie będą już tak korzystne w sytuacji zastrzeżenia, zamiast zadatku – zaliczki. Wówczas nie będzie on mógł od razu odstąpić od umowy. W razie zwłoki, będzie musiał wyznaczyć dostawcy dodatkowy termin na realizację umowy, po upływie którego będzie mu dopiero przysługiwało prawo odstąpienia od niej. Nie będzie mógł też domagać się zwrotu podwójnej wysokości zaliczki (może wprawdzie domagać się odszkodowania na zasadach ogólnych, ale w takiej sytuacji będzie zobligowany udowodnić poniesioną szkodę). Z kolei, jeżeli to odbiorca nie wywiąże się z postanowień umowy, to wpłacony przez niego zadatek przepada. Jeżeli natomiast wpłacił zaliczkę, to może żądać jej zwrotu od kontrahenta. Zadatek bowiem zabezpiecza, natomiast zaliczka – kredytuje stronę umowy, która ją otrzymała (w przeciwieństwie do zadatku, zaliczka nie ma bowiem charakteru sankcyjnego).