Izba Skarbowa w Bydgoszczy potwierdziła, że przechowywanie dokumentów w formie innej niż oryginalna (skanów faktur papierowych) nie wpływa na prawo do odliczenia VAT.
Z pytaniem zwróciła się spółka, która zbiera dokumenty księgowe zarówno w formie elektronicznej (m.in. e-faktury od dostawców oraz faktury sprzedaży), jak i w wersji papierowej (m.in. faktury otrzymywane papierowo). Spółka rozważa jednak rezygnację z archiwizowania dokumentów w formie papierowej, gdyż ponosi wysokie koszty związane z obsługą dokumentacji, zakupem materiałów biurowych oraz urządzeniem odpowiednich pomieszczeń.
Napisała, że dowody w formie papierowej podlegałyby digitalizacji, tj. wprowadzeniu do pamięci komputera w postaci danych cyfrowych metodą skanowania. Spółka przechowywałaby obrazy elektroniczne zeskanowanych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Po procesie digitalizacji faktury papierowe mają być utylizowane.
Spółka zapytała, czy zachowa prawo do odliczania VAT na podstawie faktur elektronicznych. Dyrektor izby potwierdził, że forma archiwizacji nie wpłynie na rozliczenie podatku.
Oznacza to, że spółka będzie mogła przechowywać faktury otrzymane w formie papierowej tylko w postaci elektronicznej, czyli skanów zapisanych w pamięci komputera. Warunkiem jest spełnienie wymogów zawartych w art. 106m ustawy o VAT. Chodzi o zapewnienie autentyczności pochodzenia, łatwego ich odszukania oraz bezzwłocznego dostępu i przetwarzania danych. Potwierdzeniem tego jest fakt, że krajowy ustawodawca nie skorzystał z opcji zawartej w art. 247 ust. 2 dyrektywy, tj. wprowadzania wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci.
W efekcie spółka zachowa prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z tych faktur w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.
numer interpretacji: ITPP3/4512-343/16/MD
