– Czy wydatki poniesione na reprezentację powinnam wpisać w podatkowej księdze przychodów i rozchodów? – pyta czytelniczka.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Aby zatem wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:
– został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
– jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
– pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
– został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
– został właściwie udokumentowany,
– nie może się znajdować w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT).
Ustawa o PIT nie definiuje terminu „reprezentacja". Nie odsyła też do innych przepisów prawa. Zazwyczaj definiuje się reprezentację jako okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Przenosząc tę definicję na rozliczenia podatkowe, należy uznać, że reprezentacja to występowanie w imieniu podatnika (firmy) wiążące się z okazałością, wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu firmy (np. uroczysty bankiet, drogie upominki dla kontrahentów).
Podatkowa księga przychodów i rozchodów służy do ewidencjonowania przychodów i kosztów podatkowych, a nie do ewidencjonowania kwot odliczanych od dochodu. Kosztów reprezentacji, jako wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, nie wpisujemy więc w podatkowej księdze przychodów i rozchodów po stronie kosztów.
Przykład
Przedsiębiorca przekazał z okazji imienin kluczowemu kontrahentowi (prezesowi jednemu z głównych usługobiorców) upominek – kosz delikatesowy o wartości netto 528 zł. Wydatek jest udokumentowany fakturą. Poniesiony wydatek nie jest kosztem uzyskania przychodów, a tym samym nie podlega zaewidencjonowaniu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
—Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy