Czynszu inicjalnego nie trzeba rozliczać w czasie

Prowadzę działalność gospodarczą w ramach tzw. samozatrudnienia. Przychody z działalności gospodarczej opodatkowuję podatkiem liniowym. Prowadzę podatkową księgę przychodów i rozchodów. 3 kwietnia 2015 r. zawarłem na okres 36 miesięcy umowę leasingu operacyjnego (niekonsumpcyjnego) samochodu kwalifikowanego jako van z jednym rzędem siedzeń. Auto posiada stosowne zaświadczenie okręgowej stacji kontroli pojazdów i adnotację w dowodzie rejestracyjnym.

4 kwietnia 2015 r. zapłaciłem czynsz inicjalny (opłatę wstępną) w wysokości 18 000 zł netto. Czynsz inicjalny został udokumentowany fakturą nr 123/04/2015 wystawioną przez firmę leasingową 4 kwietnia 2015 r. na kwotę 18 000 zł netto plus 4140 zł VAT. VAT odliczyłem w całości. Zgodnie z umową leasingu opłata wstępna ma charakter opłaty samoistnej, bezzwrotnej, nie jest przypisana do poszczególnych rat leasingowych, a jej poniesienie jest warunkiem koniecznym do zawarcia umowy leasingu. Jak powinienem ująć czynsz inicjalny w pkpir – jednorazowo czy proporcjonalnie do okresu trwania umowy? – pyta czytelnik.

Podatkowe skutki leasingu operacyjnego dla finansującego i korzystającego reguluje art. 23b ustawy o PIT.

Stosownie do art. 23b ust. 1 ustawy o PIT opłaty ustalone w umowie leasingu ponoszone przez korzystającego w podstawowym okresie umowy są przychodem finansującego i odpowiednio kosztem uzyskania przychodów korzystającego, z zastrzeżeniem art. 23b ust. 2 i 3 ustawy o PIT, jeżeli:

1) umowa leasingu, w przypadku gdy korzystającym nie jest osoba wymieniona w pkt 2, została zawarta na czas oznaczony, stanowiący co najmniej 40 proc. normatywnego okresu amortyzacji, jeżeli przedmiotem umowy leasingu są podlegające odpisom amortyzacyjnym rzeczy ruchome lub wartości niematerialne i prawne, albo została zawarta na okres co najmniej pięciu lat, jeżeli jej przedmiotem są podlegające odpisom amortyzacyjnym nieruchomości;

2) umowa leasingu, w przypadku gdy korzystającym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, została zawarta na czas oznaczony;

3) suma ustalonych opłat w umowie leasingu pomniejszona o należny podatek od towarów i usług odpowiada co najmniej wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, a w przypadku zawarcia przez finansującego następnej umowy leasingu środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, będących uprzednio przedmiotem takiej umowy, odpowiada co najmniej jego wartości rynkowej z dnia zawarcia następnej umowy leasingu.

Ze sformułowania „opłaty ustalone w umowie leasingu, ponoszone przez korzystającego w podstawowym okresie umowy z tytułu używania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych" wynika, że kosztem podatkowym korzystającego prowadzącego działalność gospodarczą mogą być nie tylko raty leasingowe, ale także inne opłaty wynikające z tej umowy, w szczególności:

- opłaty wstępne (czynsz inicjalny),

- opłaty rejestracyjne,

- opłaty administracyjne.

Przepisy nie precyzują, w którym momencie korzystający powinien zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wynikające z umowy leasingu opłaty, w szczególności zapłatę czynszu inicjalnego. Rozstrzygając tę kwestię, należy brać pod uwagę ogólne zasady potrącania kosztów.

Dla prawidłowego potrącenia w czasie kosztów uzyskania przychodów przez podatnika prowadzącego podatkową księgę przychodów i rozchodów istotne jest, czy księga ta jest prowadzona:

- metodą kasową, czy

- metodą memoriałową.

Nie wiadomo, jaką metodę wybrał czytelnik, zatem przedstawione zostaną obydwa warianty.

Metoda kasowa...

Koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Osoby prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową mogą zaliczać jednorazowo do kosztów uzyskania przychodów czynsz inicjalny z tytułu umów leasingu operacyjnego w dacie jego poniesienia.

...lub memoriałowa

Prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą memoriałową, podatnicy zobowiązani są do podziału kosztów na:

- bezpośrednio związane z przychodami, oraz

- inne niż bezpośrednio związane z przychodami (tzw. koszty pośrednie)

– analogicznie jak to ma miejsce u podatników prowadzonych księgi rachunkowe.

Koszt pośredni

Czynsz inicjalny wynikający z umów leasingu operacyjnego zaliczany jest do kosztów pośrednich. Koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, to w takim przypadku są kosztem uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

W aktualnej praktyce organy podatkowe akceptują, że opłata wstępna (czynsz inicjalny) powinna zostać zaliczona do kosztów jednorazowo, w dacie ich poniesienia (czyli w dniu wystawienia faktury dokumentującej opłatę wstępną) bez konieczności rozliczania jej w czasie. Wstępne opłaty leasingowe mają bowiem charakter opłat samoistnych i bezzwrotnych, nieprzypisanych do poszczególnych rat leasingowych, a ich poniesienie jest warunkiem koniecznym do realizacji (zawarcia) umowy leasingu (interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 28 sierpnia 2014 r., IPPB1/ 415–629/14–2/IF).

Dzień poniesienia

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Pomimo że ustalający tę zasadę przepis odwołuje się do podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą memoriałową, to w praktyce przyjmuje się, że obowiązuje on wszystkich podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, bez względu na metodę jej prowadzenia (interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 28 sierpnia 2014 r., IPPB1/415-629/14-2/IF).

Zatem zarówno w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową, jak i metodą memoriałową czynsz inicjalny powinien być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów w dacie jego poniesienia, tj. w praktyce w dacie wystawienia faktury przez firmę leasingową.

W przypadku czytelnika koszt ten powinien zostać potrącony 4 kwietnia 2015 r., kiedy to została wystawiona faktura dokumentująca czynsz inicjalny.

Jak zapisać

Z uwagi na to, że datą potrącenia kosztu z tytułu czynszu inicjalnego przy umowie leasingu operacyjnego jest dzień jego poniesienia zarówno w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową, jak i metodą memoriałową, sposób zaewidencjonowania tego wydatku w podatkowej księdze przychodów i rozchodów będzie identyczny dla obu tych grup podatników.

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami. Zapisy dotyczące pozostałych wydatków (czyli m.in. czynszu inicjalnego) ujmuje się jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. W razie prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe zapisy ujmuje się w porządku chronologicznym na podstawie dowodów, przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Przykład

Jeżeli czytelnik prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, to powinien zaewidencjonować poniesiony z tytułu czynszu inicjalnego wydatek w kwocie netto (18 000 zł) pod datą 4 kwietnia 2015 r., kiedy wydatek ten został poniesiony (została wystawiona faktura potwierdzająca jego poniesienie).

Kwotę 18 000 zł powinien wpisać do kolumny 13. podatkowej księgi przychodów i rozchodów „Pozostałe wydatki" oraz uwzględnić w kolumnie 14. „Razem wydatki" przeznaczonej do wpisywania łącznej kwoty wydatków wykazanych w kolumnach 12. i 13.

Zapisy dotyczące czynszu inicjalnego w księdze: