Program komputerowy ułatwi wypełnianie obowiązków księgowych

- Jestem właścicielem biura rachunkowego. Większość moich klientów to przedsiębiorcy rozliczający się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Do prowadzenia ewidencji dla klientów używam sprawdzonego programu komputerowego, zakupionego na podstawie licencji. Dotychczas wszystkie dane z ksiąg elektronicznych przenoszę do ich papierowych odpowiedników, co jest dość pracochłonne i niewygodne. Zastanawiam się jednak, czy mogę zrezygnować z takiej praktyki i pozostać jedynie przy wydrukowaniu wersji elektronicznej. Czy urząd skarbowy pozwala na stosowanie takiej ewidencji? – pyta czytelnik.

Tak.

Organy podatkowe potwierdzają, że biuro rachunkowe prowadzące dla swoich klientów podatkową księgę przychodów i rozchodów (pkpir) w wersji elektronicznej nie musi już zakładać dodatkowo jej papierowego odpowiednika. Ma jednak obowiązek używać w tym celu odpowiedniego programu komputerowego, który pozwala spełnić warunki dotyczące m.in. wydruku pkpir.

Takie stanowisko zajęła ostatnio Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 10 marca 2015 r. (IBPBI/1/415-1486/14/BK). Sprawa rozpatrywana przez izbę dotyczyła kobiety, która prowadzi biuro rachunkowe. Przedmiotem działalności biura jest m.in. usługowe prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów dla podmiotów, z którymi ma podpisane umowy na świadczenie tego typu usług. Wszystkie ewidencje prowadzone są komputerowo przy użyciu licencjonowanego programu komputerowego. Wnioskodawczyni, która zwróciła się o interpretację, stosuje zasadę, według której po wydrukowaniu księgi z nośnika magnetycznego przenosi uzyskane dane do papierowej (zbroszurowanej) wersji podatkowej księgi.

Chciała się jednak upewnić, czy może zrezygnować z przenoszenia danych z wydruku do papierowej broszury. Wnioskodawczyni zaznaczyła we wniosku, że wykorzystywany przez nią program komputerowy spełnia wszystkie kryteria prowadzenia pkpir. Gwarantuje bezzwłoczny wgląd w treść wprowadzanych zapisów oraz wydruk wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi, a przechowywanie zapisanych danych następuje na magnetycznych nośnikach informacji. Zdaniem wnioskodawczyni zapewnia też wydrukowanie księgi według wzoru określonego w rozporządzeniu ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie).

Organ podatkowy przypomniał w odpowiedzi, że zgodnie z § 2 ust. 1 rozporządzenia, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, o których mowa w art. 24a ust. 1 i 2 ustawy o PIT, są obowiązane prowadzić księgę według wzoru ustalonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia. W myśl § 9 ust. 1 rozporządzenia, podatnik jest obowiązany zbroszurować księgę i kolejno ponumerować jej karty. Z kolei stosownie do § 11 ust. 1 i 2 rozporządzenia, podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi.

Rozporządzenie określa też warunki, które należy spełnić, by księga prowadzona przy zastosowaniu technik informatycznych została uznana za prawidłową. Zgodnie z § 31 ust. 1 rozporządzenia są to:

1. określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg;

2. stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi;

3. przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji do czasu wydruku zawartych na nich danych w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

Podatnik musi też pamiętać o innym istotnym obowiązku wynikającym z § 31 ust. 2 rozporządzenia. Dotyczy on sporządzenia wydruku zapisów za dany miesiąc. Przepisy stanowią, że taki wydruk należy sporządzić na koniec każdego miesiąca w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem. Nie może to nastąpić później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Wydruk powinien być zgodny z wzorem księgi określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia.