Kontrolowany ma prawo uczestniczenia w postępowaniu kontrolnym. Zasada ta jest realizowana w toku kontroli skarbowej od samego momentu jej wszczęcia, ?a ustanawiają ją przepisy nakazujące organowi kontroli skarbowej informowanie kontrolowanego o wszelkich czynnościach kontrolnych podejmowanych przez organ prowadzący kontrolę, jak też uprawniające kontrolowanego do brania w nich czynnego udziału (wyrok WSA w Lublinie z 16 listopada 2007 r., I SA/Lu 530/07). Na obowiązek zapewnienia każdemu kontrolowanemu możliwości udziału w czynnościach kontrolnych w sposób jednoznaczny wskazuje art. 285 § 1 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.), zgodnie z którym kontrujący mają obowiązek wykonywać czynności kontrolne w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego wskazanej. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy to sam kontrolowany (lub osoba przez niego wskazana – w imieniu kontrolowanego) zrezygnuje z prawa uczestniczenia w czynnościach kontrolnych. Taka rezygnacja może nastąpić w każdym czasie.

Oświadczenie o rezygnacji ?z prawa uczestniczenia w czynnościach kontrolnych kontrolowany powinien złożyć na piśmie. Jeżeli kontrolowanym jest osoba lub jednostka wymieniona w art. 284 § 2 o.p., ?a więc osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, to czynności kontrolne przeprowadzane są w obecności osób upoważnionych.

Określone zasady

Gdy kontrolowany chce złożyć takie oświadczenie, powinno ono mieć formę pisemną. Jeśli natomiast kontrolowany odmawia złożenia takiego oświadczenia, kontrolujący sporządza stosowną notatkę, w której wskazuje, kto, kiedy, gdzie i w jakich okolicznościach odmówił złożenia oświadczenia (art. 285 ?§ 2 o.p).

Rezygnacja może dotyczyć udziału we wszystkich czynnościach kontrolnych lub tylko ?w niektórych.

Urzędnik zrobi adnotację

Notatkę o odmowie złożenia oświadczenia kontrolujący musi dołączyć do protokołu. Najczęściej będzie to notatka urzędowa pracowników organu kontrolującego, spisana na dzień, w którym kontrolowany oświadcza o odmowie złożenia wspomnianego pisemnego oświadczenia.

W związku ?z nieobecnością

Gdy w toku kontroli kontrolowany lub reprezentujące go osoby będą nieobecne i nie nastąpiło wskazanie osoby upoważnionej, czynności kontrolne mogą być wykonywane w obecności innego pracownika kontrolowanego, który może być uznany za osobę, o której mowa w art. 97 kodeksu cywilnego >patrz ramka, lub ?w obecności przywołanego świadka, którym powinien być funkcjonariusz publiczny, niebędący jednak pracownikiem organu przeprowadzającego kontrolę.

Jeśli przedsiębiorca zatrudnia pracowników legitymujących się wiedzą specjalistyczną oraz wykonujących czynności będące przedmiotem zainteresowania organu kontroli, to w takiej sytuacji kontrolę można przeprowadzać ?w obecności takiego pracownika. Może to być np. główny księgowy.

Dostęp do dokumentów

Z punktu widzenia kontrolowanego istotne jest, aby zapewnić organowi przeprowadzającemu kontrolę dostęp do wszystkich dokumentów, które pozwolą kontrolującym w sposób kompletny i rzetelny odnieść się do ustaleń, czy kontrolowany w sposób prawidłowy i rzetelny wykonuje obowiązki nałożone przepisami prawa podatkowego. Organ kontrolujący musi mieć pewność, że kontrolowany dostarczył mu wszystkie niezbędne dokumenty. Warto w takiej sytuacji złożyć oświadczenie, że organ kontrolujący miał dostęp do kompletnych ksiąg rachunkowych i mógł na tej podstawie poczynić wiarygodne ustalenia. Co prawda przepisy nie wskazują obowiązku sporządzenia takiego oświadczenia, jednak kontrolowany powinien sporządzić je w formie pisemnej i przekazać kontrolującemu. Tak sporządzone oświadczenie kontrolowany może przekazać bezpośrednio kontrolującym lub wysłać listem poleconym do organu. Musi przy tym pamiętać, aby mieć stosowne potwierdzenie, że oświadczenie zostało przekazane organowi podatkowemu. Kontrolowany może w takim oświadczeniu wskazać konkretnie, jakie dokumenty zostały udostępnione kontrolującym.

Kim jest osoba czynna w lokalu przedsiębiorstwa

Zgodnie z art. 97 kodeksu cywilnego osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności poczytuje się w razie wątpliwości za umocowaną do czynności prawnych, które zazwyczaj bywają dokonywane z osobami korzystającymi z usług tego przedsiębiorstwa. Osobą czynną w lokalu przedsiębiorstwa nie musi być osoba zatrudniona na podstawie stosunku pracy lub innej umowy (dotyczącej świadczonej usługi).