Jeżeli czytelnik jest małym podatkiem w rozumieniu ustawy o VAT >patrz ramka, za czym przemawia to, że składa on deklaracje VAT-7K, to istnieje taka możliwość poprzez wybór tzw. metody kasowej zapłaty VAT. Wybór tej metody może być bowiem korzystny dla firm będących małymi podatnikami.

Dalsza odpowiedź zostanie udzielona przy założeniu, że czytelnik spełnia warunki do uznania go za małego podatnika.

Kiedy obowiązek podatkowy

Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o VAT mały podatnik może wybrać metodę rozliczeń polegającą na tym, że obowiązek podatkowy w odniesieniu do realizowanych przez niego dostaw towarów i świadczenia usług powstaje:

1.

z dniem otrzymania całości lub części zapłaty ?– w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podatnika, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny,

2.

z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, nie później niż 180. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi – w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podmiotu innego niż wymieniony w pkt 1.

Warunkiem stosowania tej metody jest jednak uprzednie pisemne zawiadomienie o tym naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który mały podatnik będzie stosował tę metodę (metoda kasowa). Otrzymanie zapłaty w części powoduje przy tym powstanie obowiązku podatkowego w tej części.

Deklaracje ?raz na kwartał

Mali podatnicy, którzy wybrali metodę kasową, składają w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe za okresy kwartalne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale (art. 99 ust. 2 ustawy o VAT). Są oni obowiązani, bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego, do obliczania i wpłacania podatku za okresy kwartalne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po kwartale, w którym powstał obowiązek podatkowy, na rachunek urzędu skarbowego, z zastrzeżeniem art. 103 ust. 2a–2g, 3 i 4 oraz art. 33 ustawy o VAT ?(art. 103 ust. 2 ustawy o VAT).

W zależności od statusu kontrahenta

W przypadku wyboru metody kasowej należy mieć na uwadze, że ustawodawca uzależnia sposób powstania obowiązku podatkowego ?u małego podatnika, który wybrał tę metodę rozliczeń VAT, od statusu kontrahenta (interpretacja Izby Skarbowej ?w Warszawie z 5 grudnia 2013 r., IPPP1/443-1037/13-2/Igo).

W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podatnika, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, obowiązek podatkowy powstaje z dniem otrzymania całości lub części zapłaty.

Przykład nr 1

Załóżmy, że 31 lipca 2014 r. podatnik Jan Kowalski wykonał usługę marketingową dla firmy A, która jest podatnikiem VAT czynnym. Umowa przewidywała 70-dniowy termin zapłaty.

Wariant I:

Pan Jan otrzymał należne wynagrodzenie ?2 października 2014 r. ?W przypadku rozliczania się metodą kasową obowiązek podatkowy powstanie nie w dacie wykonania usługi, tj. 31 lipca 2014 r., ale w dacie otrzymania zapłaty, tj. 2 października 2014 r. Dla pana Jana oznaczałoby to, ?że tę usługę powinien wykazać ?w rozliczeniu za IV kwartał ?2014 r. (terminem zapłaty ?VAT będzie 26 stycznia 2015 r., gdyż 25 stycznia 2015 r. ?przypada w niedzielę).

Wariant II:

Kontrahent pana Jana (spółka A) nie dotrzymał terminu płatności wynikającego ?z umowy i pan Jan otrzymał należne wynagrodzenie dopiero 12 lutego 2015 r. W sytuacji rozliczania się przez pana Jana metodą kasową obowiązek podatkowy powstanie nie w dacie wykonania usługi, tj. 31 lipca 2014 r., ale w dacie otrzymania zapłaty, tj. 12 lutego 2015 r. ?Dla pana Jana oznaczałoby to, ?że tę usługę powinien wykazać ?w rozliczeniu I kwartału ?2015 r. (terminem zapłaty VAT będzie 27 kwietnia 2015 r., ?gdyż 25 kwietnia 2015 r. ?przypada w sobotę).

Gdyby pan Jan stosował ?zasady ogólne powstania obowiązku podatkowego, ?w obu wariantach obowiązek podatkowy, stosownie do ?art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, powstałby z chwilą wykonania usługi, tj. 31 lipca 2014 r., ?i pan Jan byłby zobowiązany wykazać podatek należny ?od tej usługi w rozliczeniu ?III kwartału 2014 r. Terminem zapłaty VAT byłby 27 października 2014 r., gdyż 25 października 2014 r. przypada w sobotę). ?la pana Jana wybór metody kasowej w podanym przykładzie może być sposobem optymalizacji podatkowej.

Z kolei w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz pozostałych podmiotów (np. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, podatników korzystających ze zwolnienia z VAT) obowiązek podatkowy powstaje z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, nie później niż 180. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Przykład nr 2

Załóżmy, że znana nam ?z przykładu nr 1 firma A, dla której pan Jan wykonał usługę marketingową 31 lipca 2014 r., wykonuje głównie czynności zwolnione z VAT i z tego powodu korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy ?o VAT. Nie jest ona zatem podatnikiem zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny. ?W przypadku metody kasowej obowiązek podatkowy powstanie w podanych wariantach:

Wariant I:

Pan Jan otrzymał należne wynagrodzenie ?2 października 2014 r. W sytuacji rozliczania się przez pana Jana metodą kasową obowiązek podatkowy powstanie nie w dacie wykonania usługi, tj. 31 lipca 2014 r., ale w dacie otrzymania zapłaty, tj. 2 października 2014 r. Dla pana Jana oznaczałoby to, ?że tę usługę powinien wykazać ?w rozliczeniu IV kwartału 2014 r. (terminem zapłaty VAT będzie ?26 stycznia 2015 r., gdyż ?25 stycznia 2015 r. przypada ?w niedzielę). W tym przypadku ?nic się nie zmieni.

Wariant II:

Kontrahent pana Jana (spółka A) nie dotrzymał terminu płatności wynikającego ?z umowy i pan Jan otrzymał należne wynagrodzenie dopiero 12 lutego 2015 r. W sytuacji rozliczania się za pomocą ?metody kasowej obowiązek podatkowy powstanie nie ?w dacie wykonania usługi, ?tj. 31 lipca 2014 r., ale w 180. dniu od dnia wykonania usługi, ?tj. 27 stycznia 2015 r. ?(w wariancie I powstał on ?dopiero z chwilą otrzymania zapłaty, tj. 12 lutego 2015 r.). ?Nie zmienia to faktu, ?że również w tym przypadku ?pan Jan powinien wykazać ?tę usługę w rozliczeniu ?za I kwartał 2015 r. (terminem zapłaty VAT będzie ?27 kwietnia 2015 r., gdyż ?25 kwietnia 2015 r. przypada ?w sobotę).

Również w tym przypadku ?wybór metody kasowej może ?być dla pana Jana sposobem optymalizacji podatkowej.

Pracochłonne ?i uciążliwe

Podatnicy (np. czytelnik), którzy mają wielu klientów, ?w tym takich, którzy nie mają statusu podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, muszą pamiętać, aby:

- ?po pierwsze, badać status nabywcy (klienta),

- ?po drugie, w przypadku klientów niebędących podatnikami VAT czynnymi nie tylko ustalać datę otrzymania zapłaty, ale również kontrolować, czy miała ona miejsce przed czy po 180. dniu od dnia wykonania usługi lub dokonania dostawy.

Mogą to być czynności pracochłonne, a więc generujące koszty. Jeśli się weźmie pod uwagę całokształt okoliczności, wszystko to powoduje, że wybór metody kasowej może być uciążliwy. Problemu takiego nie mają podatnicy, którzy wykonują czynności wyłącznie na rzecz podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni. W ich przypadku te dodatkowe obciążenia nie wystąpią. Są oni zobowiązani jedynie badać termin otrzymania zapłaty.

Uwaga! Dla podatników, którzy otrzymują zapłatę za wykonane usługi (dostarczone towary) w formie zaliczek przy wykonaniu czynności (np. zapłata gotówką przez osoby indywidualne) albo ?w krótkim terminie płatności (np. do 30 dni), wybór metody kasowej nie będzie już tak opłacalny (zapłata w krótkim terminie po dokonaniu czynności) albo w zasadzie nie będzie różnicy pomiędzy terminem powstania obowiązku podatkowego według metody kasowej a zasadami ogólnymi (zaliczki, zapłata ?w dniu dokonania czynności). Tym podatnikom nie zalecałbym przechodzenia na metodę kasową z uwagi na pewne ograniczenia w zakresie terminów odliczania VAT oraz na potencjalnie mniejszą atrakcyjność dla potencjalnych kontrahentów.

Należy zawiadomić urząd skarbowy

Mały podatnik może wybrać metodę kasową pod warunkiem uprzedniego pisemnego zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który podatnik zamierza stosować tę metodę.

Podatnicy, którzy wybrali metodę kasową, obligatoryjnie rozliczają się za okresy kwartalne. Zatem pisemne zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego o wyborze metody kasowej powinno być złożone w terminie do końca miesiąca poprzedzającego kwartał, za który zacznie być stosowana ta metoda.

Zawiadomienia pisemnego dokonuje się przez aktualizację zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R. W zgłoszeniu VAT-R zaznacza się pozycję 39 kwadrat 1, co oznacza, że podatnik wybiera metodę kasową. Natomiast w pozycji 40 i 41 wybiera się kwartał i rok, od którego będzie stosowana metoda kasowa.

Przykład nr 3

Załóżmy, że podatnik Krzysztof Malinowski zdecyduje się na stosowanie metody kasowej ?od 1 stycznia 2015 r. W takiej sytuacji powinien do końca grudnia 2014 r. złożyć aktualizację VAT-R, zaznaczając kwadrat 1 ?w pozycji 39 tego druku, ?w pozycji 40 wskazać kwartał 1, ?a w pozycji 41 rok 2015 r.

Tylko w danym okresie

Artykuł 21 ust. 1 ustawy ?o VAT stosuje się do czynności wykonanych w okresie, ?w którym podatnik stosuje metodę kasową (art. 21 ust. 2 ustawy o VAT).

Przykład nr 4

Załóżmy, że podatniczka ?Ewelina Nowak zdecyduje się na stosowanie metody kasowej ?od 1 stycznia 2015 r. i będzie ją stosowała przez cały 2015 r., ?po czym wróci do zasad ogólnych. Na mocy art. 21 ust. 2 ustawy ?o VAT do usług wykonanych ?w ciągu 2015 r., za które nie otrzyma ona zapłaty w 2015 r., obowiązek podatkowy nadal będzie powstawał według ?metody kasowej. Przykładowo, jeśli 3 grudnia 2015 r. pani Ewelina wykona usługę marketingową na rzecz firmy B (podatnik VAT czynny), ?a zapłatę otrzyma 18 stycznia 2016 r., to obowiązek podatkowy powstanie z dniem otrzymania zapłaty, tj. 18 stycznia 2016 r., chociaż od początku 2016 r. ?pani Ewelina nie stosuje już metody kasowej.

Utrata ?lub rezygnacja

Mały podatnik może zrezygnować z metody kasowej nie wcześniej niż po upływie ?12 miesięcy, w trakcie których rozliczał się tą metodą, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu naczelnika urzędu skarbowego, w terminie do końca kwartału, w którym stosował tę metodę (art. 21 ?ust. 3 ustawy o VAT).

Przykład nr 5

Załóżmy, że 31 grudnia 2015 r. podatnik Edward Kwiatkowski zrezygnuje z metody kasowej, którą stosuje od 1 stycznia ?2015 r. Pan Edward powinien zatem ponownie złożyć aktualizację VAT-R, zaznaczając w pozycji 39 kwadrat 3 oznaczający, że rezygnuje ?z metody kasowej, a w poz. 42 ?i 43 – miesiąc i rok rezygnacji ?z tej metody, tj. 12 (poz. 42) ?i 2015 r. (poz. 43).

Mały podatnik traci prawo do rozliczania podatku metodą kasową, począwszy od rozliczenia za miesiąc następujący po kwartale, w którym przekroczył kwotę określoną w art. 2 pkt 25 ustawy o VAT (art. 21 ust. 4 ustawy o VAT).

Również w przypadku utraty prawa do korzystania ?z metody kasowej należy złożyć aktualizację VAT-R. W tym przypadku w poz. 39 druku VAT-R należy wybrać kwadrat 2 oznaczający utratę prawa do stosowania metody kasowej, ?a w poz. 42 i 43 miesiąc i rok utraty prawa do stosowania tej metody.

Nie do wszystkich czynności się stosuje

Stosownie do art. 21 ust. 6 ustawy o VAT przepis art. 21 ust. 1 ustawy o VAT:

1) ?nie narusza regulacji ?z art. 19a ust. 5 pkt 1 i 2 ustawy o VAT;

2) ?nie ma zastosowania do dostawy towarów, o której mowa w art. 20 ust. 1–4 ?i art. 20a ustawy o VAT.

Oznacza to, że w przypadku wykonania tych czynności (m.in. WDT i WNT) do ustalenia momentu powstania obowiązku podatkowego nie kierujemy się postanowieniami zawartymi w art. 21 ust. 1 ustawy o VAT, lecz przepisami wskazanymi w art. 21 ust. 6 ustawy o VAT.

Mniejsza atrakcyjność

Wybierając metodę kasową, podatnik musi mieć na uwadze to, że przez niektórych kontrahentów (podatników VAT czynnych) może być postrzegany jako mniej atrakcyjny kontrahent niż ten, który nie wybrał metody kasowej. Może to wynikać ?z faktu, że – jak zostało wskazane – pierwszym warunkiem odliczenia podatku naliczonego jest powstanie obowiązku podatkowego np. u usługodawcy. Z przedstawionego ?w liście od czytelnika stanu faktycznego wynika, że kontrahenci wynegocjowali długie terminy płatności, zatem jeżeli czytelnik wybierze metodę kasową, to nawet dysponując fakturą otrzymaną od czytelnika, nie odliczą oni podatku naliczonego przed jej uregulowaniem. Niektórzy kontrahenci mogą zatem uznać, że korzystniej dla nich jest nabywać usługi lub dostawy od dostawców, którzy nie stosują metody kasowej.

Również dla rozpoczynających

Metodę kasową mogą również stosować podatnicy rozpoczynający działalność gospodarczą.

Przepisy art. 21 i art. 86 ?ust. 10e ustawy o VAT stosuje się również do podatnika rozpoczynającego w trakcie roku podatkowego wykonywanie czynności określonych w art. 5 ustawy o VAT, jeżeli przewidywana przez niego wartość sprzedaży nie przekroczy, w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej, kwot określonych w art. 2 pkt 25 ustawy ?o VAT (art. 104 ust. 1 ustawy ?o VAT).

W przypadku przekroczenia kwot określonych zgodnie z art. 104 ust. 1 ustawy o VAT podatnik traci prawo do rozliczania się metodą kasową począwszy od okresu rozliczeniowego następującego po kwartale, w którym nastąpiło to przekroczenie, oraz w następnym roku podatkowym (art. 104 ust. 2 ustawy o VAT).

Faktura powinna zawierać wyrazy „metoda kasowa"

Jeżeli nasz czytelnik zdecyduje się na wybór metody kasowej, to powinien pamiętać, że wystawiane przez niego faktury powinny dodatkowo zawierać wyrazy „metoda kasowa".

W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, ?w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1 ustawy ?o VAT, faktura powinna zawierać, stosownie do art. 106e ust. 1 pkt 16 ustawy o VAT, wyrazy „metoda kasowa".

Pozostałe kwestie związane z fakturowaniem, w tym terminy wystawiania faktur oraz zasady korygowania, ?nie ulegają zmianie.

O statusie podatnika decyduje wartość sprzedaży

Przez małego podatnika, stosownie do art. 2 pkt 25 ustawy ?o VAT, rozumie się podatnika podatku od towarów i usług:

a) u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) ?nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej ?w złotych kwoty odpowiadającej równowartości ?1 200 000 euro,

b) prowadzącego przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzającego funduszami inwestycyjnymi, będącego agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, ?z wyjątkiem komisu – jeżeli kwota prowizji lub innych ?postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości ?45 000 euro.

Przeliczenia kwot wyrażonych w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy ?Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października ?poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu ?do 1000 zł.

Przez sprzedaż – w myśl art. 2 pkt 22 ustawy o VAT ?– rozumie się przy tym odpłatną dostawę towarów ?i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.