Podstawą zapisów w księdze (podatkowej księdze przychodów i rozchodów) są dowody księgowe, którymi są przede wszystkim faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej fakturami, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami (zob. § 12 ?ust. 3 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów).

Niezbędne elementy

Do dowodów księgowych będących podstawą zapisów ?w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, stosownie do § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia zalicza się również inne dowody wymienione ?w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) ?wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) ?datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,

c) ?przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) ?podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Dowody te muszą być oznaczone numerem lub powinny ?w inny sposób umożliwiać powiązanie dowodu z zapisem księgowym ujętym na jego podstawie.

Tylko po polsku

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych.

Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko ?w walucie obcej, to podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po kursie obowiązującym w dniu tej operacji, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić ?w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej ?(§ 12 ust. 4 rozporządzenia).

Muszą zawierać wszystkie dane

Za dowody księgowe uważa się również inne dowody opłat, w tym uiszczanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające ww. dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia (zob. § 13 pkt 5 rozporządzenia).

Takimi dowodami mogą być ?w szczególności dowody opłat za płatne parkingi i autostrady, jeżeli zawierają one dane określone?w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.

Rozumiem, że otrzymywane przez czytelnika paragony za przejazdy autostradami zawierają dane określone w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia. Jeśli tak, to mogą one być podstawą do zaewidencjonowania wydatku jako kosztu uzyskania przychodów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jeżeli jednak okazałoby się, że posiadane paragony nie zawierają wszystkich tych danych, to na podstawie paragonu trzeba sporządzić dowód wewnętrzny zgodnie z § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.

Można odliczyć VAT

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że mamy do czynienia z paragonem fiskalnym dokumentującym przejazd autostradą. Trzeba więc jeszcze dodać, że z takiego dokumentu może być odliczony podatek od towarów i usług (po spełnieniu warunków określonych w ustawie o VAT), gdyż jest on dokumentem uznawanym za fakturę. Stosownie do § 3 pkt 4 rozporządzenia ministra finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur, faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

a) ?numer i datę wystawienia,

b) ?imię i nazwisko lub nazwę podatnika,

c) ?numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

d) ?informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

e) ?kwotę podatku,

f) ?kwotę należności ogółem.

Jeżeli poniesiony wydatek na płatną autostradę lub parking w Polsce był związany ?z używaniem pojazdu samochodowego w rozumieniu ustawy o VAT, to podatnik powinien mieć na uwadze, że kwotę podatku naliczonego stanowić będzie jedynie 50 proc. kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika stosownie do art. 86a ust. 1 ?pkt 1 ustawy o VAT, chyba że wydatki te będą dotyczyć pojazdu samochodowego:

? ?wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika (zob. ?art. 86a ust. 3 pkt 1, ust. 4 ?– ust. 12 ustawy o VAT) lub

? ?konstrukcyjnie przeznaczonego do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie, tj. autobusów (zob. art. 86a ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT).

Przez pojazdy samochodowe rozumie się pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym ?o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony (art. 2 pkt 34 ustawy o VAT).

Do wydatków związanych ?z pojazdami samochodowymi, o których mowa w art. 86a ?ust. 1 ustawy o VAT, zalicza się m.in. wydatki dotyczące nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego ?i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych ?z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów (art. 86a ust. 2 pkt 3 ustawy o VAT). Katalog wydatków zawarty w tym przepisie ma charakter otwarty. Świadczy o tym użycie zwrotu „oraz innych towarów i usług związanych ?z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów". Ministerstwo Finansów w swych wyjaśnieniach, że opłaty za przejazdy płatnymi autostradami ?i płatne parkingi stanowią wydatki związane z pojazdami samochodowymi.

Przykład

Pani Helena Nowak (podatnik VAT czynny) zapłaciła za przejazd płatną autostradą (ponad 50 km). Na udokumentowanie tego wydatku otrzymała dowód opłat uznawany za fakturę stosownie do § 3 pkt 4 rozporządzenia ministra finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur. Poniesiona opłata związana była z samochodem osobowym, dla którego nie jest prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu ani nie była złożona informacja VAT-26. Pani Helena może uwzględnić jedynie ?50 proc. kwoty VAT wynikającego z otrzymanej faktury (dowodu opłat za autostradę).

Wystarczy kwit fiskalny...

Czytelnik może zatem zaewidencjonować wydatki za przejazd autostradą w podatkowej księdze przychodów ?i rozchodów na podstawie otrzymanych paragonów, jeżeli zawierają one elementy określone w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 25 listopada 2011 r., IPTPB1/415-?-139/11-4/MD).

Jak wskazał Urząd Skarbowy Poznań-Nowe Miasto w interpretacji z 26 lipca 2005 r. (ZDB/?415-30/RSK/05) paragony ?z kasy fiskalnej zawierające te dane są podstawą zapisu ?w księdze bez konieczności wystawiania dowodu wewnętrznego.

...ale bilet z parkometru to za mało

W przypadku opłat za parkowanie udokumentowanych biletami z parkometru, a nie fakturami czy paragonami, podatnik musi sporządzić dowód wewnętrzny, na podstawie którego zaksięguje wydatek ?w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Do sporządzonego dowodu wewnętrznego należy dołączyć bilet.

Na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio realizowały wydatki (dowody wewnętrzne). Muszą one określać: przy zakupie ?– nazwę towaru oraz jego ilość, cenę jednostkową i wartość, ?a w innych przypadkach ?– przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku) (§ 14 ust. 1 rozporządzenia). Dowody te mogą dotyczyć wyłącznie m.in. wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia. Podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon lub bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu (zob. § 14 ust. 2 ?pkt 9 rozporządzenia).

Przykład

Pan Waldemar Wiśniewski ?w prowadzonej działalności gospodarczej wykorzystuje samochód osobowy stanowiący środek trwały w jego firmie. Zazwyczaj na udokumentowanie opłaty za parkowanie pojazdu otrzymuje bilet z parkometru. ?Na udokumentowanie zapisów ?w księdze, dotyczących kosztu parkowania pan Waldemar powinien sporządzić dowód wewnętrzny zaopatrzony ?w datę i swój podpis, ?określający przedmiot operacji gospodarczej (usługa parkowania) i wysokość kosztu (wydatku). Do dowodu wewnętrznego pan Waldemar powinien dołączyć bilet ?z parkometru, który będzie ?podstawą zapisu w podatkowej księdze przychodów ?i rozchodów.

Autor jest doradcą podatkowym