Zgodnie z art. 139 § 1 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.) załatwienie sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania dowodowego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki. Przepisy przewidują jednak, że musi to nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a w przypadku sprawy szczególnie skom- plikowanej – nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, chyba że przepisy o.p. stanowią inaczej. Ustawodawca wskazał, że niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone na podstawie dowodów przedstawianych przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub na podstawie faktów powszechnie znanych i dowodów znanych z urzędu organowi prowadzącemu postępowanie.

Z kolei załatwienie sprawy w postępowaniu odwoławczym powinno nastąpić nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia otrzymania odwołania przez organ odwoławczy, a sprawy, w której przeprowadzono rozprawę lub strona złożyła wniosek o przeprowadzenie rozprawy – nie później niż w ciągu 3 miesięcy.

Do wskazanych terminów nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa podatkowego dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.

Stosownie do art. 140 § 1 o.p. o każdym przypadku niezałatwienia sprawy we właściwym terminie organ podatkowy ma obowiązek zawiadomić stronę. W takiej sytuacji organ podatkowy – oprócz wspomnianego zawiadomienia – powinien również spełnić dwie kolejne przesłanki, a mianowicie: podać przyczyny niedotrzymania terminu i wskazać nowy termin załatwienia sprawy.

Nie tylko, gdy zawinił urząd

Taki obowiązek ciąży na organie podatkowym również w przypadku, gdy niedotrzyma- nie terminu nastąpiło z przyczyn niezależnych od organu. Spełnienie tego obowiązku następuje poprzez wydanie postanowienia o przedłuże- niu terminu do załatwienia sprawy.

Okolicznością zwalniającą organ podatkowy z odpowiedzialności za niezałatwienie sprawy w terminie jest wydanie postanowienia w trybie wskazanym w art. 140 § 1 i 2 o.p., jeśli wydanie takiego postanowienia ma uzasadnione podstawy faktyczne i prawne (wy- rok WSA w Rzeszowie z 12 kwietnia 2007 r., I SAB/Rz 4/06).

Przykład

Podatnik – PPHU „Afrodyta" Kazimierz Kowalski złożył odwołanie od decyzji naczelnika urzędu skarbowego. Odwołanie to wpłynęło do organu odwoławczego – dyrektora izby skarbowej 20 lipca 2013 roku. Decyzja dyrektora została wydana 26 września 2013 roku.

Zakończenie postępowania odwoławczego powinno nastąpić nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia otrzymania odwołania (20 września 2013 r.). Tymczasem decyzja nosi datę późniejszą. W tym przypadku wydanie decyzji przez organ odwoławczy nastąpiło z uchybieniem terminowi przewidzianemu ustawą. Wydanie jej parę dni po tym dniu, bez zawiadomienia podatnika o przyczynach niezałatwienia sprawy w terminie, jest naru- szeniem art. 139 § 3 oraz art. 140 § 1 i 2 ordynacji podatkowej.

Kiedy...

W sytuacji niezałatwienia sprawy we właściwym terminie organ podatkowy ma obowiązek zawiadomić stronę i wskazać, dlaczego nie została ona do tej pory załatwiona. Musi też podać nowy termin jej załatwienia. Przepisy prawa podatkowego nie określają wprost czy musi to być podana data dzienna, czy też w inny sposób wskazany termin załatwienia sprawy. Zgodnie z orzecznictwem sądowoadministracyjnym, do wskazania terminu może również dojść poprzez wskazanie zdarzenia, które wprawdzie ma charakter zdarzenia przyszłego, ale nie ma cechy zdarzenia niepewnego. Obowiązek wskazania nowego terminu załatwienia sprawy może nastąpić nie tylko poprzez oznaczenie konkretnej daty (wyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim z 29 września 2009 r., I SAB/Go 6/09).

W orzecznictwie podaje się również, że termin, o którym mowa w art. 140 § 1 o.p., musi być określony konkretnie – bądź to datą kalendarzową, bądź też poprzez wskazanie okresu oznaczonego w sposób, w jaki dopuszcza to art. 12 o.p. czyli:

- w dniach (§ 1),

- tygodniach (§ 2),

- miesiącach (§ 3),

- latach (§ 4).

Takie stanowisko potwierdza wyrok NSA z 2 października 2007 r. (I FSK 974/07).

Przykład

Odwołanie podatnika – PPHU „Prometeusz" Karol Nowakowski zostało przekazane przez naczelnika urzędu skarbowego do izby skarbowej 29 maja 2013 r. Dyrektor izby skarbowej zawiadomił podatnika o niezałatwieniu sprawy w terminie, wskazując nowy termin jej załatwienia. W kolejnym zawiadomieniu z 23 sierpnia 2013 roku organ podatkowy wskazał nowy termin załatwienia sprawy w ten sposób, że podał, iż nastąpi to „w terminie dwóch miesięcy od dnia ostatecznego zakończenia postępowania w sprawie zaliczenia wpłaty na poczet zaległości podatkowych, wznowionego na wniosek podatnika z 10 kwietnia 2013 roku postanowieniem dyrektora izby skarbowej z 6 maja 2013 roku. Poprzez wskazanie zdarzenia (przyszłego, ale niemającego cechy zdarzenia niepewnego) może dojść do wskazania terminu. Podanie takich konkretnych okoliczności wystarczająco wypełnia obowiązek wskazania nowego terminu w ramach instytucji przedłużania terminu załatwienia sprawy.

...i dlaczego

Kolejną z przesłanek jest wskazanie przyczyn, z jakich organ podatkowy nie dopełnił ciążącego na nim obowiązku. Wydanie takiego postanowienia bez szczegółowego wskazania przyczyn niedotrzymania terminu – niezależnych od organu – jest obarczone błędem (wyrok WSA w Poznaniu z 20 października 2011 r., I SA/Po 564/11).

Obowiązek przewidziany w art. 140 o.p. ma charakter informacyjny. Nie wywołuje żadnych skutków prawnych. Or- gan jedynie informuje stronę o przyczynach niezałatwienia sprawy w terminie i o nowym terminie, w którym powinna być ona załatwiona. Zawiadomienie to ma pewien walor dokumentacyjny. Podanie przyczyn niezałatwienia sprawy w terminie obrazuje bowiem dodatkowo przebieg postępowania (wyrok WSA w Poznaniu z 21 listopada 2012 r., I SA/Po 805/12).

Przykład

Organ podatkowy, wydając 26 września 2013 roku postanowienie o przedłużeniu terminu do załatwienia sprawy, wskazał, że z uwagi na chorobę świadka (udokumentowaną), którego zeznania są niezbędne do wyjaśnienia sprawy, termin załatwienia sprawy ulega zmianie. Nowy termin został wyznaczony na 23 października 2013 roku.