Na wyjazd samochodem służbowym otrzymałem 300 zł zaliczki na paliwo. Po powrocie przedstawiłem pracodawcy paragony fiskalne jako potwierdzenie zakupu benzyny. Szef stwierdził, że paragon nie jest dowodem podatkowym i dlatego powinienem oddać całą otrzymaną kwotę. Czy ma podstawy, aby żądać zwrotu zaliczki? – pyta czytelnik.

W takiej sytuacji pracodawca może domagać się zwrotu jedynie części zaliczki, w zakresie, w jakim poniósł szkodę. Paragon fiskalny nie stanowi bowiem podstawy odliczenia podatku od towarów i usług (VAT). Sporne jest natomiast, czy paragon będzie dowodem poniesienia przez przedsiębiorcę kosztów uzyskania przychodów, które przekładają się na wysokość podatku dochodowego.

Słaby argument

Zasadą jest, że pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków służbowych ze swojej winy wyrządził pracodawcy szkodę, odpowiada materialnie (art. 114 k.p.). Raczej nie pomoże mu tłumaczenie, że nie wiedział, iż na paliwo powinien wziąć fakturę VAT. Jeśli rzeczywiście nie miał takiej świadomości, to jego obowiązkiem było ustalenie tej sprawy, zanim wyjechał.

Pracownik odpowiada za szkodę w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę. Nie ma zatem podstaw, aby żądać zwrotu całej zaliczki, którą podwładny wydał na benzynę, a na dowód tego przedstawił paragon fiskalny.

Przykład

Pan Marek kupił toner do firmowej drukarki za 123 zł. Dowodem jej nabycia był paragon. Pracodawca nie będzie mógł odliczyć podatku VAT wskazanego na paragonie. Zatem panu Markowi można zwrócić 100 zł. Tu kwota VAT, czyli 23 zł, będzie stratą pracodawcy, skoro firma nie będzie mogła odliczyć podatku naliczonego. Przy podatku dochodowym, nie wchodząc w szczegóły, dopuszcza się zaksięgowanie zakupu na podstawie paragonu. W konsekwencji 100 zł szef będzie mógł zaliczyć na poczet kosztów uzyskania przychodu.

Ujęcie z wynagrodzenia

Najprostszą metodą rozliczenia szkody wynikającej z braku możliwości odliczenia VAT, bo nie ma faktury, jest potrącenie z wynagrodzenia. Tyle że szef nie może tego zrobić jednostronnie – konieczna jest zgoda podwładnego. Na podstawie art. 87 § 1 pkt 3 k.p. z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek społecznych oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – potrąceniu podlegają m.in. zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi. Przepis ten dotyczy jednak zaliczek, które nie zostały wykorzystane.

Przykład

Pani Dorota otrzymała 2000 zł zaliczki na wyjazd zagraniczny. Po powrocie przedstawiła wykaz poniesionych kosztów opiewający na 1500 zł. Przy wypłacie najbliższego wynagrodzenia pracodawca będzie mógł jednostronnie potrącić jej 500 zł.

U pracownika opisanego na wstępie potrącenie bez jego zgody będzie naruszeniem mogącym skutkować poważnymi konsekwencjami. Zgodnie z 282 § 1 k.p., kto wbrew obowiązkowi nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi albo uprawnionemu do tego świadczenia członkowi rodziny pracownika, wysokość tego wynagrodzenia lub świadczenia bezpodstawnie obniża albo dokonuje bezpodstawnych potrąceń, podlega grzywnie od 1 tys. zł do 30 tys. zł.

Za kolej i autostradę

Niekiedy pracownik nie będzie w stanie przedstawić faktury w związku z poniesionym wydatkiem, a mimo to otrzyma pełny zwrot kosztów. Przykładem mogą być bilety kolejowe czy dowody za przejazd płatnymi autostradami. Wynika to wprost z przepisów podatkowych.

Może też dojść do sytuacji, w której podwładny przedstawi pracodawcy fakturę VAT, w której są błędy uniemożliwiające odliczenia podatkowe. Tu pracownik nie powinien ponieść żadnych strat. Wystarczy, że zwróci się do wystawcy faktury o jej korektę.

Przykład

Pan Marcin serwisował służbowy samochód, a za wykonane usługi dostał fakturę VAT na 1230 zł. Po jej otrzymaniu szef stwierdził, że błędnie podano numer NIP. Zarówno szef, jak i pan Marcin mogą wystąpić do wystawcy faktury o jej skorygowanie. Trudno tutaj mówić o jakiejkolwiek szkodzie pracodawcy. Ponadto potencjalna szkoda nie powstała tu z winy pracownika.

Po terminie

W praktyce często pracownicy przekazują pracodawcy otrzymane faktury z dużym opóźnieniem, nawet do kilku miesięcy po jej wystawieniu. Takim zachowaniem mogą przysporzyć szefowi nieco kłopotów, gdyż niewykluczone, że wiąże się to z koniecznością uzupełnienia ksiąg rachunkowych i złożenia deklaracji korygujących. Nie można tu jednak mówić o szkodzie pracodawcy, ten w dalszym ciągu ma prawo odliczyć podatki z takiego dokumentu, choć wymaga to więcej wysiłku niż przy fakturze dostarczanej niezwłocznie po jej otrzymaniu. Jeśli tych faktur jest dużo, a podwładny – mimo kolejnych upomnień – nie zmienia postępowania, musi liczyć się z konsekwencjami, nawet z utratą posady.

WNIOSEK

Odpowiedzialność pracownika za szkodę wyrządzoną nieumyślnie jest ograniczona. Odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonego ubytku, ale nie może to przewyższać trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego podwładnemu w dniu wyrządzenia szkody.

—Tomasz Poznański, adwokat, współpracuje z Kancelarią Prawniczą C.L. Jezierski sp. j. w Warszawie

Do jakiego poziomu

Pracodawca nie powinien mieć żadnych wątpliwości, że faktycznie doszło do wykonania usługi czy zakupu towaru. Dowody muszą spełniać warunki określone prawem podatkowym, umożliwiając odliczenie VAT naliczonego oraz zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów.