W 2013 roku zmieniły się zasady stosowania kas rejestrujących. Rozszerzono obowiązek stosowania kas także na tych podatników, którzy dotychczas korzystali ze zwolnień w tym zakresie. Doprecyzowano także obszary, które dotychczas pozostawiały pewien margines interpretacyjny. Tak było np. w zakresie wymaganej treści paragonu fiskalnego.

Przepisy nowelizujące obowiązek stosowania kas fiskalnych zostały wprowadzone do porządku prawnego w dwóch etapach. Pierwsza grupa przepisów dotyczy zwolnień w latach 2013 i 2014 i obowiązuje od 1 stycznia 2013 r. Druga dotyczy zasad stosowania kas i obowiązuje od 1 kwietnia 2013 r.

Na temat zwolnień z obowiązku stosowania kas, limitów sprzedaży uprawniających do zwolnienia, rozpoczęcia w 2013 roku sprzedaży na rzecz osób fizycznych i na temat terminu, w którym należy rozpocząć ewidencjonowanie na kasie, pisaliśmy w „Prawie i Praktyce" z 2 maja (>D4). Poniżej znajduje się omówienie innych ważnych zagadnień związanych ze stosowaniem kas.

W zwolnieniach przedmiotowych niewielkie zmiany

- Czy w 2013 r. są wprowadzone jakieś zmiany w zakresie zwolnień przedmiotowych z obowiązku stosowania kas?

Z przedmiotowego zakresu działalności objętego zwolnieniem z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej wyłączono usługi świadczone przez szkoły nauki jazdy (PKWiU 85.53.11). Zmiana ta oznacza zatem, że od 1 stycznia 2013 r. podatnicy świadczący takie usługi mogą korzystać wyłącznie ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania w zakresie limitu sprzedaży. Dodatkowo wprowadzono także kilka zmian o charakterze doprecyzowującym, odnoszących się m.in. do zakresu zwolnienia z obowiązku stosowania kasy w transporcie kolejowym.

Zaliczka od przedsiębiorcy udokumentowana tylko fakturą

- Czy istnieje obowiązek ewidencjonowania kwot otrzymanych przed dokonaniem sprzedaży?

Z godnie z wprowadzonym 1 kwietnia 2013 r. rozporządzeniem ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących, otrzymanie całości lub części zapłaty przed dniem dokonania sprzedaży podlega ewidencjonowaniu z chwilą otrzymania takiej kwoty. Tym samym, na podatniku ewidencjonującym sprzedaż przy użyciu kasy rejestrującej ciąży obowiązek zaewidencjonowania wszelkich otrzymanych kwot na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług np. tytułem zaliczki, zadatku lub przedpłaty.

Warto jednak podkreślić, że podobnie jak w innych przypadkach, obowiązki stosowania kasy rejestrującej odnoszą się do sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Ewentualne otrzymanie zaliczki od innego przedsiębiorcy nie musi więc zostać zaewidencjonowane kasą rejestrującą, bowiem w takim przypadku podatnik ma obowiązek udokumentowania tego zdarzenia fakturą.

Towar musi być jednoznacznie zidentyfikowany

- W jaki sposób należy oznaczać sprzedawany towar lub świadczoną usługę w treści paragonu fiskalnego?

Istotne zmiany zostały wprowadzone w zakresie wymaganej treści paragonu fiskalnego. Obok wymogu stosowania oznaczenia PARAGON FISKALNY, wśród wymaganych danych ujawnianych na paragonie fiskalnym należy wskazać na nazwę towaru lub usługi, pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację. Wprowadzone regulacje dopuszczają zarazem zamieszczanie w miejscu określonym dla nazwy towaru lub usługi ich opisu będącego rozwinięciem tej nazwy, przy czym opis taki również będzie musiał spełniać warunek jednoznacznej identyfikacji towaru lub usługi.

Wymóg ten spotkał się z szerokim odzewem wśród przedsiębiorców. Zdaniem wielu z nich nie sposób sobie bowiem wyobrazić, aby w zakresie treści paragonu fiskalnego wydawanego nabywcy towaru lub usługi możliwe było wyczerpujące i jednoznaczne wskazanie na cechy sprzedanego towaru lub usługi, pozwalające na jednoznaczną ich identyfikację. Problematyczne stało się również stosowanie dotychczasowych kas, z uwagi na ich ograniczenia techniczne w zakresie obszerności drukowanej treści paragonu fiskalnego. Dla przypomnienia warto dodać, że poprzedni stan prawny nakładał na podatników obowiązek stosowania nazwy towaru lub usługi i ewentualnie opisu towaru lub usługi, będącego rozwinięciem tej nazwy.

Z uwagi na zaistniałe wątpliwości w zakresie wywiązania się z prawidłowego oznaczenia towarów i usług w treści paragonu fiskalnego, w sprawie tej głos zabrało Ministerstwo Finansów. Informacją z 2 kwietnia stwierdziło, że wymóg jednoznacznego identyfikowania towarów w treści paragonu fiskalnego jest ściśle związany z asortymentem towarów i usług, jakie podatnik oferuje. Ponadto, wymóg ten nie ogranicza możliwości stosowania w treści paragonu skrótów, a to wyłącznie od podatnika zależy, w jaki sposób dobierze on nazwę towaru lub usługi tak, aby klient mógł w sposób jednoznaczny zidentyfikować ich nabycie.

Zauważono także, że m.in. w zakresie przedmiotowego obowiązku przewidziany został sześciomiesięczny okres karencji, pozwalający na dostosowanie się przez podatników do stosowania tego wymogu. Tak więc z uwagi na możliwość prowadzenia ewidencji i dochowania dotychczasowych warunków stosowania kas (tj. obowiązujących na dzień 31 marca 2013 r.) do 30 września 2013 r., obowiązek ten w swojej istocie będzie obowiązywał od 1 października 2013 r, przy czym Ministerstwo Finansów podkreśliło, że również w dotychczas obowiązujących regulacjach brak było oparcia dla identyfikowania dostarczanych towarów lub świadczonych usług w treści wydawanych paragonów jedynie w formie nazewnictwa bazującego na grupach towarowych bądź rodzajach asortymentu.

Przykład

TRZEBA DOKŁADNIE OKREŚLIĆ TOWAR

Pan Adam Nowak prowadzi działalność w zakresie sprzedaży wyrobów cukierniczych. Czy wystarczające jest oznaczenie w paragonie fiskalnym przykładowo: „ciastko świeże", czy też należy wskazać także oznaczenie pozwalające na jednoznaczną identyfikację tego wyrobu, np. „kremówka"?

Wymóg oznaczenia towaru lub usługi pozwalający na ich jednoznaczną identyfikację będzie wymagał od podatnika takiego oznaczenia towaru, które spełnia ten warunek. W takim razie sformułowanie „ciastko świeże" zapewne w sytuacji, w której podatnik sprzedaje wiele rodzajów takich wyrobów, nie będzie mogło zostać uznane za zgodne z wymaganą treścią paragonu. Odnosi się bowiem do grupy towarowej, pod nazwą której może mieścić się wiele wyrobów z całego asortymentu.

Tym samym, zasadne jest na określenie jednostkowe, co np. w przypadku sprzedaży kilku rodzajów kremówek oferowanych w różnej cenie będzie skutkowało także ich dodatkowym oznaczeniem, pozwalającym na dokonanie identyfikacji z paragonu fiskalnego, jaki rodzaj kremówki został przez klienta nabyty. Wniosek ten wynika wprost z treści nałożonych na paragon fiskalny wymagań, bowiem ten musi w sposób jednoznaczny identyfikować dostarczony nabywcy towar bądź usługę.

Rabaty muszą być ujawnione

- Czy udzielone rabaty muszą zostać ujawnione w treści paragonu?

Tak. Jeżeli sprzedawca udzielił nabywcy rabatu, to musi to zostać ujawnione w treści paragonu fiskalnego. Pogląd ten znajduje oparcie w wymaganej przepisami rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących zawartości paragonu fiskalnego. Otóż wśród koniecznych elementów tej zawartości wskazano na wartość rabatów lub narzutów, jeżeli takie występują.

Nabywca może chcieć wpisania swojego numeru

- A co z obowiązkiem zamieszczenia NIP nabywcy na paragonie?

Również w tym przypadku paragon fiskalny będzie musiał zawierać numer identyfikacyjny (NIP) nabywcy, ale obowiązek jego zamieszczenia jest uzależniony od złożenia przez nabywcę towaru lub usługi takiego żądania. Przepis ten ma umożliwić podatnikom wystawianie paragonu spełniającego warunki tzw. faktury uproszczonej (kwota należności nie przekracza 450 zł lub 100 euro). Podobnie jak w przypadku rabatów i narzutów obowiązek ten mógłby jednak skutkować koniecznością wymiany przez podatników stosowanych urządzeń, ponieważ dotychczasowe takiej funkcji nie przewidywały.

Dlatego też, zgodnie z brzmieniem § 37 rozporządzenia, do 30 września 2013 r. podatnicy mogą prowadzić ewidencję i dochować warunki stosowania kas według reguł obowiązujących na dzień 31 marca 2013 r. Regulacja ta oznacza zatem, że dopiero od 1 października 2013 r. podatnicy będą zobligowani do stosowania kas rejestrujących spełniających warunki określone wprowadzonym 1 kwietnia 2013 r. rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących, a zatem również w zakresie wymaganej, a znowelizowanej treści paragonów fiskalnych.

Warto także zauważyć, że – jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów – stare urządzenia, niepozwalające na zamieszczanie numeru NIP w treści paragonu, będą mogły być nadal stosowane przez podatników pod warunkiem zapewnienia prawidłowości rozliczeń. Możliwość ta wynika z brzmienia § 35 i 36 rozporządzenia, które zezwala na dalsze stosowanie w odniesieniu do wskazanych tymi przepisami kas.

W publikowanych wyjaśnieniach do tych regulacji Ministerstwo Finansów stwierdza:

„W szczególności oznacza to, że podatnicy użytkują kasy, które nie posiadają możliwości technicznych spełnienia wymagań dotyczących umieszczenia na paragonie fiskalnym NIP nabywcy (na żądanie nabywcy) lub wartości rabatów będą mogli je stosować także po 30 września 2013 r. W rezultacie także po tej dacie paragon fiskalny drukowany przez taką kasę będzie mógł nie zawierać np. NIP nabywcy – na żądanie lub wartości rabatów".

Raport miesięczny teraz nieco później

- Czy zmieniły się reguły sporządzania raportów okresowych?

Zarówno w poprzednim, jak i w obecnie obowiązującym stanie prawnym na podatniku ciążą obowiązki sporządzania raportów okresowych (dobowych i miesięcznych). Obecnie raporty dobowe należy sporządzać na zasadach analogicznych jak dotychczas, tj. po zakończeniu sprzedaży w danym dniu, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym. Natomiast przesunięciu uległ obowiązek sporządzania raportu miesięcznego.

Obecnie sporządza się go po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, nie później jednak niż w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu.

Rozwiązanie to jest zatem pewnym udogodnieniem, bowiem według poprzednich zasad również raport miesięczny należało sporządzić po zakończeniu sprzedaży w danym miesiącu, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w miesiącu następnym. Tym samym, obecnie podatnicy zyskali dodatkowy czas dla wykonania okresowego raportu miesięcznego.

Trzeba prowadzić odrębną ewidencję zwrotów i reklamacji

- W jaki sposób należy na kasie ewidencjonować zwroty i zaistniałe pomyłki?

Zarówno na gruncie poprzednich, jak i obecnych regulacji dotyczących kas fiskalnych zasadą jest, że nie ewidencjonuje się na kasie otrzymanych zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. Obecnie jednak w takim przypadku podatnik obowiązany jest do prowadzenia odrębnej sformalizowanej ewidencji, zawierającej co najmniej dane wymagane treścią § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Podobnie, podatnik jest zobligowany do zaewidencjonowania w odrębnej ewidencji zaistniałej oczywistej pomyłki i niezwłocznego jej skorygowania W takim przypadku podatnik powinien w odrębnej ewidencji pomyłek wykazać błędnie ujęte kwoty sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego), a także sporządzić krótki opis przyczyn i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączyć oryginał paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której błąd ten wystąpił.

W efekcie, aktualny stan prawny obliguje podatników użytkujących kasy rejestrujące do prowadzenia ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji, a także drugiej, odrębnej ewidencji zaistniałych pomyłek. Również w tym miejscu warto odnotować, że z uwagi na regulację przejściową (§ 37 rozporządzenia) obowiązek prowadzenia tych ewidencji powstanie od 1 października 2013 r., ponieważ do 30 września 2013 r. podatnicy mogą prowadzić ewidencje oraz zapewnić warunki używania kas zgodnie z dotychczasowymi przepisami.

Nie rzadziej niż co dwa lata

- Czy nastąpiły zmiany w zakresie terminów obowiązkowych przeglądów kas rejestrujących?

Również w tym aspekcie należy zwrócić uwagę na wprowadzone nowelizacje. Otóż dotychczas obowiązującą regułą było, że podatnik był obowiązany do dokonywania przeglądów technicznych co 24 miesiące, zaś w przypadku kas o zastosowaniu specjalnym (taksówki) nie rzadziej, niż w terminach wymaganych dla ponownej legalizacji, określonych w odrębnych przepisach.

Od 1 kwietnia 2013 r. obowiązkowego przeglądu kasy rejestrującej dokonuje się nie rzadziej niż co dwa lata, natomiast kasy o zastosowaniu specjalnym przy świadczeniu usług przewozu osób i ich bagażu podręcznego poddaje się przeglądowi nie rzadziej, niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji określonej w odrębnych przepisach o prawnej kontroli taksometru używanego do współpracy z kasą przez podatnika, nie rzadziej jednak niż co 25 miesięcy.

Wprowadzona zmiana, pozornie nieistotna, niewątpliwie jest jednak korzystnym rozwiązaniem dla podatników. Obecnie podatnik może wykonać obowiązkowy przegląd kasy rejestrującej o zastosowaniu ogólnym przed upływem terminu dla takiego przeglądu, o czym świadczy literalne sformułowanie – „nie rzadziej niż co dwa lata".

Należy jednak zwrócić uwagę, że obowiązkowy przegląd techniczny kasy obejmuje teraz także wpis jego wyniku do książki kasy oraz dołączenie do książki kasy zaleceń pokontrolnych oraz kopii dokumentu potwierdzającego wykonanie przeglądu technicznego (w szczególności kopii faktury).

Autor jest doradcą podatkowym prowadzącym w Krakowie własną kancelarię